Ara que Access 2003 conté tota la vostra informació més interessant, per què no compartir les vostres coses amb altres persones de la vostra empresa, o fins i tot publicar-les per al món? Tant si esteu creant un lloc comercial orientat a la fama i la fortuna en línia, o una intranet entre departaments per impulsar la vostra empresa, Access 2003 conté totes les eines que necessiteu per convertir les vostres dades en una forma preparada per a la web en molt poc temps.
Access 2003 us ajuda a publicar dades de dues maneres: estàtica i dinàmica. El mètode per al vostre projecte depèn de l'equip, els objectius i l'experiència disponible al vostre entorn immediat. Aquí teniu una comparació ràpida de les opcions:
- Estàtica: aquesta opció és una conversió directa d'Access 2003 a HTML. El seu nom reflecteix el fet que les coses que converteixes no canvien amb el temps; és molt com fer una foto de les teves dades. Si afegiu més registres a la vostra taula i voleu incloure'ls a les vostres coses basades en web, haureu de tornar a crear les pàgines web.
- La conversió estàtica és una opció fantàstica per a llistes d'adreces i catàlegs que no canvien gaire sovint. També és un bon lloc per començar quan esteu explorant les possibilitats del web. Podeu convertir gairebé qualsevol objecte de l'Access 2003, incloses taules, consultes, formularis i informes, en una pàgina web estàtica amb l'opció Fitxer–>Exporta.
- Dinàmica: en comptes de crear una pàgina HTML senzilla que contingui totes les vostres dades, l'opció Dinàmica crea un avantatge especial que Access 2003 anomena pàgina d'accés a dades. Aquesta és una pàgina HTML que permet a la gent accés a les teves dades, perquè puguin veure (i fins i tot canviar) la teva informació a través de la xarxa corporativa o del web. Les pàgines d'accés a dades només funcionen amb taules i consultes d'Access.
Gràcies a l'assistent de pàgina d'accés a dades, crear una pàgina d'accés a dades no és difícil. Però com que tota aquesta màgia tècnica requereix una cooperació seriosa entre el servidor web, Access 2003 i la vostra base de dades, la implementació de la pàgina d'accés a dades acabada no és necessàriament una tasca per a principiants. Si la vostra pàgina ha de ser vista per més d'unes quantes persones fora de la vostra empresa, probablement haureu de demanar l'ajuda d'un professional web.
Tot i que els detalls per fer que una pàgina d'accés a dades funcioni pot requerir ajuda d'un professional informàtic format, literalment qualsevol persona pot crear una pàgina d'accés a dades mitjançant l'assistent. Aquí teniu els detalls pas a pas:
1. Obriu la base de dades que conté les dades destinades a la vostra intranet o al web.
La finestra de la base de dades salta a la pantalla.
2. A la part esquerra de la finestra, feu clic al botó Pàgines.
La finestra de la base de dades canvia, mostrant tres opcions relacionades amb les pàgines d'accés a les dades.
3. Feu doble clic a l'opció Crea una pàgina d'accés a les dades mitjançant l'opció Assistent.
Després d'una quantitat gratuïta d'activitat del disc dur, apareix l'assistent de pàgina d'accés a dades (com es mostra a la figura 1).
Figura 1: L'assistent de pàgina d'accés a dades s'assembla molt a l'assistent d'informes.
4. Al quadre Taules/Consultes, feu clic a la fletxa avall i, a continuació, feu clic a la taula o consulta que vulgueu a la pàgina d'accés a les dades.
La finestra Camps disponibles enumera tots els camps de la taula o consulta seleccionada.
5. Per a cada camp que vulgueu a la pàgina d'accés a les dades, feu clic al nom del camp i després feu clic al botó > (més gran que el símbol).
El camp ressaltat salta a la llista Camps seleccionats.
Per copiar tots els camps possibles a la llista Camps seleccionats, feu clic al botó >> (el doble més gran que el símbol). Per eliminar un camp, feu clic a la seva entrada a la llista Camps seleccionats i, a continuació, feu clic al botó < (less="" than="" symbol)="".="" to="" clear="" out="" el ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (doble="" less="" than="" símbol)= "">
6. Repetiu els passos 4 i 5 per a cada taula o consulta que vulgueu incloure. Quan tots els camps estiguin preparats, feu clic a Següent.
Les pàgines d'accés a les dades entenen com funcionen juntes les taules relacionades perquè pugueu incloure camps de diverses taules en una pàgina d'accés a les dades.
7. Per mostrar les vostres dades en grups a la vostra pàgina d'accés a dades nova, feu clic als camps que voleu utilitzar per subtotalitzar els vostres registres i feu clic al botó > (més gran que el símbol) per afegir els nous grups. Quan hàgiu acabat, feu clic a Següent.
Amb l'agrupament completat, Access passa a ordenar i resumir la informació.
Els grups d'una pàgina d'accés a dades funcionen igual que els grups d'un informe.
8. Per ordenar encara més els registres de detall, seleccioneu un camp a la pàgina Ordre d'ordenació i informació resumida. Feu clic a Següent després d'haver acabat.
La majoria de vegades, no necessitareu una altra capa d'organització per a les vostres dades. En aquest moment, les dades es tallen i es tallen a daus un parell de vegades, gràcies a les opcions d'agrupació. No obstant això, si vostè no necessita més capes, no dubti en afegir fins a quatre nivells de més de classificar i resumir.
9. Escriviu el títol de la pàgina que voleu i feu clic a Finalitza.
El Mag xoca, trepitja i, en general, deambula una mica. Després de fer-vos esperar el temps suficient per demostrar que tot el procés és lamentablement complex, l'assistent ofereix la vostra pàgina d'accés a les dades acabada, tal com es mostra a la figura 2.
Figura 2: La pàgina d'accés a les dades acabada, amb bona pinta!
10. Proveu la vostra pàgina nova executant el vostre navegador web i carregant la pàgina per veure-la ràpidament (com es mostra a la figura 3).
Figura 3: La pàgina d'accés a les dades que es mostra a Internet Explorer.
És possible que no pugueu desplegar la vostra pàgina d'accés a les dades en un gran lloc web comercial. De la mateixa manera que la tecnologia ActiveX facilita la creació de la pàgina, també restringeix on es pot mostrar. En el moment d'escriure aquest article, només Internet Explorer (versions 5.0 i posteriors) pot mostrar pàgines d'accés a dades.