Organitzar el vostre correu electrònic a Outlook 2003

Ningú aconsegueix una petit tros de correu electrònic més. Si rebeu un missatge, en rebeu un munt. Afortunadament, Outlook us ofereix un munt de maneres diferents d'organitzar aquest embolic de missatges perquè tingueu l'oportunitat de lluitar per esbrinar què és important i què pot esperar.

Quan Outlook estigui configurat per mostrar el panell de lectura a la part dreta de la pantalla, veureu dos botons a la part superior de la llista de missatges. El botó de l'extrem esquerre té una etiqueta que diu alguna cosa com "Ordenat per: data". El botó Organitzat per descriu el sistema que fa servir Outlook per organitzar els vostres missatges. A la dreta del botó Organitzat per hi ha un altre botó amb una etiqueta que ofereix alguns detalls sobre la disposició que està utilitzant actualment Outlook. (Per exemple, si actualment els vostres missatges estan organitzats per data, el botó de la dreta dirà "El més nou a la part superior" o "El més antic a la part superior").

Per canviar la manera com l'Outlook organitza els vostres missatges, feu clic al botó Organitzat per per mostrar un menú de drecera de tots els arranjaments que podeu utilitzar. Aquests són els acords que ofereix Outlook:

• Data: la manera més habitual d'organitzar els missatges és per data. Quan configureu Outlook per primera vegada, així s'organitzaran els vostres missatges. Feu clic al botó de la dreta per alternar entre els missatges més nous a la part superior i els més antics a la part superior.

• Conversa: aquesta disposició agrupa missatges del mateix tema. Si heu estat intercanviant una sèrie de missatges amb algú sobre un projecte o una idea concrets, podeu triar l'arranjament de la conversa per seguir el fil de la conversa.

• De: Com podeu endevinar, aquesta disposició organitza la vostra col·lecció de missatges segons la persona de qui s'ha enviat el missatge. Escollir la disposició De és una mica més ràpid que configurar una carpeta de cerca, però de vegades una carpeta de cerca segueix sent la millor manera de fer un seguiment dels missatges de persones importants específiques .

• A: la majoria dels missatges que rebeu van dirigits a vosaltres, però no sempre. De vegades rebeu missatges adreçats a una llista de persones, de manera que el vostre nom no apareix a la línia A del missatge. Aquesta disposició separa els vostres missatges segons si el vostre nom es troba a la línia A de cada missatge.

• Carpeta: quan esteu visualitzant missatges en una carpeta de cerca, és possible que els missatges que esteu veient estiguin en una varietat de carpetes diferents. Si voleu saber exactament quina carpeta conté cada missatge, utilitzeu la disposició de carpetes. Quan esteu visualitzant la vostra safata d'entrada, la disposició de carpetes no està disponible; només és per a carpetes de cerca.

• Mida: tothom sap que la mida no importa; és el sentiment el que compta. Bé, d'acord, no sempre. La mida és important per a determinats administradors del sistema, i no sempre és un problema personal. Alguns missatges de correu electrònic inclouen fotografies, música i tot tipus de fitxers pesats que realment poden obstruir els servidors de correu electrònic de la vostra empresa. Així, quan l'administrador del sistema us demani que reduïu la vostra safata d'entrada, feu un ús d'aquesta funció: Identifiqueu i suprimiu els missatges que tenen més sobrepès.

• Assumpte: aquesta disposició és semblant a la disposició de la conversa, excepte que no segueix el fil d'una conversa, només agrupa missatges que tenen el mateix tema.

• Tipus: no tots els articles que arriben a la safata d'entrada són un missatge senzill; també podeu rebre invitacions a reunions, sol·licituds de tasques i tot tipus d'elements. Quan vulgueu separar els missatges de les sol·licituds de reunió, canvieu a la disposició Tipus perquè els missatges més interessants pugin a la part superior de la llista.

• Marcar: quan marqueu un missatge, probablement teniu previst tornar-hi. Aquesta disposició posa els missatges marcats a la part superior de la llista i els missatges sense marcar a la part inferior. Si utilitzeu diversos colors de bandera, aquesta disposició també s'ordena segons el color de la bandera.

• Fitxer adjunt: quan aneu a la vostra safata d'entrada, és possible que no cerqueu cap missatge, potser esteu buscant un fitxer adjunt. Organitzar els missatges per fitxers adjunts us permet examinar primer els possibles sospitosos.

• Comptes de correu electrònic: podeu configurar l'Outlook per recopilar correu electrònic de diverses adreces de correu electrònic diferents. De vegades voleu saber quin missatge prové de quina d'aquestes adreces, o simplement mirar els missatges enviats a una d'aquestes adreces. Si voleu veure només els missatges enviats a una única adreça, trieu la disposició Comptes de correu electrònic i feu clic al signe menys (–) al costat dels noms dels comptes que no voleu veure. Amb aquesta disposició, Outlook només us mostra els missatges dels comptes que us interessen.

• Importància: el primer és el primer, ja sabeu la dita. Quan primer necessiteu veure els missatges marcats amb gran importància, aquesta és la disposició que voleu utilitzar.

• Categories: podeu assignar categories a qualsevol missatge que envieu i, de vegades, altres persones poden assignar categories als missatges que us envien. Per veure quin missatge pertany a quina categoria, utilitzeu la disposició Categories.

El botó Organitza per apareix a la part superior de la llista de missatges només quan el panell de lectura està configurat per aparèixer a la part dreta de la pantalla. Podeu activar el panell de lectura escollint Visualització –> Panell de lectura –> Dreta. Si voleu organitzar els vostres missatges quan el panell de lectura estigui desactivat, seleccioneu Visualitza -> Organitza per per veure la llista d'arranjaments i, a continuació, trieu el que vulgueu.