Quan comenceu a obtenir una bona quantitat de dades al vostre model financer, és bastant fàcil acabar amb un fitxer Excel enorme que triga molt de temps a calcular-se, cosa que dificulta la revisió o la compartició amb altres persones.
Si la mida del fitxer gran es deu a un gran nombre de files (per exemple, més de 100.000), considereu utilitzar Power Pivot per emmagatzemar les dades.
Si trobeu que el vostre model es descontrola (i utilitzeu Excel estàndard, sense l'ajuda de Power Pivot o cap altre complement), aquí teniu alguns consells provats i provats que podeu utilitzar per mantenir aquesta mida de fitxer. avall:
- Elimineu qualsevol format innecessari. Els colors i el format només s'han d'aplicar a l'interval necessari, no a una fila o columna sencera. Eviteu el format manual i utilitzeu estils.
Quan esteu esborrant cel·les que ja no utilitzeu, probablement ho feu seleccionant la cel·la i prement la tecla Suprimeix. Aquesta acció esborra els continguts i les fórmules, però no esborra el format. Si sospiteu que es tracta d'un problema, podeu prémer Ctrl+A per seleccionar totes les cel·les; a continuació, a la pestanya Inici de la cinta, a la secció Edició, feu clic al menú desplegable Esborra i seleccioneu Esborra formats.
- Assegureu-vos que les fórmules facin referència només a l'interval que necessiten (no seleccioneu tota la fila o la columna). Si les vostres fórmules fan referència a més cel·les de les que necessiten, utilitzarà més memòria. Per exemple, utilitzeu la fórmula =SUMA(A1:A1000) per permetre files addicionals en lloc de =SUMA(A:A). Alternativament, podeu formatar les dades com a taula i consultar els intervals de taula que s'expandeixen automàticament a la fórmula.
- Elimineu (o almenys comproveu la mida de) els logotips o les imatges que feu servir. Un únic fitxer JPG inserit en un model pot afegir fàcilment 10 MB a la mida d'un fitxer Excel.
- Eviteu les taules dinàmiques. Les taules dinàmiques realment mategen la memòria. Si teniu diverses taules dinàmiques, assegureu-vos que utilitzen la mateixa font de dades i que no en creen una de nova.
- Elimina els enllaços externs a altres fitxers. Per comprovar si hi ha enllaços externs al vostre model, aneu a la pestanya Dades de la cinta i feu clic a Edita enllaços a la secció Connexions. Si el botó Edita enllaços està en gris, vol dir que no hi ha enllaços externs. Si existeixen, feu clic al botó i quan aparegui el quadre de diàleg Edita l'enllaç, feu clic a Trenca enllaços per enganxar les dades de tots els enllaços externs com a valors, i els enllaços externs s'eliminaran. Si absolutament heu d'utilitzar enllaços externs, tingueu obert el fitxer font alhora; això accelerarà les coses.
- Comproveu si hi ha redundàncies en entrades i càlculs. De vegades, un model evoluciona, i pot haver-hi parts que ja no s'utilitzen o parts on la informació ha canviat.
- Eviteu les funcions volàtils. Algunes de les funcions volàtils més utilitzades són OFFSET, INDIRECTE, RAND, NOW, TODAY, ROW i COLUMN. L'ús excessiu d'aquestes funcions particulars al vostre model pot alentir els vostres càlculs. Si els heu d'utilitzar, intenteu limitar-ne l'aparició al model. Per exemple, =TODAY() és molt útil per donar la data d'avui, però en comptes d'utilitzar-la diverses vegades en una fórmula, tingueu-la en una sola cel·la i feu referència contínuament a aquesta cel·la per a la data d'avui.
- Assegureu-vos que no feu servir el tipus de fitxer XLS. XLSX és un tipus de fitxer molt més compacte, i veureu una gran diferència de velocitat i mida del fitxer si l'utilitzeu. XLSB és un tipus de fitxer de llibre de treball binari d'Excel que és encara més compacte que XLSX.
Si heu provat tots aquests consells i encara teniu problemes, penseu a canviar el càlcul a manual (pots fer-ho fent clic a la pestanya Fórmules de la cinta, anant a la secció Càlcul i seleccionant l'opció de càlcul manual). A continuació, premeu F9 només quan necessiteu tornar a calcular. Sabreu si cal calcular alguna cosa, perquè veureu Calcula a la barra d'estat.
Finalment, com a últim recurs, un petit truc és deixar una cel·la a la part superior de la columna amb l'enllaç en directe i enganxar totes les altres cel·les com a valors. Copieu la cel·la cap avall i torneu a calcular quan necessiteu actualitzar-la. Sens dubte, aquesta no és una opció preferida, perquè requereix molt de temps i propens a errors, però per això és l'últim recurs.