Quantes vegades ha passat això? Rebeu una sol·licitud de reunió, però l'hora no us funciona. Truqueu per telèfon a l'organitzador de la reunió per parlar d'una nova hora de reunió, només per passar la següent mitja hora escoltant les seves vacances més recents a Fiji. (Oh, és clar, és un plaer saber que s'ho va passar bé, però realment voleu escoltar tots els detalls?)
Bé, podeu evitar aquesta pèrdua de temps amb la nova funció Proposa un nou temps d'Outlook 2002, que pot reduir dràsticament el temps que es necessita per reprogramar una reunió. Només has de seguir aquests passos:
1. Feu doble clic al missatge de sol·licitud de reunió que acabeu de rebre. El missatge s'obre a la seva pròpia finestra.
També podeu veure missatges al panell de vista prèvia sense fer doble clic per obrir-los. L'Outlook 2002 ha afegit la possibilitat d'acceptar, rebutjar o proposar una hora nova directament des del panell de previsualització. Per activar el tauler de vista prèvia, seleccioneu Visualització, Tauler de vista prèvia; després, només cal que feu clic al missatge una vegada per veure la vista prèvia.
2. Feu clic al botó Proposa hora nova. Apareix el quadre de diàleg Proposa una nova hora, que mostra els horaris de tots els assistents per a la reunió original.
3. A l'àrea de programació, ressalteu una nova hora per a la reunió.
També podeu utilitzar els quadres Hora d'inici de la reunió i Hora de finalització de la reunió per anar directament a l'hora que vulgueu. O, potser de manera més còmoda, podeu utilitzar el botó d'enviament de selecció automàtica per saltar ràpidament a la següent hora disponible per a tots els assistents.
4. Feu clic a Proposa hora.
Apareix un missatge de correu electrònic nou amb la vostra nova hora de reunió suggerida. Pots canviar el tema i incloure una nota sobre per què estàs proposant una nova hora.
5. Feu clic a Envia.
El destinatari del correu electrònic tindrà l'opció d'acceptar o rebutjar la nova hora proposada i pot enviar una sol·licitud de reunió actualitzada.