Organització dels missatges dOutlook 2007

Ningú aconsegueix una petit tros de correu electrònic més. Si rebeu un missatge, en rebeu un munt. Afortunadament, Outlook 2007 us ofereix un munt de maneres diferents d'organitzar aquest embolic de missatges perquè tingueu l'oportunitat de lluitar per esbrinar què és important i què pot esperar.

Quan Outlook està configurat per mostrar el panell de lectura a la part dreta de la pantalla (trieu Visualització -> Panell de lectura -> Dreta), veureu dos botons a la part superior de la llista de missatges:

• Botó Organitzat per: aquest botó de l'esquerra descriu el sistema que fa servir Outlook per organitzar els vostres missatges.

• Botó de detall: a la dreta del botó Organitzat per hi ha un altre botó amb una etiqueta que ofereix alguns detalls sobre la disposició que està utilitzant actualment Outlook. (Per exemple, si actualment els vostres missatges estan organitzats per data, el botó de la dreta diu Més recent a la part superior o Més antic a la part superior).

Per canviar la manera com l'Outlook organitza els vostres missatges, feu clic al botó Organitzat per per mostrar un menú de drecera de tots els arranjaments que podeu utilitzar.

Aquests són els acords que ofereix Outlook:

• Data: la manera més habitual d'organitzar els missatges és per data. Quan configureu Outlook per primera vegada, així s'organitzaran els vostres missatges. Feu clic al botó de la dreta per alternar entre els missatges més nous a la part superior i els més antics a la part superior.

• Conversa: aquesta disposició agrupa missatges del mateix tema. Si heu estat intercanviant una sèrie de missatges amb algú sobre un projecte o una idea concrets, podeu triar l'arranjament de la conversa per seguir el fil de la conversa.

• De: Com podeu endevinar, aquesta disposició organitza la vostra col·lecció de missatges segons la persona de qui s'ha enviat el missatge.

• A: la majoria dels missatges que rebeu van dirigits a vosaltres, però no sempre. De vegades, rebeu missatges adreçats a una llista de persones, de manera que el vostre nom no apareix a la línia A del missatge. Aquesta disposició separa els vostres missatges segons si el vostre nom es troba a la línia A de cada missatge.

• Carpeta: quan esteu visualitzant missatges en una carpeta de cerca, és possible que els missatges que esteu veient estiguin en una varietat de carpetes diferents. Si voleu saber exactament quina carpeta conté cada missatge, utilitzeu la disposició de carpetes.

• Quan esteu visualitzant la vostra safata d'entrada, la disposició de carpetes no està disponible; només és per a carpetes de cerca.

• Mida: alguns missatges de correu electrònic inclouen fotografies, música i tot tipus de fitxers pesats que realment poden obstruir els servidors de correu electrònic de la vostra empresa. Així, quan l'administrador del sistema us demani que reduïu la vostra safata d'entrada, utilitzeu aquesta funció per identificar i eliminar els missatges que tenen més sobrepès.

• Assumpte: aquesta disposició agrupa missatges que tenen el mateix tema.

• Tipus: no tots els articles que arriben a la safata d'entrada són un missatge senzill; també podeu rebre invitacions a reunions, sol·licituds de tasques i tot tipus d'elements. Quan vulgueu separar els missatges de les sol·licituds de reunió, canvieu a l'arranjament del tipus.

• Fitxer adjunt: quan aneu a la vostra safata d'entrada, és possible que no cerqueu cap missatge, potser esteu buscant un fitxer adjunt. Organitzar els missatges per fitxers adjunts us permet examinar primer els sospitosos més probables.

• Comptes de correu electrònic: de vegades, voleu saber quin missatge prové de quina adreça o quins missatges heu enviat a una adreça concreta. Amb aquesta disposició, Outlook només us mostra els missatges dels comptes que us interessen.

• Si voleu veure només els missatges enviats a una única adreça, seleccioneu la disposició Comptes de correu electrònic i, a continuació, feu clic al signe menys (–) al costat dels noms dels comptes que no voleu veure.

• Importància: quan necessiteu veure primer els missatges marcats amb una importància elevada, utilitzeu aquesta disposició.

• Categories: podeu assignar categories a qualsevol missatge que envieu i, de vegades, altres persones poden assignar categories als missatges que us envien. Per veure quin missatge pertany a quina categoria, utilitzeu la disposició Categories.

• Disponibilitat: la configuració de disponibilitat és per a persones que utilitzen un ordinador portàtil en una xarxa corporativa amb Microsoft Exchange. Podeu configurar Exchange per enviar només l'assumpte, la data i el nom del remitent de cada missatge de correu electrònic, no el cos principal del missatge. Fins que no feu clic al missatge per llegir-lo, la resta del missatge es quedarà a l'ordinador principal de l'oficina de casa. Els missatges als quals podeu accedir íntegrament es consideren disponibles.