Project 2010, l'encarnació més recent del popular programari de gestió de projectes de Microsoft, ofereix una gran riquesa de funcionalitats. Tanmateix, Microsoft Project 2010 probablement no és com qualsevol altre programari que hàgiu utilitzat mai, de manera que dominar-lo pot semblar un procés descoratjador. Aquest full de trucs us ofereix consells i trucs per fer el que feu cada dia com a gestor de projectes.
Com utilitzar Microsoft Project 2010 per resoldre conflictes de recursos
Quan un recurs està sobreassignat, utilitzeu Microsoft Project 2010 per assegurar-vos que el vostre projecte segueix el camí. Amb Microsoft Project 2010, podeu resoldre els conflictes de recursos modificant les assignacions, canviant la programació i molt més. Tingueu en compte les tàctiques següents per resoldre els conflictes de recursos:
-
Revisar la disponibilitat del recurs al projecte. Per exemple, canvieu la disponibilitat de la persona del 50% al 100%.
-
Modificar les tasques per treure el recurs d'algunes tasques durant el període de temps del conflicte. La nova vista del planificador d'equips és fantàstica per a aquest propòsit.
-
Mou una tasca a la qual s'ha assignat el recurs a una data posterior mitjançant l'eina Mou la tasca o modifica les relacions de dependència de la tasca.
-
Afegiu un segon recurs a una tasca per a la qual el recurs sobreassignat està ocupat. Canvieu la tasca a programació automàtica i impulsada per l'esforç, si cal, per permetre que la tasca es completi més aviat i alliberar el recurs abans.
-
Substituïu el recurs per un altre en algunes tasques. Proveu l'assistent de substitució de recursos per obtenir ajuda amb això si feu servir Project Server.
-
Seleccioneu una tasca i feu clic al botó Inspeccionar al grup Tasques de la pestanya Tasca. Els factors que impulsen el temps de la tasca seleccionada es proporcionen perquè pugueu fer els passos necessaris per abordar-los: per exemple, si una dependència de la tasca està impulsant el temps i podeu modificar aquesta dependència, podria resoldre el vostre problema.
-
Feu canvis al calendari base de recursos per permetre que el recurs funcioni més temps en una setmana.
Creeu una programació de projectes amb Microsoft Project 2010
Crear una programació de projecte és fàcil amb Microsoft Project 2010. A continuació es mostren alguns passos útils per ajudar-vos a crear una programació de Microsoft Project. Després d'haver completat la llista, ja esteu preparat per iniciar el projecte i fer-ne un seguiment de qualsevol progrés. A continuació, podeu informar del progrés a la direcció mitjançant els informes de Microsoft Project, simplement imprimint la vostra programació o compartint-la al web.
-
Introduïu la informació del projecte (com ara la data d'inici).
-
Configura el teu calendari laboral.
-
Creeu tasques, escollint el mètode de programació i la configuració del tipus de tasca i introduint informació sobre la durada.
-
Creeu fites (tasques amb durada zero) al vostre projecte.
-
Organitzeu les vostres tasques en fases, utilitzant l'estructura del projecte.
-
Establir dependències entre les tasques, afegint limitacions si escau.
-
Creeu recursos, assignant informació de cost/tarifa i calendari de recursos.
-
Assignar recursos a les tasques.
-
Resoldre conflictes de recursos.
-
Revisar la durada total i el cost del projecte, fent els ajustos si cal.
-
Estableix una línia de base.
Llocs web útils per millorar l'experiència en gestió de projectes
Tant si considereu la gestió de projectes com un art o una habilitat, Microsoft Project 2010 us ajuda a fer-ho millor. Milloreu la vostra experiència de Microsoft Project visitant llocs web que ofereixen plantilles i complements de tercers per a Microsoft Project i altra informació de gestió de projectes:
Tecles de drecera de Microsoft Project 2010
Microsoft Project 2010 maximitza l'eficiència a mesura que gestioneu projectes, però les dreceres de Project 2010 també us estalvien temps al teclat: aquí teniu algunes tecles de drecera que utilitzareu tot el temps per crear i treballar amb un pla de projecte.
Teclejada |
Resultat |
Insereix |
Insereix una tasca nova |
Ctrl+K |
Insereix un hiperenllaç |
F7 |
Comença la correcció ortogràfica |
Alt+F10 |
Assigna recursos |
Maj+F2 |
Obre el quadre de diàleg Informació de la tasca |
F1 |
Obre l'ajuda de Microsoft Project |
Ctrl+F |
Mostra el quadre de diàleg Cerca |
Ctrl+F2 |
Enllaça les tasques seleccionades |
Ctrl+G |
Mostra el quadre de diàleg Anar a |
Ctrl+H |
Mostra el quadre de diàleg Substitueix |
Ctrl+Z |
Desfà l'acció anterior |
Ctrl+Y |
Torna a fer l'acció desfeta |
Ctrl+P |
Mostra la vista prèvia d'impressió al Backstage |
Ctrl+N |
Obre un nou projecte en blanc |
Ctrl+O |
Obre el quadre de diàleg Obre |
Ctrl+S |
Desa el fitxer |
Gestió de projectes Tècniques d'estalvi de temps
La gestió de projectes consisteix a estalviar temps. Però fins i tot amb eines de gestió com Microsoft Project 2010, el vostre projecte podria durar més temps del que esperàveu. En aquest cas, proveu els mètodes següents per ajustar el temps:
-
Augmenteu el nombre de tasques programades automàticament al vostre pla de projecte perquè Project les pugui reprogramar automàticament.
-
Modifiqueu les dependències perquè les tasques puguin començar abans, si és possible.
-
Creeu dependències superposades quan sigui necessari.
-
Reduïu la quantitat de fluïdesa (però no us desfer mai de tot!) en tasques individuals.
-
Afegiu recursos a les tasques d'esforç programades automàticament perquè acabin abans.
-
Penseu en si el vostre projecte pot prescindir de determinades tasques (per exemple, una segona fase de proves de control de qualitat o una revisió de gestió del disseny d'un paquet).
-
Externalitzar una fase del vostre projecte quan els recursos humans interns no poden completar-la perquè estan ocupats amb altres tasques.