Abans de començar a crear la vostra aplicació de SharePoint personalitzada, hauríeu de planificar una mica. Captar informació no és cap novetat. Les civilitzacions antigues (fa mil·lennis) utilitzaven tauletes de pedra o argila, les organitzacions preinformàtiques (fa dècades) utilitzaven màquines d'escriure i moltes organitzacions encara utilitzen Excel. Sovint, el problema de les dades no és recollir-les sinó compartir-les i agregar-les.
Excel fa un gran treball amb l'agregació de dades, però no és tan gran amb la compartició. SharePoint es tracta de compartir (d'aquí el nom). Una aplicació de SharePoint és un contenidor centralitzat de dades que és fàcil de gestionar i mantenir. A més, per la pròpia naturalesa d'un portal web centralitzat, les dades són fàcilment compartides i visualitzades per qualsevol persona de l'organització amb accés.
És important crear una aplicació específicament per a les vostres necessitats de dades. Heu de determinar les columnes de dades que capturareu i com es relacionaran les unes amb les altres. A més, cal determinar quines dades seran vàlides i quines s'han de rebutjar.
Planificar una llista personalitzada és similar a iniciar un nou full de càlcul a Excel o una taula a Access. En tots els casos, una mica de planificació per endavant estalvia temps a llarg termini. Planifiqueu amb antelació per saber en quin ordre voleu que estiguin les columnes i quines opcions voleu a les llistes desplegables.
Les columnes també es poden anomenar camps (per als que s'utilitzen per a la terminologia de bases de dades). Quan aquestes columnes s'utilitzen per descriure fitxers (normalment documents en una aplicació Biblioteca de documents), també s'anomenen metadades o propietats (del fitxer).
Una de les característiques bones de SharePoint és la possibilitat d'afegir columnes a les aplicacions predefinides. El procés per afegir columnes és el mateix a les aplicacions Biblioteca i Llista. Tanmateix, en una aplicació Biblioteca, les columnes capturen informació sobre un fitxer, com ara la seva categoria o l'autor. Les aplicacions de llista generalment són totes columnes de dades i s'utilitzen per al seguiment i la comunicació.