Les funcions de la base de dades d'Excel funcionen bàsicament de la mateixa manera. Realitzen algun càlcul en un camp específic per a aquells registres que compleixen els criteris especificats. Per exemple, podeu utilitzar una funció de base de dades per calcular la nota final mitjana de tots els estudiants de Comptabilitat 101.
Totes les funcions de base de dades utilitzen els tres arguments següents:
-
L'interval de la base de dades: aquest argument indica a la funció on es troba la base de dades. L'introduïu utilitzant adreces de cel·la (per exemple, A1:D200) o un interval amb nom (per exemple, Estudiants). L'interval ha d'incloure tots els registres, inclosa la fila superior de noms de camp.
-
El camp: heu de dir a una funció de base de dades en quin camp operar. No podeu esperar que ho resolgui per si mateix! Podeu introduir el número de columna o el nom del camp. Un número de columna, si s'utilitza, és el número de la columna desplaçada de la primera columna de l'àrea de la base de dades. En altres paraules, si una base de dades comença a la columna C i el camp és a la columna E, el número de columna és 3, no 5. Si s'utilitza un encapçalament, poseu-lo dins d'un conjunt de cometes dobles. Les funcions de base de dades calculen un resultat a partir dels valors d'aquest camp. Quants valors s'utilitzen depèn del tercer argument: els criteris.
-
Els criteris: indica la funció on es troben els criteris; no és el criteri per se. Els criteris indiquen a la funció quins registres cal utilitzar en el seu càlcul. Definiu els criteris en una part independent del full de treball, a part de l'àrea de la base de dades. L'adreça d'aquesta àrea es passa a la funció de base de dades.