Full de trucs dOutlook 2019 per a LuckyTemplates

Enviar correu electrònic mai ha estat més fàcil que a Outlook 2019. Notareu la familiar interfície de la cinta i encara trobareu totes les funcions d'Outlook que us han agradat, a més d'altres de noves. Utilitzeu aquest pràctic full de trucs per descobrir grans consells i dreceres de teclat que us ajudaran a treure el màxim profit d'Outlook.

10 consells per utilitzar el mòdul de correu d'Outlook 2019

Ajusteu columnes i panells. Les columnes de la safata d'entrada i d'altres ubicacions de correu es poden ajustar. Per eixamplar una columna, col·loqueu el punter del ratolí entre dos encapçalaments de columnes i arrossegueu per canviar l'amplada del de l'esquerra. També podeu ajustar les mides relatives del panell de navegació, la llista de correu i els panells de lectura; només cal col·locar el punter del ratolí sobre un divisor entre els panells i arrossegar.

Trieu quines columnes apareixeran. Podeu personalitzar les columnes que apareixen a les vostres carpetes de correu. A la pestanya Visualització, feu clic a Afegeix columnes per accedir al quadre de diàleg Mostra les columnes i afegiu-hi o elimineu columnes.

Obre un missatge a la seva pròpia finestra. Llegir un missatge al panell de lectura és bo de vegades, però altres vegades és possible que vulgueu veure el missatge en un espai més gran. Feu doble clic en un missatge per obrir-lo en una finestra nova o seleccioneu-lo i, a la pestanya Visualització, feu clic a Obre en una finestra nova.

Tanca tots els elements oberts. Aquí teniu una drecera quan teniu molts missatges diferents o altres elements oberts alhora. Per tancar-los tots d'un sol cop, a la pestanya Visualització, feu clic a Tanca tots els elements.

Agrupa missatges per conversa. Si hi ha hagut molts missatges d'anada i tornada sobre un tema, podeu veure fàcilment tots els missatges relacionats alhora. A la pestanya Visualització, seleccioneu la casella de selecció Mostra com a converses i feu clic a Aquesta carpeta. A continuació, utilitzeu el menú desplegable del botó Configuració de converses per ajustar com apareixen els fils de conversa.

Accediu a la configuració de visualització avançada. Hi ha més maneres d'ajustar la vista del mòdul de correu de les que probablement us imagineu. Per accedir-hi, des de la pestanya Visualització, obriu la galeria del grup Arranjament i trieu Configuració de visualització al seu menú. S'obre el quadre de diàleg Configuració de la vista avançada. Des d'aquí podeu accedir a columnes, grups, filtratge d'ordenació, format condicional i molt més.

Seleccioneu les carpetes preferides. Per fer que una drecera de carpeta aparegui a l'àrea de Preferits a la part superior del panell de navegació del mòdul Correu, arrossegueu-la i deixeu-la anar des de la part inferior del panell de navegació. També podeu fer clic amb el botó dret en una carpeta i triar Mostra a Preferits.

Filtra el correu electrònic. Alguna vegada has provat de navegar per la teva safata d'entrada buscant missatges d'una marca o categoria determinada, o que tinguin fitxers adjunts? A la pestanya Inici podeu fer clic a Filtrar correu electrònic i després triar un criteri pel qual filtrar ràpidament. Per exemple, si escolliu Fitxers adjunts només es mostren els missatges que contenen fitxers adjunts. També podeu filtrar escrivint una paraula o frase de cerca al quadre Cerca bústia actual a sobre de la llista de correu.

Respondre a les sol·licituds de lliurament o llegir els rebuts. Alguns missatges inclouen una sol·licitud per confirmar que els heu rebut o llegit. Algunes persones troben això útil; altres pensen que és intrusiu o groller. Podeu establir les vostres preferències sobre què passarà quan rebeu aquesta sol·licitud. Trieu Fitxer, Opcions, feu clic a Correu i desplaceu-vos cap avall fins a la secció Seguiment. A la secció Per a qualsevol missatge rebut que inclogui una sol·licitud de confirmació de lectura, trieu la vostra preferència: envieu sempre un rebut de lectura, mai envieu-ne un o pregunteu-ne cada cop.

Utilitzeu papereria. La funció Papereria d'Outlook no és fantàstica per a les empreses, perquè afegeix gràfics innecessaris al missatge i la majoria dels empresaris la consideren poc professional. Però per a ús personal pot afegir un toc divertit i capritxós. Trieu Fitxer, Opcions i feu clic a Correu. Feu clic a Papereria i tipus de lletra i, a continuació, configureu la vostra papereria al quadre de diàleg Signatures i papereria. Proveu de fer clic al botó Tema per començar amb un tema. Després de configurar el tema, quan redacteu un missatge nou, assegureu-vos que l'HTML estigui seleccionat a la pestanya Format de text, perquè la papereria només funciona amb missatges amb format HTML.

10 consells per utilitzar el mòdul de calendari d'Outlook 2019

Canvia el so del recordatori predeterminat. Quan apareix un recordatori, escolteu un so (si el vostre so està activat, és clar). Per defecte, és un so anomenat reminder.wav que ve amb Outlook. Podeu canviar a un altre so. Trieu Fitxer, Opcions, feu clic a Avançat i, a la secció Recordatoris, feu clic al botó Navega i seleccioneu un fitxer de so diferent.

Reprodueix els recordatoris. Si tanqueu accidentalment la finestra Recordatoris, podeu tornar-la a obrir. A la pestanya Visualització, al grup Finestra, feu clic a Finestra de recordatoris.

Afegiu vacances al calendari. Quan és Pasqua l'any vinent? Acció de gràcies? Outlook ho sap. Però no t'ho dirà tret que ho demanis. Outlook no mostra les vacances als calendaris de manera predeterminada perquè depenen de la localitat. Tanmateix, podeu afegir-los si voleu. Trieu Fitxer, Opcions i feu clic a Calendari i, a continuació, a la secció Opcions del calendari, feu clic a Afegeix vacances. Trieu el país on us trobeu i feu clic a D'acord.

Fes una còpia d'un calendari. Per copiar un calendari, a la pestanya Carpeta, feu clic al botó Copia el calendari. A continuació, trieu la ubicació de la còpia. Podeu fer-ho per iniciar un calendari nou que contingui tots els elements del vostre calendari principal com a punt de partida, i després afegir-hi o eliminar-hi elements i compartir-lo amb altres persones.

Treballa amb diverses zones horàries. Podeu configurar zones horàries addicionals i assignar-hi etiquetes significatives que us poden ajudar amb la programació. Trieu Fitxer, Opcions, feu clic a Calendari i, a la secció Zones horàries, introduïu una etiqueta per a la vostra zona horària principal i trieu la zona. Podeu seleccionar les caselles de selecció Mostra una segona zona horària i Mostra una tercera zona horària i etiquetar-les també.

Canvia el color del calendari. Cada calendari utilitza un color diferent per a la seva pestanya, encapçalaments i elements, de manera que podeu distingir-los si esteu veient més d'un calendari alhora. Per canviar el color d'un calendari, feu clic amb el botó dret a la seva pestanya i, a continuació, trieu Color i seleccioneu un color. També podeu mostrar el calendari i, a continuació, a la pestanya Visualització, feu clic al botó Color.

Ajustar l'escala de temps. A les visualitzacions de calendari on veieu hores individuals, com ara el dia i la setmana, podeu canviar l'escala de temps per replegar o ampliar el calendari. A la pestanya Visualització, feu clic a Escala de temps i, a continuació, trieu un interval que ha de representar cada línia del calendari.

Establir horaris de treball. Per defecte, Outlook considera que l'"horari de treball" és de 9:00 a.m. a 6:00 p. m. de dilluns a divendres, i diumenge com a primer dia de la setmana. Podeu canviar-ho per adaptar-vos a diferents torns i horaris. Trieu Fitxer, Opcions i feu clic a Calendari i, a continuació, canvieu la configuració a la secció Hora de treball.

Mostra el temps o no. Us heu adonat que Outlook us mostra el vostre temps local a la part superior del calendari? Si això no us agrada, podeu desactivar-lo. (També podeu canviar-lo entre Fahrenheit i Celsius.) Trieu Fitxer, Opcions, feu clic a Calendari i, a la secció Temps, marqueu o desactiveu Mostra el temps al calendari i trieu l'escala de temperatura.

Inicieu Outlook al calendari. Per defecte, Outlook s'inicia a la safata d'entrada. Per iniciar-se al mòdul Calendari, seleccioneu Fitxer, Opcions i feu clic a Avançat. A la secció Inici i sortida d'Outlook, feu clic a Examinar i després a Calendari.

10 consells per utilitzar el mòdul Persones d'Outlook 2019

Especifiqueu les parts del nom d'una persona. Quan creeu un contacte nou, qualsevol nom que introduïu al quadre Nom complet s'analitzarà automàticament en camps separats per al títol, primer, segon, cognom i sufix. Outlook no sempre fa un treball perfecte amb això. Podeu accedir a un quadre de diàleg per introduir cadascuna d'aquestes peces d'informació fent clic al botó Nom complet mentre esteu creant un contacte nou.

Establiu el fitxer com a ordre. La configuració Fitxer com per a un contacte determina el seu ordre en la disposició alfabètica dels contactes. Per defecte és Cognom, Nom, però ho pots canviar. Per exemple, és possible que vulgueu que una empresa aparegui pel nom de l'empresa, no pel cognom del vostre contacte. Establiu la configuració Fitxer com per a un contacte individual al seu registre fent-hi doble clic des de l'aplicació Persones i després canviant la configuració Fitxer com a la finestra que apareix.

Dissenyar el disseny de la targeta de visita. El disseny de la targeta predeterminat que es mostra a la vista Targeta de visita es pot modificar. Obriu un contacte a la seva pròpia finestra i, a continuació, a la pestanya Contacte, feu clic al botó Targeta de visita i, a continuació, treballeu al quadre de diàleg Edita targeta de visita per modificar el disseny de la targeta i els camps que inclou.

Utilitzeu més camps. Els camps que apareixen per defecte per a un contacte quan l'obres a la seva pròpia finestra són només un subconjunt dels camps disponibles. Per veure més camps, obriu el contacte i, a continuació, a la pestanya Contacte, feu clic a Detalls. Alguns dels camps addicionals inclouen Àlies, Nom del gerent, Cònjuge/Parella, Aniversari i Aniversari.

Inicia un contacte nou basat en un d'existent. Si teniu diversos contactes que treballen per a la mateixa empresa, és probable que molts dels camps siguin els mateixos, com ara l'adreça postal i l'adreça de la pàgina web. Per estalviar temps, podeu iniciar un contacte nou basat en un d'existent. Obriu el contacte existent a la seva pròpia finestra i, a continuació, a la pestanya Contacte, feu clic a la part inferior del botó Desa i nou, de manera que aparegui un menú. Des d'aquest menú, seleccioneu Contacte de la mateixa empresa.

Afegiu contingut que no sigui de text a les notes de contacte. Obriu un contacte a la seva pròpia finestra i feu clic a l'àrea Notes. A la pestanya Insereix trobareu moltes opcions de contingut que podeu inserir a l'àrea de Notes, incloses imatges, formes, icona, gràfics, SmartArt, equacions, símbols i WordArt.

Marca un contacte com a privat. Potser teniu alguns contactes a la vostra llista de contactes que preferiu no compartir. Per excloure que un contacte concret es comparteixi, obriu el contacte a la seva pròpia finestra i, a la pestanya Contacte, feu clic a Privat.

Consulta els contactes compartits d'una altra persona. Podeu compartir els vostres contactes amb el botó Comparteix contactes de la pestanya Inici. Per veure els contactes compartits d'una altra persona, feu clic al botó Obre els contactes compartits (a la pestanya Inici) i després feu clic al botó Nom i seleccioneu la persona els contactes de la qual voleu veure. Si aquesta persona ha compartit la seva carpeta de contactes, podràs navegar per ella (menys qualsevol que hagi marcat com a privat). Òbviament, això funciona millor en un entorn empresarial on tothom es troba al mateix servidor de correu o SharePoint.

Comproveu si hi ha contactes duplicats. No estaria bé que Outlook us digués si proveu de crear un contacte nou per a algú que ja és a la vostra llista? Pots fer que això passi. Trieu Fitxer, Opcions i feu clic a Persones. A la secció Noms i fitxers, marqueu la casella de selecció Comprova si hi ha duplicats en desar contactes nous.

Crea una vista nova. A la pestanya Inici, obriu la galeria Visualització actual i trieu Gestiona les vistes. Des d'allà podeu crear la vostra pròpia vista personalitzada. Comenceu seleccionant una vista existent i feu clic a Copia. A continuació, seleccioneu la còpia i feu clic a Modifica. La vostra nova vista apareixerà a la galeria de visualitzacions actual juntament amb vistes estàndard com ara Targeta de visita, Telèfon i Llista.

5 consells per utilitzar el mòdul de notes d'Outlook 2019

Canvia els colors de les notes. Les notes adhesives no han de ser grogues. Per canviar el color d'una nota, canvieu-ne la categoria. Seleccioneu-lo i, a continuació, a la pestanya Inici, feu clic a categoritzar i trieu un color diferent. Això canvia el color de la nota a la vista d'icones i qualsevol altra vista que la mostri com una nota adhesiva de color.

Reenvia una nota. Per enviar una nota a una altra persona per correu electrònic, seleccioneu la nota i, a la pestanya Inici, feu clic a Reenviar. A continuació, adreça i envia el correu electrònic com ho faries normalment. Si el destinatari té Outlook, pot obrir i veure la nota.

Ordena i filtra la vista actual de Notes. Per canviar la manera com apareixen les notes, podeu modificar la vista, igual que en altres mòduls. A la pestanya Inici, obriu la galeria del grup Visualització actual i trieu Gestiona les vistes. Seleccioneu Configuració de visualització actual i, a continuació, feu clic a Modifica. Feu clic a Ordena per canviar l'ordre o Filtra per filtrar la llista. Feu clic a Restableix la vista actual si canvieu d'opinió sobre els canvis.

Feu que les notes siguin més grans o més petites. Quan visualitzeu les notes a la vista d'icones, a la pestanya Visualització, feu clic a Icones grans o Icones petites per canviar entre les dues opcions. (Però tingueu en compte: no us agradarà la vista d'icones petites. És desordenada i perds els colors de les icones.) La vista de llista, també disponible a la pestanya Visualització, mostra les notes com una llista d'una sola columna.

Canvia la mida d'una nota oberta. Quan feu doble clic en una nota, s'obre a la seva pròpia finestra de notes adhesives. Podeu arrossegar la cantonada d'aquesta finestra per canviar-ne la mida de manera que pugueu veure més de la nota sense desplaçar-vos (si és una nota llarga).

3 consells per gestionar els fitxers de dades d'Outlook 2019

Arxiu informació antiga. Els fitxers de dades poden créixer ràpidament fins a gigabytes de mida. Amb el pas del temps, un fitxer de dades gran pot arribar a ser difícil de manejar, la qual cosa fa que l'Outlook sigui més lent per iniciar-se i apagar-se. És possible que vulgueu arxivar missatges i elements antics en un fitxer independent al qual podeu accedir segons sigui necessari. Per arxivar fitxers, feu clic a Fitxer i després al botó Eines. Feu clic a Neteja els elements antics. Seleccioneu quines carpetes voleu arxivar i, a continuació, establiu un llindar de data al quadre Arxivar elements més antics que. Trieu una ubicació del fitxer d'arxiu o accepteu la predeterminada (que és la mateixa ubicació que el vostre fitxer de dades principal d'Outlook, però s'anomena Arxiu).

Netegeu la vostra bústia. La neteja de la bústia de correu és més avançada i implicada que una simple operació d'arxiu. Amb Mailbox Cleanup podeu trobar elements que tenen més d'un nombre determinat de dies o superiors a un determinat nombre de kilobytes. Podeu utilitzar l'Arxiu automàtic per automatitzar el procés d'arxiu i podeu buidar la carpeta Elements suprimits. Per començar, feu clic a Fitxer, a Eines i a Neteja de bústia.

Comparteix Outlook amb altres usuaris.Quan compartiu un ordinador i cada persona té el seu propi inici de sessió a Windows, no us haureu de preocupar pel crossover d'Outlook; quan cadascun de vosaltres executa Outlook, obtindreu la vostra bústia de correu privada i fitxer de dades. Però si dues o més persones comparteixen el mateix inici de sessió, no necessàriament han de compartir un únic conjunt de dades d'Outlook. La clau de la privadesa en aquest cas és crear perfils addicionals a Outlook. Feu clic a Fitxer, a Configuració del compte i a Gestiona els perfils. Creeu un perfil nou al quadre de diàleg Correu fent clic a Afegeix i omplint la informació sol·licitada. Aleshores, al quadre de diàleg Correu, podeu triar Demanar que s'utilitzi un perfil si voleu que l'Outlook demani a quin usuari carregar cada vegada que s'obre. Alternativament, podeu triar Utilitzar sempre aquest perfil i, a continuació, seleccionar el que voleu utilitzar. Per canviar de perfil si no heu demanat a Outlook que us demani a l'inici, seleccioneu Fitxer, Configuració del compte, Canvia el perfil. L'Outlook es reiniciarà i us preguntarà quin perfil voleu carregar.

Dreceres de teclat d'Outlook 2019

Podeu fer algunes tasques molt més ràpidament utilitzant les dreceres del teclat. Les taules següents ofereixen algunes dreceres útils per ajudar-vos a ser més eficient.