Una de les característiques més atractives d'Excel és la seva flexibilitat. Cada cel·la individual pot contenir text, un número, una fórmula o pràcticament qualsevol altra cosa que defineixi el client. De fet, aquesta és una de les raons fonamentals per les quals Excel és una eina eficaç per a l'anàlisi de dades. Els clients poden utilitzar rangs, fórmules i macros amb nom per crear un sistema complex de càlculs entrellaçats, cel·les enllaçades i resums formatats que funcionen conjuntament per crear una anàlisi final.
Aleshores, quin és el problema? El problema és que no hi ha transparència dels processos analítics. És extremadament difícil determinar què està passant realment en un full de càlcul. Qualsevol persona que hagi hagut de treballar amb un full de càlcul creat per algú altre sap molt bé la frustració que comporta desxifrar les diverses voltes de càlculs i enllaços que s'utilitzen per realitzar anàlisis.
Els fulls de càlcul petits que realitzen anàlisis modestes són dolorosos de desxifrar, i els llibres de treball grans, elaborats i de diversos fulls de treball són pràcticament impossibles de descodificar, i sovint us deixa començar des de zero.
En comparació amb Excel, els sistemes de bases de dades poden semblar rígids, estrictes i inquebrantables en les seves regles. Tot i això, tota aquesta rigidesa té un benefici.
Com que només es permeten determinades accions, podeu entendre més fàcilment què s'està fent dins dels objectes de base de dades estructurades, com ara consultes o procediments emmagatzemats. Si s'està editant un conjunt de dades, s'està calculant un nombre o qualsevol part del conjunt de dades es veu afectada com a part d'un procés analític, podeu veure fàcilment aquesta acció revisant la sintaxi de la consulta o el codi del procediment emmagatzemat. De fet, en un sistema de bases de dades relacionals, mai no trobeu fórmules amagades, cel·les amagades o rangs amb nom morts.