Què cal cercar en comprovar o auditar un model financer

Si fa temps que utilitzeu Excel, probablement preferiu crear els vostres propis fulls de càlcul o models financers des de zero. En un entorn corporatiu, però, la gent poques vegades té aquesta oportunitat. En lloc d'això, s'espera que es facin càrrec d'un model existent que hagi construït algú altre.

Potser esteu assumint un paper que esteu agafant el relleu d'una altra persona i hi ha un model d'informes financers existent que haureu d'actualitzar cada mes. O us han dit que calculeu les comissions de vendes cada trimestre a partir d'un full de càlcul monstruós de 50 pestanyes que no us agrada molt l'aspecte. No només hereteu els models d'altres persones juntament amb les entrades, les suposicions i els càlculs que ha introduït el modelador original, sinó que també hereteu els errors del modelador.

Si vas a assumir la responsabilitat del model d'una altra persona, has d'estar preparat per assumir-lo i fer-lo teu. Heu de ser responsable del funcionament d'aquest model i segur que funciona correctament. Aquí teniu una llista de coses que hauríeu de comprovar la primera vegada que hereteu el model financer d'una altra persona:

• Familiaritzeu-vos amb el seu aspecte i sensació. Mireu cada full per veure quins esquemes de colors s'han utilitzat. Llegeix qualsevol documentació. Hi ha alguna clau per ajudar a veure quines cèl·lules són quines? El modelador ha diferenciat entre fórmules i supòsits codificats?
• Mireu bé les fórmules. Són coherents? Contenen valors codificats que no s'actualitzen automàticament i, per tant, provocaran errors?
• Executeu una comprovació d'errors. Premeu el botó Verificació d'errors a la secció Auditoria de fórmules de la pestanya Fórmules de la cinta per veure d'un cop d'ull si hi ha errors d'Excel al full que puguin causar problemes.
• Comproveu si hi ha enllaços a fitxers externs. Els enllaços externs poden ser una part vàlida del procés operatiu de treball, però heu de saber si aquest fitxer rep entrades de llibres de treball externs per assegurar-vos que ningú canviï els fulls o els noms de fitxers sense voler, provocant errors al vostre model. Trobeu enllaços externs prement el botó Edita enllaços a la secció Connexions de la pestanya Dades de la cinta.
• Reviseu els intervals anomenats. Els intervals amb nom poden ser útils en un model financer, però de vegades contenen errors a causa de noms redundants, així com d'enllaços externs. Reviseu els intervals amb nom al Gestor de noms, que es troba a la secció Noms definits de la pestanya Fórmules de la cinta. Suprimiu els intervals amb nom que continguin errors o que no s'estiguin utilitzant i, si contenen enllaços a fitxers externs, preneu-ne nota i assegureu-vos que siguin necessaris.
• Comproveu els càlculs automàtics. Les fórmules s'han de calcular automàticament, però de vegades, quan un fitxer és molt gran o a un modelador li agrada controlar els canvis manualment, el càlcul s'ha configurat com a manual en lloc d'automàtic. Si veieu la paraula Calcula a la barra d'estat inferior esquerra, això vol dir que el càlcul s'ha configurat com a manual, de manera que probablement tingueu una investigació complexa! Premeu el botó Opcions de càlcul a la secció Càlcul de la pestanya Fórmules de la cinta per canviar entre el càlcul manual i automàtic del llibre de treball.

A més d'aquests passos, aquí teniu algunes eines d'auditoria útils a Excel que podeu utilitzar per comprovar, auditar, validar i, si cal, corregir un model heretat perquè pugueu confiar en els resultats del vostre model financer:

• Inspeccionar el llibre de treball. Coneix les característiques ocultes del teu model i identifica les característiques potencialment problemàtiques que, d'altra manera, podrien ser molt difícils de trobar amb aquesta eina poc coneguda. Per utilitzar-lo, obriu el llibre de treball, feu clic al botó Fitxer de la cinta; a la pestanya Informació, feu clic al botó Comprova si hi ha problemes.
• F2: si les cel·les d'origen d'una fórmula es troben a la mateixa pàgina, la drecera F2 posa la cel·la en mode d'edició, de manera que aquesta drecera és una bona manera de veure visualment d'on provenen les dades d'origen.
• Traça precedents/dependents: les eines d'auditoria d'Excel tracen les relacions visualment amb fletxes de línia traçadora. Podeu accedir a aquestes eines a la secció Auditoria de fórmules de la pestanya Fórmules de la cinta.
• Avaluar la fórmula: desmunteu les fórmules llargues i complexes amb l'eina Avaluar la fórmula, a la secció Auditoria de fórmules de la pestanya Fórmules de la cinta.
• Eines de comprovació d'errors: si cometeu un error, o el que Excel creu que és un error, apareixerà un triangle verd a la cantonada superior esquerra de la cel·la. Això passarà si ometeu cel·les adjacents o si introduïu una entrada com a text, que sembla que hauria de ser un número.
• Finestra de visualització: si teniu cel·les de sortida que voleu vigilar, aquesta eina mostrarà el resultat de les cel·les especificades en una finestra independent. Podeu trobar aquesta eina a la secció Auditoria de fórmules de la pestanya Fórmules de la cinta. És útil per provar fórmules per veure l'impacte d'un canvi en les suposicions en una cel·la o cel·les separades.
• Mostra les fórmules: per veure totes les fórmules d'un cop d'ull en lloc dels valors resultants, premeu el botó Mostra les fórmules a la secció Auditoria de fórmules de la pestanya Fórmules de la cinta (o utilitzeu la drecera Ctrl+`). Mostrar fórmules també és una manera molt ràpida i senzilla de veure si existeixen valors codificats.