Tot i que tots els objectes de Microsoft Access 2007 es poden exportar, exportar les dades d'una taula o consulta a un altre programa, com ara un full de càlcul, és la tasca d'exportació més habitual. L'exportació d'una taula o consulta implica reorganitzar les dades que conté en un format diferent. Igual que amb la importació, Access pot traduir les dades a una varietat de formats de fitxer en funció de les vostres necessitats.
Formats d'exportació
La pestanya Dades externes de la cinta mostra tots els formats de fitxer als quals es pot exportar l'objecte. (Accediu a les exportacions als mateixos formats que importa. Access també exporta a PDF (fitxers Adobe Acrobat) i Microsoft Word.)
El principal problema a tenir en compte a l'hora d'exportar és la pèrdua de dades. Una taula Access fabulosa no sempre es tradueix en una taula Paradox fabulosa. No totes les bases de dades comparteixen les mateixes regles
- Tipus de dades: els tipus de dades d'accés especial com ara AutoNumber, Sí/No, Memo i OLE gairebé segur que causaran problemes en altres programes. És possible que necessiteu una solució creativa de problemes perquè les dades funcionin de la manera que voleu.
- Noms de camp: cada programa de base de dades té el seu propi conjunt de regles que regeixen els noms de camp, com ara la longitud i els caràcters especials (com un signe de dòlar o de percentatge) permesos al nom de camp.
- Per evitar problemes amb els noms dels camps durant l'exportació, mantingueu els noms dels camps curts i utilitzeu només lletres i números mentre anomeneu els camps d'accés. Si els noms dels camps de la taula d'accés incompleixen les regles del programa al qual esteu exportant, l'exportació no funcionarà correctament.
Estigueu preparats per passar el temps ajustant l'exportació perquè funcioni com vulgueu. Si teniu un problema durant l'exportació, consulteu la documentació del programari el format de fitxer del qual esteu exportant per obtenir les regles de nom de camp i tipus de dades .
Exportació de dades de taula o consulta
Els passos per exportar una taula o consulta són senzills:
1. Amb la base de dades oberta, feu clic a la taula o consulta que voleu exportar.
El nom de la taula està ressaltat.
2. Feu clic a la pestanya Dades externes de la cinta.
El grup d'eines Exporta apareix a la cinta:
• Les tasques d'exportació habituals tenen els seus propis botons.
• Els formats poc utilitzats s'agrupen al botó Més.
3. Feu clic a l'eina que coincideixi amb el programa al qual exporteu les vostres dades.
Apareix un quadre de diàleg Exporta personalitzat amb el format que trieu.
4. Seguiu els passos del quadre de diàleg Exporta per completar l'exportació.
El quadre de diàleg Exporta mostrarà les opcions per al format del fitxer d'exportació:
• Cada opció us demanarà un nom de fitxer (inclòs el camí) per a les vostres dades exportades.
• Alguns processos d'exportació també us demanen si voleu obrir el vostre fitxer nou un cop finalitzada l'exportació. Això pot evitar una cerca frustrant després de desar el fitxer.
5. Marqueu la casella de selecció Desa els passos d'exportació si sabeu que tornareu a fer aquesta exportació.
La cinta conté un botó anomenat Exportacions desades. Utilitzeu-ho per exportar fàcilment una taula o una consulta de manera rutinària.