Quan utilitzeu un programa de base de dades com Access 2013, no podeu començar a introduir dades. En canvi, heu de crear un disseny de base de dades relacional, dividint la vostra informació en una o més taules, cadascuna formada per camps (que són com les columnes d'un full de càlcul). Les taules estan connectades per unions relacionals, en les quals un camp d'una taula coincideix (relaciona amb) un camp d'una altra. Aquí teniu la idea general:
Identifiqueu les vostres dades.
Feu una llista dels camps possibles (informació), incloent-hi text, numèric, data, vertader/fals i altres tipus de dades.
Eliminar camps redundants.
No emmagatzemeu la mateixa informació en més d'un lloc. Si podeu calcular un camp a partir d'un altre, només en deseu un. (Deseu la data de naixement o l'edat, però no totes dues, per exemple.)
Organitza els camps en taules.
Agrupa els teus camps segons el que descriuen perquè cada grup es converteixi en una taula. Una base de dades d'entrada de comandes per a una botiga pot tenir una taula per a clients, una per a productes i una altra per a comandes.
Afegiu taules de codis i abreviatures.
Planifiqueu incloure una taula de noms d'estat i codis de dues lletres, i una taula de tots els altres codis o abreviatura que voleu utilitzar a la base de dades. Utilitzareu aquestes taules per crear menús desplegables de valors que podeu triar en introduir registres.
Trieu una clau primària per a cada taula.
La clau primària és el camp que identifica de manera única cada registre de la taula. Podeu dir a Access que assigni un número d'identificació únic a cada registre mitjançant un camp AutoNumber.
Enllaceu les taules.
Vegeu quines taules contenen camps que coincideixen amb camps d'altres taules. En una base de dades d'entrada de comandes, la taula Comandes ha de contenir un camp que identifiqui el client que va fer la comanda, un camp que coincideixi amb el camp de clau primària de la taula Clients. La majoria de les relacions són d' un a molts , en què un registre d'una taula pot coincidir amb més d'un (o cap) registre d'una altra taula.