Mantenir una carpeta de contactes feliç i saludable a Outlook

En patologia, que és l'estudi de les malalties i com es transmeten, un contacte és una persona que transmet una malaltia transmissible, però a Outlook, un contacte és algú de qui es guarda informació. La informació sobre els contactes es desa a la carpeta Contactes. Aquesta carpeta és una llibreta d'adreces molt potent. Té llocs per emmagatzemar els noms de les persones, adreces, números de telèfon, adreces de correu electrònic, pàgines web, números de cercapersones, aniversaris, aniversaris, sobrenoms i altres coses. Quan adreceu un missatge de correu electrònic, podeu obtenir l'adreça directament des de la carpeta Contactes per assegurar-vos que l'adreça s'ha introduït correctament.

Una carpeta de contactes només és tan bona i completa com la informació sobre els contactes que hi introduïu. Aquestes pàgines expliquen com introduir informació sobre un contacte i actualitzar-la si canvia.

Introduir un contacte nou a la carpeta Contactes

Per col·locar algú a la llista de contactes, obriu la carpeta Contactes i comenceu fent una de les accions següents:

• Feu clic al botó Contacte nou.

• Premeu Ctrl+N (a la finestra Carpeta de contactes) o Ctrl+Maj+C.

• Trieu Fitxer –> Nou –> Contacte.

Veu el formulari de contacte. En aquest formulari hi ha llocs per introduir gairebé tot el que cal saber sobre una persona, excepte la seva vida amorosa i els seus vicis secrets. Introduïu tota la informació que us interessa registrar, tenint en compte aquestes normes de circulació a mesura que aneu:

• Noms complets, adreces, etc.: tot i que pot ser que tingueu la temptació d'introduir simplement adreces, números de telèfon, noms, etc. als quadres de text, no ho feu! Feu clic al botó Nom complet de la pestanya General, per exemple, per introduir un nom. Feu clic al botó Empresa o Casa per introduir una adreça al quadre de diàleg Comprova l'adreça. Si feu clic als botons i introduïu dades als quadres de diàleg, permeteu que Outlook separi les parts components dels noms, adreces i números de telèfon. Com a tal, Outlook pot ordenar noms i adreces amb més facilitat, i pot utilitzar noms i adreces com a font per a enviaments massius i correus electrònics amb Microsoft Word.

• Quan introduïu informació sobre una empresa, no sobre una persona, deixeu el camp Nom complet en blanc i introduïu el nom de l'empresa al camp Empresa.

• Informació que us importa: si el formulari no sembla tenir un lloc per introduir un determinat tipus d'informació, proveu de fer clic a un botó de triangle i escolliu una nova categoria d'informació al menú emergent. Feu clic al botó del triangle que hi ha al costat del botó Empresa i trieu Casa, per exemple, si voleu introduir una adreça de casa en lloc d'una adreça d'empresa.

• Fitxer com a: obriu el menú desplegable Fitxer com i trieu una opció per arxivar el contacte a la carpeta Contactes. Els contactes s'arxiven alfabèticament per cognom, nom, nom de l'empresa o combinacions dels tres. Trieu l'opció que descrigui millor com espereu trobar el contacte a la carpeta Contactes.

• Adreces de correu: si conserveu més d'una adreça per a un contacte, mostreu l'adreça a la qual voleu enviar correu i marqueu la casella de selecció Aquesta és l'adreça de correu.

• Adreces de correu electrònic: podeu introduir fins a tres adreces de correu electrònic per a cada contacte (feu clic al botó del triangle i seleccioneu Correu electrònic 2 o Correu electrònic 3 per introduir una segona o una tercera adreça). Al quadre de text Mostra com a, Outlook us mostra com serà la línia A dels missatges de correu electrònic quan envieu correu electrònic a un contacte. Per defecte, la línia A mostra el nom del contacte seguit de la seva adreça de correu electrònic entre parèntesis. Tanmateix, podeu introduir el que vulgueu al quadre de text Mostra com a, i si introduir alguna cosa diferent us ajuda a distingir entre adreces de correu electrònic, introduïu alguna cosa diferent. Per exemple, introduïu Lydia - Personal perquè pugueu saber quan envieu un correu electrònic a l'adreça personal de la Lydia en lloc de la seva adreça comercial.

• Fotos: per posar una foto digital en un formulari de contacte, feu clic al botó Afegeix una foto de contacte i, al quadre de diàleg Afegeix una imatge de contacte, seleccioneu una imatge i feu clic al botó D'acord.

Assegureu-vos d'escriure unes quantes paraules a la pestanya General per descriure com i on vau conèixer el contacte. Quan arribi el moment d'eliminar els contactes de la llista de carpetes Contactes, llegir les descripcions us pot ajudar a decidir qui s'elimina i qui no.

Quan hàgiu acabat d'introduir la informació, feu clic al botó Desa i tanca. Si teniu pressa per introduir la informació de contacte, feu clic al botó Desa i nou. En fer-ho, s'obre un formulari buit perquè pugueu registrar informació sobre un altre contacte.

Aquí hi ha una manera ràpida d'introduir la informació de contacte d'algú que us ha enviat un missatge de correu electrònic: Obriu el missatge, feu clic amb el botó dret al nom del remitent a la línia A i seleccioneu Afegeix als contactes d'Outlook al menú de drecera. Veu el formulari de contacte. Introduïu més informació sobre el remitent si podeu i feu clic al botó Desa i tanca.

Importació de correu electrònic i adreces d'un altre programa

Suposem que heu estat utilitzant Outlook Express, Eudora o Lotus Organizer per gestionar les vostres adreces de correu electrònic i de contacte, però ara us heu convertit a Outlook. Què feu amb els missatges de correu electrònic i els noms i adreces de l'altre programa? No pots deixar-los asseure allà. Podeu importar-los a Outlook i reprendre-los on els vau deixar.

Per importar adreces de correu electrònic i de contacte des d'un altre programa, comenceu escollint Fitxer -> Importa i exporta. Veu l'assistent d'importació i exportació. El que feu a continuació depèn d'on feu ara el vostre correu electrònic i el seguiment de les adreces:

• Outlook Express: seleccioneu Importa correu i adreces d'Internet i feu clic al botó Següent. Al quadre de diàleg de l'eina d'importació d'Outlook, seleccioneu Outlook Express, marqueu les caselles de selecció per decidir què voleu exportar (correu, adreces i/o regles) i torneu a fer clic al botó Següent. Al quadre de diàleg següent, trieu les opcions per decidir què fer amb les entrades duplicades; a continuació, feu clic al botó Finalitzar.

• Eudora: seleccioneu Importa correu i adreces d'Internet i feu clic al botó Següent. Al quadre de diàleg Eina d'importació d'Outlook, seleccioneu Eudora, trieu les opcions per decidir què fer amb les entrades duplicades i torneu a fer clic al botó Següent. Al quadre de diàleg Navegador per a carpeta, seleccioneu el fitxer on es guarden les dades d'Eudora i feu clic al botó D'acord.

• Lotus Organizer: seleccioneu Importa des d'un altre programa o fitxer, feu clic al botó Següent, seleccioneu una versió de Lotus Organizer (4.xo 5.x) i torneu a fer clic al botó Següent. Si feu clic al botó Següent a mesura que avanceu, se us demana com gestionar els elements duplicats, per localitzar el fitxer de dades del Lotus Organizer i per seleccionar una carpeta d'Outlook per posar les dades.

Alguns filtres d'importació i exportació no s'instal·len automàticament per Outlook. L'Outlook us pot demanar que inseriu el CD d'Office perquè pugui instal·lar un filtre.