Podeu utilitzar la funció Subtotals d'Excel 2007 per subtotalitzar dades en una llista ordenada. Per subtotalitzar una llista, primer ordeneu la llista al camp per al qual voleu els subtotals i, a continuació, designeu el camp que conté els valors que voleu sumar; aquests no han de ser els mateixos camps de la llista.
Excel no us permet subtotalitzar una llista amb format de taula. Primer heu de convertir la vostra taula en un rang normal de cel·les. Feu clic a una cel·la de la taula i, a continuació, feu clic a la pestanya Disseny d'eines de taula. Feu clic al botó Convertir en rang al grup Eines i, a continuació, feu clic a Sí. Excel elimina els botons de filtre de les columnes a la part superior de la llista de dades tot conservant el format original de la taula.
Seguiu aquests passos per afegir subtotals a una llista d'un full de treball:
Ordena la llista al camp per al qual vols inserir subtotals.
Feu clic al botó Subtotal al grup Esquema de la pestanya Dades.
Apareix el quadre de diàleg Subtotal.

Utilitzeu el quadre de diàleg Subtotal per especificar les opcions dels subtotals.
Seleccioneu el camp per al qual s'han de calcular els subtotals a la llista desplegable En cada canvi.
Especifiqueu el tipus de totals que voleu inserir a la llista desplegable Utilitza la funció.
Quan utilitzeu la funció Subtotals, no esteu restringits a afegir els valors del camp designat juntament amb la funció SUMA. En lloc d'això, podeu fer que Excel retorni el nombre d'entrades amb la funció COUNT, la mitjana de les entrades amb la funció MITJANA, l'entrada més alta amb la funció MAX, l'entrada més baixa amb la funció MIN o fins i tot el producte de les entrades amb la funció MAX. Funció PRODUCTE.
Marqueu les caselles de selecció dels camps que voleu totalitzar al quadre de llista Afegeix subtotal a.
Feu clic a D'acord.
Excel afegeix els subtotals al full de treball.

La part inferior d'una llista que mostra els subtotals i un total general.
Quan utilitzeu l'ordre Subtotals, Excel descriu les dades alhora que afegeix les files amb els totals salarials departamentals i el total general. Això vol dir que podeu replegar la llista de dades només a les files del subtotal departamental o fins i tot només a la fila del total general simplement reduint el contorn fins al segon o primer nivell.
En una llista gran, és possible que vulgueu que Excel insereixi salts de pàgina cada vegada que canvien les dades al camp on s'està subtotalitzant la llista (és a dir, el camp designat al quadre de llista desplegable En cada canvi). Per fer-ho, només cal que seleccioneu la casella Salt de pàgina entre grups al quadre de diàleg Subtotal abans de fer clic a D'acord per subtotalitzar la llista.