Podeu crear una llista de distribució al vostre mòdul de contactes d'Outlook que inclogui el nom de més d'una persona per als moments en què envieu un missatge a diverses persones simultàniament. També podeu assignar categories a les vostres llistes de distribució (igual que podeu fer amb els contactes individuals) i podeu enviar una llista de distribució a altres persones com a fitxer adjunt a un missatge de correu electrònic perquè puguin utilitzar la mateixa llista que vosaltres si són. també utilitzant Outlook.
Creació d'una llista de distribució
Crear una llista de distribució és una qüestió senzilla de crear un nom per a la vostra llista i triar entre la col·lecció de noms que heu emmagatzemat al vostre sistema. Una llista de distribució no fa un seguiment dels números de telèfon i les adreces de correu, només les adreces de correu electrònic.
Per crear una llista de distribució al mòdul de contactes, seguiu aquests passos:
1. Trieu Fitxer –> Nou –> Llista de distribució (o premeu Ctrl+Maj+L).
Apareix el quadre de diàleg Llista de distribució.
2. Escriviu el nom que voleu assignar a la vostra llista de distribució.
El nom que escriviu apareix al quadre de text Nom.
3. Feu clic al botó Selecciona membres.
Apareix el quadre de diàleg Selecciona membres, que mostra una llista de noms disponibles al costat esquerre i un quadre en blanc al costat dret.
4. Feu doble clic al nom de cada persona que vulgueu afegir a la vostra llista de distribució.
Cada nom en què feu doble clic apareix a la columna Afegeix a la llista de distribució a la part dreta del quadre de diàleg.
5. Quan hàgiu acabat de triar noms, feu clic a D'acord.
Es tanca el quadre de diàleg Selecciona membres.
6. Feu clic a Desa i tanca (o premeu Alt+S).
El quadre de diàleg Llista de distribució es tanca i la vostra Llista de distribució apareix a la llista de contactes.
Quan creeu una llista de distribució, és possible que també vulgueu incloure les adreces de correu electrònic de les persones que no estan incloses a la vostra llista de contactes o a cap de les vostres altres llibretes d'adreces d'Outlook. Per afegir aquest usuari extern a la vostra llista de distribució, feu clic a Afegeix nou (en lloc de Seleccionar membres) al pas 4 anterior. Introduïu el nom i l'adreça electrònica de la persona que voleu afegir al quadre de diàleg Afegeix nous membres, feu clic a D'acord i seguiu la resta dels passos exactament de la mateixa manera.
Edició d'una llista de distribució
La gent ve i la gent va a les llistes de distribució, igual que a tot arreu. Per sort, podeu editar les llistes. Només cal que feu clic a la icona Contactes del panell de navegació i feu doble clic al nom d'una de les vostres llistes de distribució (les entrades que mostren una petita icona de dos capçals a la dreta dels seus noms). Quan obriu una entrada de llista de distribució, veureu la mateixa pantalla que vau veure quan vau crear la llista per primera vegada. Aquí teniu algunes opcions útils:
- Per eliminar un membre de la llista: Feu clic a aquest nom i feu clic al botó Elimina.
- Per seleccionar un membre nou dels noms que ja hi ha a la llista de contactes o a la llista d'adreces globals: Feu clic a Selecciona membres i seguiu la mateixa rutina que feu servir quan creeu una llista.
- Per afegir una persona l'adreça de correu electrònic de la qual no figura a cap de les vostres llibretes d'adreces: feu clic al botó Afegeix nou, empleneu el nom i l'adreça electrònica de la persona i feu clic a D'acord.
Ús d'una llista de distribució
Les llistes de distribució es mostren com a elements a la vostra llista de contactes juntament amb els noms de les persones, de manera que (com probablement podeu endevinar) podeu utilitzar una llista de distribució per adreçar un missatge de correu electrònic tal com ho faríeu amb qualsevol contacte. Així és com:
- Podeu arrossegar la targeta d'una llista de distribució a la vostra safata d'entrada per crear un missatge de correu electrònic nou a aquesta llista.
- Podeu escriure el nom de la llista de distribució a la línia A: d'un missatge de correu electrònic i fer clic al botó Comprova els noms de la barra d'eines.
Quan l'Outlook afegeix un subratllat al nom al quadre A:, sabeu que el vostre missatge anirà a les persones de la vostra llista de distribució.