Tenint en compte el disseny i el disseny del vostre model financer dExcel

El problema que cal resoldre i la producció requerida sovint influeixen en la disposició i disseny del model financer. Per tant, no és una mala idea passar una estona pensant en el disseny abans de començar. El disseny i l'estructura del model no només es relacionen amb la lògica i la funcionalitat, sinó que també poden influir en l'aspecte i la sensació de la interfície del model i en com els usuaris naveguen pel model.

Quan creeu un model per primera vegada, és possible que tingueu problemes per saber per on començar. Els elements clau d'un model financer són

• Entrades o dades font
• Documentació de supòsits
• Càlculs
• Sortides

Quan comenceu a construir el vostre model, comenceu distribuïnt cadascun d'aquests elements en quatre pestanyes separades i penseu què passarà a cada secció. Separeu clarament cadascun d'aquests elements. Tot i que cada model hauria de contenir aquests elements, no tots els models financers estan estructurats de la mateixa manera. A menys que un model sigui molt petit, hi hauria d'haver una pestanya dedicada per a cada component principal del model.

Estructurar el vostre model financer: què va a on

Quan dissenyen el disseny d'un model, els modelistes més experimentats segueixen aquestes regles:

• Separeu les entrades, els càlculs i els resultats, sempre que sigui possible. Etiqueteu clarament quines seccions del model contenen entrades, càlculs i resultats. Podeu posar-los en fulls de treball separats o llocs separats en un full de treball, però assegureu-vos que l'usuari sàpiga exactament per a què serveix cada secció. La codificació de colors pot ajudar a garantir que cada secció estigui clarament definida.
• Utilitzeu cada columna amb el mateix propòsit. Això és especialment important quan es fan models que incloguin sèries temporals. Per exemple, en un model de sèrie temporal, saber que les etiquetes es troben a la columna B, les dades de la unitat a la columna C, els valors constants a la columna D i els càlculs a la columna E, facilita molt l'edició manual d'una fórmula.
• Utilitzeu una fórmula per fila o columna. Això constitueix la base del principi de les millors pràctiques pel qual les fórmules es mantenen coherents mitjançant la referència absoluta, relativa i mixta. Manteniu les fórmules coherents en un bloc de dades i mai no canvieu una fórmula a mig camí.
• Consulteu a l'esquerra i a dalt. El model s'ha de llegir de manera lògica, com un llibre, és a dir, s'ha de llegir d'esquerra a dreta i de dalt a baix. Els càlculs, les entrades i les sortides han de fluir de manera lògica per evitar la referència circular. Tingueu en compte que hi ha moments en què el flux de dades d'esquerra a dreta o de dalt a baix pot entrar en conflicte amb la facilitat d'ús i presentació, així que feu servir el sentit comú a l'hora de dissenyar el disseny. Seguint aquesta pràctica, podeu evitar que els càlculs s'enllacin a tot el full, cosa que dificulta la comprovació i l'actualització. Excel també calcularà més ràpidament si creeu fórmules d'aquesta manera, ja que calcula d'esquerra a dreta i de dalt a baix, de manera que no només facilitarà el seguiment del vostre model, sinó que calcularà de manera més eficient.
• Utilitzeu diversos fulls de treball. Eviteu la temptació de posar-ho tot en un sol full. Especialment quan els blocs de càlculs són els mateixos, utilitzeu fulls separats per als que s'han de repetir per evitar la necessitat de desplaçar-vos per la pantalla.
• Inclou fulls de documentació. Un full de documentació on les hipòtesis i les dades d'origen estiguin clarament presentades és una part crítica de qualsevol model financer. No s'ha de confondre un full de portada amb un full de suposicions. Un model mai pot tenir massa documentació!

Definició d'entrades, càlculs i blocs de sortida per al vostre model financer

Normalment, els modelistes treballen de darrere a davant quan construeixen els seus models. La sortida, o la part que volen que l'espectador o l'usuari vegi, està al davant, els càlculs al mig i les dades font i les suposicions al darrere. Igual que el resum executiu, un document de la junta o un altre informe, les primeres pàgines haurien de contenir el que els espectadors ocasionals han de veure d'un cop d'ull. Si necessiten més informació, poden aprofundir en el model.

A continuació es mostren algunes directrius del que es podria incloure a cada pestanya del vostre model:

• Portada: encara que no sempre s'inclou, la portada conté molts detalls sobre el model. Per descomptat, la portada no serveix de molt a menys que la mantingueu actualitzada. Si decidiu incloure una portada, podeu afegir detalls com ara els següents:
  • Un registre de canvis i actualitzacions del model amb data, autor, detalls del canvi i el seu impacte en la sortida del model, que pot ajudar amb el control de versions
  • La finalitat del model i com es pretén utilitzar-lo en el futur
  • Qui va escriure originalment el model i amb qui contactar amb preguntes
  • Taula de continguts
  • Instruccions sobre com utilitzar el model
  • Exempcions de responsabilitat quant a les limitacions del model, responsabilitat legal i advertències
  • Hipòtesis globals o clau que integren l'ús del model

    Els fulls de portada i les pàgines d'instruccions s'utilitzen poques vegades. Si decidiu no incloure una portada, assegureu-vos que el model contingui instruccions explícites sobre el funcionament, la finalitat, les suposicions, les dades d'origen i les exempcions de responsabilitat.

• Full d'entrada: aquest és l'únic lloc on s'han d'introduir dades codificades en dur. Pot haver-hi un o més fulls d'entrada si hi ha grans quantitats de dades, però les dades d'entrada s'han de disposar en blocs lògics.
• Fulls de resultats, resum i escenaris: presenten els resultats finals. També poden contenir quadres desplegables d'escenaris o camps d'entrada d'usuari que permeten als usuaris del model generar les seves pròpies sortides. Aquesta secció també pot contenir un tauler.
• Fulls de càlcul o treballs: Dividiu els fulls de càlcul de manera lògica i després, dins de cada full, configureu-los de manera coherent. Si els càlculs es fan llargs i confusos, té sentit dividir-los en seccions lògiques. Per exemple, es poden dividir per tipus de servei, clients, taules financeres, ubicació geogràfica o segments de negoci. Si els fulls de càlcul es divideixen, assegureu-vos que la disposició i el format siguin tan coherents com sigui possible en tots els fulls.
• Full de comprovació d'errors: aquest full conté enllaços a totes les comprovacions d'errors del model. Les comprovacions d'errors s'han de realitzar a la secció de càlcul, però un resum de totes les comprovacions d'error en una ubicació significa que un cop el model estigui en ús, els modeladors poden comprovar ràpidament si s'ha activat alguna de les comprovacions d'error.