Totes les funcions de base de dades d'Excel prenen una referència de base de dades com a primer argument. L'àrea de la base de dades ha d'incloure capçaleres (noms de camp) a la primera fila. A la figura següent, la primera fila utilitza l'identificador de l'estudiant, la classe, el professor i la nota final com a capçaleres de la informació de cada columna respectiva.
Ús d'una base de dades per emmagatzemar la informació dels estudiants.
Una bona manera de treballar amb les funcions de la base de dades és posar un nom a l'àrea de la base de dades i després introduir el nom, en lloc de l'adreça de l'interval, a la funció.
Per configurar un nom, seguiu aquests passos:
Seleccioneu tota l'àrea de la base de dades.
Assegureu-vos que la fila superior tingui capçaleres i estigui inclosa a la selecció.
Feu clic a la pestanya Fórmules (a la part superior de la finestra d'Excel).
Feu clic a Definir nom a l'àrea Noms definits.
Apareix el quadre de diàleg Nom nou, amb l'adreça de rang establerta al quadre Es refereix a.
Escriviu un nom al quadre Nom (o feu servir el nom suggerit).
Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg.
Més tard, si s'afegeixen registres a la part inferior de la base de dades, haureu de redefinir l'interval de l'àrea anomenada per incloure les noves files. Podeu fer-ho de la següent manera:
Feu clic al botó Gestor de noms a la pestanya Fórmules d'Excel.
Apareix el quadre de diàleg Gestor de noms.
Feu clic al nom de la llista que voleu redefinir.
Feu clic al botó Edita al quadre de diàleg.
Excel obre el quadre de diàleg Edita el nom, que es mostra aquí, amb informació sobre l'interval seleccionat.
Actualització de la referència a una àrea nomenada.
Canvieu la referència al quadre Es refereix a.
Podeu utilitzar el botó quadrat petit que hi ha a la dreta del quadre Es refereix a per definir la nova referència arrossegant el punter del ratolí per sobre. Si feu clic al botó quadrat petit, es redueix la mida del quadre de diàleg Edita el nom i us permet accedir al full de treball. Quan hàgiu acabat d'arrossegar el ratolí sobre la nova àrea del full de treball, premeu Intro per tornar al quadre de diàleg Edita el nom.
Feu clic al botó D'acord per desar el canvi de referència i tancar el quadre de diàleg.
Feu clic a Tanca.
Si afegiu registres a l'interval de la vostra base de dades inserint noves files en algun lloc del mig, en comptes d'afegir-los al final, Excel ajustarà automàticament la referència a l'interval nomenat.