Necessiteu una manera de resumir els registres de vendes individuals en una línia de base per a la previsió. La majoria d'empreses que es dediquen a vendre productes i serveis registren les seves vendes diàriament, tant si estan registrant ingressos com el nombre d'unitats que es van vendre.
Normalment podeu saber des del seu sistema de comptabilitat corporatiu quants dòlars van aportar el 4 de maig i el 12 d'octubre, o quants ginys van vendre el 8 de febrer i el 25 d'agost.
El sistema de comptabilitat sol desglossar les vendes individuals. Per tant, si l'empresa va fer deu vendes el 3 de juny, veureu un registre diferent per a cadascuna de les deu vendes. Veure aquestes vendes una per una és fantàstic si sou comptable, o si teniu algun altre motiu per necessitar informació sobre vendes individuals o si teniu problemes per dormir. Però si feu pronòstics, els registres individuals són una molèstia.
Tingueu en compte les idees següents mentre decidiu la millor manera de resumir les vostres dades de vendes:
- No necessiteu registres de vendes individuals. Si la vostra empresa va fer tres vendes el 5 de gener: una per 2.500 dòlars, una altra per 8.650 dòlars i una altra per 4.765 dòlars, un fet important que voleu saber és que, el 5 de gener, vau aportar 15.915 dòlars.
- No preveus vendes diàriament. Si la vostra empresa és com la majoria, necessiteu una imatge més gran. Per planificar els nivells d'inventari, decidir quants venedors necessita la vostra empresa i esbrinar què podeu esperar d'ingressos i quina serà la responsabilitat fiscal de la vostra empresa, necessiteu un període de temps més llarg, com ara un mes o un trimestre per a la vostra previsió.
- Heu de fer coincidir la durada del vostre període de temps amb els motius de la previsió. Els períodes de temps típics són un mes, un trimestre o un any, depenent del motiu pel qual estigueu pronosticant. Per comprar materials, és possible que vulgueu preveure les vostres vendes per al mes vinent. Per estimar els guanys, és possible que vulgueu preveure les vostres vendes per al proper trimestre. Per prendre decisions de contractació, és possible que vulgueu preveure les vostres vendes per al proper any.
La qüestió és que si aneu a preveure vendes per al mes vinent, heu d'organitzar la vostra línia de base en mesos: quant vau vendre al gener, al febrer, al març, etc. Si aneu a preveure les vendes per al proper trimestre, així és com heu d'organitzar la vostra línia de base: quant heu venut al primer trimestre, al segon trimestre, al tercer trimestre, etc.
Necessiteu una línia de base molt més llarga que només tres períodes per fer un pronòstic que no us faci vergonya.
Les taules dinàmiques d'Excel són ideals per ajudar-vos a sumar les vostres dades de vendes per establir una línia de base per a les previsions. Introduïu les vostres dades de vendes en brut a Excel, on podeu crear taules dinàmiques de dues maneres principals:
- Des d'una taula d'Excel: suposem que el vostre departament de comptabilitat o informàtica us pot enviar dades de vendes en format de còpia electrònica, com ara un fitxer .csv (valors separats per comes). Podeu enganxar aquestes dades en un llibre d'Excel com a llista, convertir aquesta llista en una taula i basar-hi una taula dinàmica.
- De les dades externes (el que anomena Excel) : és a dir, les dades subjacents, les xifres de vendes individuals, no s'emmagatzemen en un full de treball d'Excel. Es guarden en una base de dades independent o en un fitxer de text o fins i tot en un altre llibre d'Excel.
La creació de taules dinàmiques amb dades externes pot ser útil perquè les dades de vendes s'actualitzen habitualment a la font de dades externa (a la pràctica, sovint es tracta d'una veritable base de dades relacional, a diferència d'un fitxer pla com una llista o taula estàndard d'Excel). Aleshores, quan vulgueu actualitzar la vostra previsió, no cal que obtingueu i enganxeu dades noves al vostre llibre de treball. La taula dinàmica es pot actualitzar automàticament des de la font de dades externa.