Molta gent somien amb el dia en què poden donar ordres a un ordinador parlant-hi; la realitat actual és que encara heu d'escriure amb un teclat si voleu utilitzar l'ordinador. Com que la majoria de la gent prefereix evitar escriure, Microsoft Office 2003 ofereix una solució parcial: les macros.
Les macros no eliminen completament l'escriptura, però poden reduir el nombre de tecles que heu de prémer per fer alguna cosa. Una macro és un mini-programa que enregistra les pulsacions de tecles mentre escriviu. Després d'enregistrar les pulsacions de tecles en una macro, sempre que necessiteu tornar a fer servir aquestes mateixes pulsacions, podeu dir-li a Microsoft Office 2003 que "reprodueixi" les pulsacions de tecles enregistrades.
Per exemple, suposem que us trobeu escrivint el nom de la vostra empresa, The Mississippi Mudflat Corporation, una i altra vegada. En lloc d'això, podeu escriure'l una vegada i desar-lo com a macro. Aleshores, quan vulgueu que el nom de l'empresa aparegui al vostre document, Office 2003 pot escriure automàticament The Mississippi Mudflat Corporation .
Podeu crear i executar macros a Word, Excel i PowerPoint.
Quan creeu una macro a Access o Outlook, en realitat heu d'escriure un programa en miniatura en un llenguatge de programació conegut com Visual Basic per a aplicacions (o VBA per abreujar).
Enregistrament de macros en Word
Per gravar una macro a Word, seguiu aquests passos:
1. Trieu Eines –> Macro –> Enregistra una macro nova.
Apareix un quadre de diàleg Enregistrar macro, tal com es mostra a la figura 1.
Figura 1: El quadre de diàleg Enregistrar macro és on podeu anomenar la macro i assignar una tecla per executar-la més tard.
2. Escriviu un nom per a la vostra macro al quadre de text Nom de la macro.
3. Feu clic al botó Teclat.
Apareix un quadre de diàleg Personalitza el teclat, tal com es mostra a la figura 2; és on assigneu una combinació de tecles a la vostra macro.
Figura 2: El quadre de diàleg Personalitza el teclat.
4. Premeu la tecla que voleu representar la vostra macro (com ara Alt+F12).
Podeu repetir aquest pas per assignar diverses pulsacions de tecles a la mateixa macro si voleu.
5. Feu clic al botó Assigna.
6. Feu clic al botó Tanca.
El punter del ratolí es converteix en una fletxa amb una icona de casset d'àudio; apareix una barra d'eines Atura la gravació, com es mostra a la figura 3, que podeu utilitzar per aturar o aturar l'enregistrament d'una macro.
Figura 3: La barra d'eines Atura la gravació.
7. Premeu les pulsacions de tecles que voleu gravar a la vostra macro.
Si feu clic al botó Atura la gravació, podeu aturar temporalment l'enregistrament de la vostra macro.
8. Feu clic al botó Atura la gravació quan acabeu d'enregistrar les pulsacions de tecles.
Per executar la macro, premeu la combinació de tecles que heu escollit al pas 4.
Enregistrament de macros en Excel
Per gravar una macro a Excel, seguiu aquests passos:
1. Trieu Eines –> Macro –> Enregistra una macro nova.
Apareix un quadre de diàleg Enregistrar macro.
2. Escriviu un nom per a la vostra macro al quadre de text Nom de la macro.
3. Feu clic a la casella Tecla de drecera (la que té Ctrl+ a l'esquerra) i escriviu una lletra.
Per exemple, si voleu tornar a reproduir la vostra macro prement Ctrl+W, escriviu W al quadre Tecla de drecera.
4. Feu clic a D'acord.
Apareix una barra d'eines Atura la gravació.
5. Premeu les pulsacions de tecles que voleu gravar a la vostra macro.
6. Feu clic al botó Atura la gravació quan acabeu d'enregistrar les pulsacions de tecles.
Per executar una macro, premeu la combinació de tecles que heu escollit al pas 3.
Enregistrament de macros a PowerPoint
Per gravar una macro a PowerPoint, seguiu aquests passos:
1. Trieu Eines –> Macro –> Enregistra una macro nova.
Apareix un quadre de diàleg Enregistrar macro.
2. Escriviu un nom per a la vostra macro al quadre de text Nom de la macro i feu clic a D'acord.
Apareix una barra d'eines Atura la gravació.
3. Premeu les tecles que voleu gravar a la vostra macro.
4. Feu clic al botó Atura la gravació quan acabeu d'enregistrar les pulsacions de tecles.
Per executar una macro a PowerPoint, seguiu aquests passos:
1. Trieu Eines –> Macro –> Macros (o premeu Alt+F8).
Apareix un quadre de diàleg de macro.
2. Feu clic al nom de la macro que voleu executar.
3. Feu clic a Executar.