Business Contact Manager (BCM) versió 2.0 és un complement gratuït per a l'Outlook 2003 a les edicions Office Professional i Small Business. És una gran eina si enteneu com utilitzar-la per al vostre benefici i supereu les seves dues limitacions principals:
- Les versions anteriors de BCM funcionen com a unitats autònomes que no permeten compartir entre diversos usuaris. L'actualització del vostre BCM a la versió 2.0 permet compartir la base de dades entre diversos usuaris. Si utilitzeu una versió anterior, connecteu-vos a Internet, seleccioneu Ajuda a la barra d'eines d'Outlook, seleccioneu Comprova si hi ha actualitzacions i, a continuació, seguiu les instruccions per actualitzar el vostre sistema.
- Per utilitzar les funcions de compartició de BCM, el vostre programa d'Outlook ha d'estar instal·lat en un ordinador amb Windows XP Professional; BCM no comparteix amb Windows XP Home Edition.
- La llista d'articles de productes i serveis té un format fix amb només tres camps disponibles per importar dades del vostre sistema de vendes i comptabilitat. Heu d'ajustar els camps del vostre sistema empresarial perquè s'adaptin als tres camps d'importació: Nom de l'article, Descripció i Preu unitari, que limita la manera de cotitzar serveis i productes. Si cotitzeu el mateix producte com una unitat, una caixa o un contenidor, heu d'obrir una línia per envàs. No podeu importar les vostres quantitats d'inventari actuals perquè BCM no importa camps de quantitat.
- Per tenir el mateix article en els diferents envasos de la mateixa línia, has de definir el significat de la teva unitat de quantitat, ja sigui 1 ampolla de xampú o una caixa que conté 12 ampolles de xampú. Adaptar el nom, la descripció i el preu unitari de cada article per a un servei, projecte o producte és el repte d'utilitzar BCM en qualsevol negoci.
Diguem, per exemple, que Daisy treballa en una empresa de manteniment d'ordinadors i programari i rep una sol·licitud de pressupost per instal·lar i compartir el nou BCM 2.0 en cinc estacions de treball. Escriu una proposta detallada, que inclou requisits mínims com un Windows XP Professional a l'estació de treball que compartirà la base de dades i estima el nombre d'hores per al seu servei. Ella crea un element nou per registrar aquesta proposta:
Pressupost de servei per al programari d'instal·lació
Nom de l'element: instal·lació de programari
Descripció: BCM 2.0 compartit en 5 estacions de treball
Quantitat: 1 servei
Preu : 120,00
La Daisy utilitza el camp Nom de l'element per especificar el servei i el camp Descripció per enumerar el que es requeria. També enllaça la proposta com a fitxer als elements de l'historial d'oportunitats. Adaptant el seu servei a la llista d'articles de productes i serveis, podeu aplicar la idea de Daisy en qualsevol tipus de negoci.
A més, diguem que Mark treballa en un despatx legal i un client nou demana un pressupost per gestionar els assumptes legals de l'empresa. Escriu una proposta explicant què cobreixen els seus serveis d'oficina i l'envia en 250 dòlars l'hora, estimant deu hores al mes de servei. Estima la proposta en 120 hores anuals i la configura de la següent manera:
Pressupost de servei per als serveis legals de Mark
Nom de l'element: suport legal
Descripció: Contracte de suport jurídic empresarial 10h/mes
Quantitat: 120
Total: 30.000 dòlars
De la mateixa manera, una clínica de cosmetologia pot crear una llista d'articles de productes i serveis per a aplicacions de cura de la pell de Botox i serveis de cura de la pell amb làser de la mateixa manera que un despatx legal o un servei informàtic.
Tant si us trobeu en una botiga o en una petita indústria, podeu ajustar la vostra llista de productes perquè s'adapti als camps disponibles de BCM utilitzant els exemples anteriors.