No triga gaire a acumular més missatges de correu electrònic dels que podeu gestionar. Algunes persones només esborren missatges mentre els llegeixen. Altres s'aferren als missatges antics amb finalitats de referència.
El problema és que Outlook s'alenteix quan emmagatzemeu molts missatges de correu electrònic. A més, una gran col·lecció de missatges és complicat de gestionar. A més, si esteu en un sistema de correu electrònic corporatiu, és possible que els administradors del vostre sistema no us permetin emmagatzemar més d'una determinada quantitat de correu electrònic perquè obstrueix el sistema.
L'arxivar és una funció integrada directament a Outlook per ajudar-vos a emmagatzemar missatges i altres elements d'Outlook que no cal que consulteu en aquest moment, però que potser voldreu consultar en el futur. Si utilitzeu l'Outlook en una xarxa d'Exchange a la feina, l'Arxivar us facilita la bona relació amb els administradors del vostre sistema reduint el nombre de missatges que esteu emmagatzemant al sistema de correu electrònic.
Fins i tot si no voleu utilitzar la funció Arxivar ara mateix, potser voldreu entendre com funciona. De vegades, l'Outlook arxiva els elements automàticament, cosa que us pot semblar com si els vostres elements d'Outlook estiguessin desapareixent.
Si la funció d'Arxiu automàtic us sembla espantosa i complicada, no us preocupeu. És possible que Microsoft no hagi fet que la funció Arxiu sigui fàcil de desxifrar. Tanmateix, quan us enteneu, l'Arxiu automàtic us pot ser valuós.
Tot i que els missatges de correu electrònic són els que la gent arxiva més sovint, tots els elements d'Outlook es poden enviar a l'arxiu: cites, tasques, tot. La gent no sol arxivar els contactes i les notes, però fins i tot pots arxivar-los si vols.
No cal que feu res per fer que Outlook arxivi els vostres elements; el programa està configurat per arxivar elements automàticament. Si voleu veure com està configurat l'Outlook per arxivar els vostres elements antics o canviar la manera com Outlook fa la feina, seguiu aquests passos:
1. Trieu Eines –> Opcions.
Apareix el quadre de diàleg Opcions.
2. Feu clic a la pestanya Altres.
Apareix la pàgina Altres opcions.
3. Feu clic al botó Arxiu automàtic.
Apareix el quadre de diàleg Arxiu automàtic.
No passeu pel quadre de diàleg Arxiu automàtic canviant les coses sense voler, almenys fins que no mireu què ja està configurat. Els quatre detalls importants que normalment us indica el quadre de diàleg Arxiu automàtic són els següents:
Quan instal·leu Outlook per primera vegada, el programa arxiva automàticament els elements cada 14 dies, enviant elements de més de 6 mesos al fitxer d'arxiu que apareix al quadre de diàleg Arxiu automàtic. Per a la majoria de la gent, aquestes configuracions estan bé. Algunes persones prefereixen desactivar la funció Arxiu automàtic i executar el procés d'arxiu manualment. Podeu desactivar el procés d'Arxiu automàtic fent clic a la casella de selecció "Executa l'Arxiu automàtic cada 14 dies" a la part superior del quadre de diàleg Arxiu automàtic.
Podeu arxivar els missatges en qualsevol moment que vulgueu escollint Fitxer -> Arxiu al menú d'Outlook i seguint les instruccions. L'avantatge d'executar el procés d'Arxiu manualment és que obteniu un control lleugerament millor del procés; podeu donar a Outlook una data límit per arxivar elements, per exemple, el primer de l'any. També podeu indicar a Outlook quines carpetes s'arxiva i on enviar els elements arxivats. Fins i tot podeu arxivar diferents carpetes d'Outlook en diferents fitxers d'arxiu. El desavantatge de tot aquest control és que és possible cometre un error innocent i enviar elements arxivats a un lloc que no podeu trobar fàcilment. Intenteu no canviar el nom ni la ubicació dels fitxers als quals s'envien els vostres elements arxivats, perquè és sorprenentment fàcil perdre la pista del que va anar a on,
De vegades, l'Arxiu automàtic sembla màgic. Els articles més antics s'arxiven misteriosament sense cap acció per part vostra. No és fàcil? Segur, fins que de sobte necessiteu trobar un d'aquests elements que s'han mogut màgicament al vostre arxiu. Aleshores has d'esbrinar on ha anat i com tornar-hi.
Quan vulgueu fer una altra ullada als elements que heu arxivat, obriu la carpeta d'arxiu, a la qual Outlook també es refereix com a fitxer de dades.
Per obrir un fitxer de dades que conté els vostres elements d'arxiu, seguiu aquests passos:
1. Trieu Fitxer –> Obre –> Fitxer de dades d'Outlook.
Apareix el quadre de diàleg Obre el fitxer de dades d'Outlook.
2. Escriviu el nom del fitxer que voleu obrir al quadre Nom del fitxer.
El nom que introduïu apareix al quadre Nom del fitxer.
3. Feu clic a D'acord.
El nom del fitxer de dades que heu obert apareix al bàner de la carpeta en lletres grans. També apareix la vostra llista de carpetes, que mostra dos conjunts de carpetes: Normal i Arxiu.
Prou senzill, oi? Sí, però hi ha una mosca virtual a la pomada virtual. Probablement no sabeu el nom del fitxer d'arxiu que voleu obrir i normalment no apareix a la llista del quadre de diàleg Crea o obre un fitxer de dades d'Outlook.
Per esbrinar el nom del fitxer d'arxiu obert, trieu Fitxer -> Arxiu i busqueu al quadre "Arxiu fitxer". Aneu amb compte de no canviar res de la informació del quadre Arxiu. En cas contrari, Outlook podria començar a enviar els vostres elements arxivats a un altre lloc. La informació del quadre Arxiu d'arxiu sol ser complexa amb dos punts i barres inclinades i tot tipus de coses que la gent normal no recorda.
Una manera de capturar un nom llarg en un quadre de diàleg és copiar la informació. A continuació es mostra com es veu a l'avançament ràpid: feu clic al nom una vegada, premeu Tabulador, premeu Maj+Tab, premeu Ctrl+C i, a continuació, feu clic a Cancel·la. Després de copiar el nom del fitxer, podeu seguir els passos indicats anteriorment en aquest article: enganxeu el nom que voleu al quadre Nom del fitxer prement Ctrl+V i alegreu-vos que no heu de recordar aquest nom de fitxer llarg i boig. .
Podeu mantenir el vostre fitxer d'arxiu obert a la llista de carpetes d'Outlook tant com vulgueu, però la majoria de la gent prefereix tancar-lo després de trobar el que necessita. Outlook s'executa una mica més ràpid quan tanqueu els fitxers de dades innecessaris.
Per tancar un fitxer de dades, seguiu aquests passos:
1. Amb la llista de carpetes oberta, feu clic amb el botó dret al nom de la vostra carpeta Arxiu.
Apareix un menú de dreceres.
2. Trieu Tanca la carpeta al menú de drecera.
La vostra carpeta d'arxiu desapareix de la llista de carpetes.
La manera com s'anomenen les carpetes a Outlook és estranya. És possible que "Carpetes personals" apareguin diverses vegades a la llista de carpetes. Perquè Outlook s'executi tan ràpid com sigui possible, tanqueu-ne tantes com pugueu. El vostre conjunt principal de carpetes, el que feu servir cada dia, no es tancarà, de manera que no us haureu de preocupar de tancar les carpetes que feu servir cada dia.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
