La diferència principal entre l'Office Web Apps i el programari de Microsoft Office és que executeu una Office Web App a través d'una finestra del navegador web. A continuació us expliquem com funciona: amb el vostre navegador, aneu a un lloc web, inicieu l'aplicació web, obriu un fitxer i us poseu a treballar. Els fitxers amb els quals treballeu s'emmagatzemen, com l'aplicació web, a Internet, no al vostre ordinador. Totes les tasques es fan mitjançant un navegador web.
Tenir els vostres fitxers emmagatzemats a Internet significa que podeu treballar amb fitxers allà on us pugueu connectar a Internet. No cal que estigueu a l'oficina o a casa, ni tan sols heu de portar el vostre ordinador portàtil amb vosaltres. Si pots connectar-te a Internet, pots posar-te a treballar. Emmagatzemar fitxers a Internet ofereix un altre gran avantatge: podeu compartir fitxers i col·laborar-hi amb altres persones.