L'Outlook 2002 us ofereix la possibilitat de configurar grups perquè pugueu veure els horaris de tots els membres del grup amb només uns quants clics del ratolí. Per exemple, podeu configurar un grup que contingui tots els membres del vostre equip de projecte; si programeu reunions periòdicament amb tot l'equip, podeu veure ràpidament tots aquests horaris per trobar una hora de reunió quan estiguin disponibles. No més escriure els noms dels membres de l'equip individualment per obtenir els seus horaris. I no més haver de recordar el nom de cada membre de l'equip i, inevitablement, deixar algú fora de la llista!
Per aprofitar al màxim els horaris del grup, els calendaris de tots els membres del grup han d'estar disponibles per a la visualització pública. Poseu-vos en contacte amb el guru dels sistemes d'informació de la vostra organització per veure si teniu accés públic als horaris.
Per veure tots els horaris d'un grup, seguiu aquests passos:
1. Obriu el vostre calendari d'Outlook 2002.
2. Trieu Accions, Visualitza les programacions del grup. Apareix el quadre de diàleg Programes de grups, que inclou tots els grups que heu creat.
Si encara no heu creat cap grup, podeu fer clic a Nou per fer-ho. O podeu suprimir grups antics de la vostra llista.
3. Feu doble clic al grup que voleu veure o ressalteu-lo i feu clic a Obre.
Apareix una finestra de programació que mostra tots els horaris dels membres del grup. Podeu afegir i eliminar membres del grup.
4. Feu clic a Desa i tanca per desar els canvis que hàgiu fet al grup.
Fins i tot podeu programar reunions des de la finestra de programació del grup. Simplement ressalteu un moment en què tothom estigui disponible i, a continuació, feu clic a Fes una reunió i trieu Fes una reunió per a tots. Apareix una nova finestra de cita amb els noms de tots els membres del grup al camp A. Si ho desitgeu, canvieu l'assumpte i incloeu un missatge i, a continuació, feu clic a Envia per convidar tots els membres del grup a la vostra reunió.