L'àrea de configuració de versions de SharePoint 2016 conté algunes de les configuracions més buscades de qualsevol aplicació. La configuració de versions cobreix la majoria de les opcions de gestió de documents o de contingut. Per tant, el vostre nou mantra de gestió de documents/continguts és l' aprovació, el control de versions i la comprovació. Ho pots dir mentre dorms. De manera predeterminada, els paràmetres d'aprovació, control de versions o requisit de sortida no estan activats en un lloc d'equip.
El motiu pel qual el control de versions està desactivat per defecte és que ocupa una gran quantitat d'espai a la base de dades. Cada vegada que es crea una nova versió, la base de dades creix. Tanmateix, la creació de versions és important per a qualsevol treball real, per la qual cosa es recomana que l'activeu.
Si voleu que aquestes opcions estiguin habilitades quan els vostres llocs estiguin configurats, penseu a utilitzar un lloc de publicació.
Abans de seleccionar aquestes opcions, assegureu-vos de conèixer els processos empresarials del vostre equip. Si els documents es revisen i s'aproven a fons fora del procés de SharePoint, és possible que no vulgueu ni necessiteu que s'apliquin la configuració d'aprovació o de sortida. Si els vostres documents són imatges, és possible que vulgueu o no aplicar el control de versions si les versions no us importen i no haureu de tornar a una versió anterior.
Penseu en l'ús de diverses aplicacions de biblioteca de documents i apliqueu diferents paràmetres segons la necessitat. Per exemple, si teniu 100 documents en una aplicació de biblioteca i realment només necessiteu versions i aprovació de 5 d'aquests documents, potser es poden col·locar en una aplicació de biblioteca amb una configuració addicional.
El control de versions pot ser una de les característiques més mal enteses de la gestió de documents de SharePoint. El control de versions és un mecanisme de protecció útil perquè podeu tornar a una versió anterior del document si cal. Les versions de SharePoint són còpies del mateix document a diferents intervals durant l'edició.
És possible que vulgueu afegir la columna Versions a les vostres visualitzacions perquè els usuaris puguin veure ràpidament la versió del document. En cas contrari, els usuaris afegeixen informació de versions al nom o al títol del document, com ara Employee Handbook v1.0, Employee Handbook v2.0 o aquest, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.
Seguiu aquests passos per aplicar o modificar la configuració de versions:
Feu clic a l'enllaç Configuració de versions a la pàgina Configuració de la biblioteca o Configuració de la llista.
Les seccions de la pàgina Configuració de versions inclouen l'aprovació del contingut, l'historial de versions del document, la seguretat d'elements esborranys i l'exigència de sortida (només aplicacions de la biblioteca).
A continuació, heu de triar si voleu requerir l'aprovació del contingut per als articles enviats. Podeu fer aquesta selecció escollint el botó d'opció Sí o No a la pàgina Configuració de versions (accedir al pas 1).
Si heu seleccionat Sí com a resposta a Requerir l'aprovació del contingut per als elements enviats?, les persones amb els permisos d'aprovació d'elements sempre poden veure els esborranys.
Els elements que encara no s'han aprovat (és a dir, són versions esborranys) no són visibles per als membres del lloc ni per als visitants. Podeu designar qui voleu veure els esborranys a la secció Seguretat de l'element d'esborrany.
A la secció Historial de versions del document, seleccioneu un botó d'opció per indicar si voleu utilitzar Sense versions, Crear versions principals, Crear versions principals i menors (esborrany) o (opcional) especificar el nombre de versions que cal mantenir introduint un número.
El valor predeterminat per a una aplicació de llista o biblioteca és Sense versions. Podeu seleccionar les versions principals (1.0, 2.0., 3.0, etc.) o les versions majors i menors (1.0, 1.2., 1.3, 2.0, etc.). La selecció de qualsevol de les dues últimes opcions us permet designar un límit per al nombre de versions de cada tipus introduint un nombre de fins a 10.000.
Trieu qui pot veure els elements d'esborrany seleccionant un botó d'opció Seguretat de l'element d'esborrany a la secció Seguretat de l'element d'esborrany.
Aquesta secció està desactivada tret que permeteu versions menors (esborranys) o requeriu l'aprovació del contingut dels vostres documents o elements de la llista. A continuació es mostren les tres opcions per a qui pot veure els esborranys: qualsevol usuari que pugui llegir elements, només usuaris que puguin editar elements o només usuaris que puguin aprovar (i l'autor).
Determineu si cal que els usuaris que editin documents s'exigeixin la sortida seleccionant el botó d'opció Sí o No.
Tot i que de vegades pot ser una molèstia que requereixi una consulta, és un altre bon mecanisme de seguretat que assegura que els altres usuaris no vegin un document en fase de modificació o que hi editin diversos usuaris al mateix temps (l'últim desat guanya).
Penseu en afegir la columna Descarregat a a les vostres visualitzacions perquè els usuaris puguin veure ràpidament qui té un article retirat.
Feu clic a D'acord o Cancel·la.
Si feu clic a D'acord, s'aplicarà la vostra configuració de versions. Aneu a provar-los!
Quan visualitzeu documents en una aplicació Biblioteca, podeu fer clic als punts suspensius per veure un menú contextual. Aquest menú permet a l'editor d'un document comprovar/incloure el document, aprovar-lo, establir un flux de treball, etc. Com que el menú és contextual, si l'aprovació no està definida a la biblioteca o a la llista, per exemple, Aprova no apareix al menú. Si es retira un document, apareix l'opció Descartar la sortida.
El menú contextual d'un document.
En la majoria dels casos, els membres de l'equip naveguen al lloc mitjançant un navegador per treballar amb aplicacions de llista. Tanmateix, penseu en com interactua el vostre equip amb els documents. És possible que estiguin navegant a una aplicació mitjançant el navegador, però també poden estar enllaçant des d'un marcador o obrint el document directament des de l'aplicació d'edició (com ara Word, Excel o PowerPoint). Tot i que les versions actuals d'Office són compatibles i interactuen amb la configuració de l'aplicació SharePoint Library, és possible que els usuaris no sàpiguen on trobar aquestes ordres.
Eviteu la frustració prenent una mica de temps per revisar la configuració i les opcions amb el vostre equip. La formació sobre aquestes opcions de gestió de documents és una de les recomanacions número u per a l'èxit de la col·laboració de SharePoint, especialment per als equips amb molts membres o col·laboradors.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
