Gestionar un projecte és difícil. L'abast, els recursos, les expectatives, els horaris i els pressupostos estan canviant sempre. Tot i que Microsoft Project us pot ajudar amb la mecànica d'organització, planificació i seguiment d'un projecte, no us pot ajudar a prevenir tots els inconvenients de la gestió de projectes. Aquí teniu una ullada a deu dels inconvenients més comuns i consells sobre com evitar-los.
Per començar amb el peu correcte en un nou projecte, comenceu per reflexionar sobre el panorama general i aneu fins als detalls de manera sistemàtica. Heu d'entendre el propòsit, els objectius i la importància estratègica del projecte abans de submergir-vos en les tasques detallades que són necessàries per completar el projecte.
Comenceu fent aquestes preguntes: el projecte s'ha d'organitzar per lliurament? Per fase? Per geografia? Per tipus de tecnologia? Penseu en les implicacions d'organitzar el vostre projecte d'aquestes maneres. Quan determineu com voleu organitzar el projecte, podeu començar la vostra estructura de desglossament del treball (WBS). Si decidiu organitzar-lo per fases, cada fase del vostre projecte es reflecteix al nivell superior de l'ETP; si decidiu que els lliuraments són una millor manera d'organitzar el projecte, aquests són el nivell superior. Un cop establert el vostre nivell superior, podeu començar a descompondre el nivell superior en paquets de treball més detallats i de paquets de treball en tasques.
No es podria planificar un projecte sense algunes hipòtesis. Fer suposicions no és un problema, però creure que altres persones coneixen —o fins i tot comparteixen— les vostres hipòtesis és un problema.
Sempre que inicieu un projecte nou, creeu un registre d'assumpcions, ja sigui en un full de càlcul d'Excel o com a taula de Word. Documenteu el supòsit, especifiqueu la data límit per validar-lo i afegiu un camp per als comentaris. És molt senzill, però assegura que tothom està operant sota el mateix conjunt de supòsits.
Enganxeu el supòsit a la secció Notes de les tasques afectades pel supòsit.
El teu projecte és important per a tu; de fet, pot ser l'aspecte més important del teu treball. Tanmateix, pot ser que no sigui tan important per a tots els altres. Si treballes en una organització que té molts projectes en curs, és probable que la teva no sigui la prioritat número 1. Sempre que es treguin recursos del vostre projecte per ajudar-vos en un altre, simplement torneu a la programació i reviseu el vostre pla per completar el treball. És possible que hàgiu de revisar la línia de base o fins i tot crear-ne una de nova.
Quan esteu treballant profundament dins del projecte i intenteu equilibrar la disponibilitat de recursos amb el treball que s'ha de completar, l'estratègia més senzilla és buscar el primer recurs no assignat o subassignat i assignar aquesta persona a una tasca. El problema és que el recurs no assignat pot no tenir les habilitats per fer la feina. La posició d'un empleat al departament de TI, per exemple, no garanteix, ni tan sols implica, que pugui construir una base de dades o dissenyar un sistema. Identificar les habilitats necessàries per completar el treball i identificar els conjunts d'habilitats dels recursos disponibles. Fins i tot potser haureu d'identificar els nivells d' habilitat , com ara el nivell inicial, el nivell mitjà i l'expert.
Si no calculeu l'esforç i la durada de cada tasca, correu el risc d'assignar massa feina a un sol recurs. En la majoria dels casos, els recursos no es dediquen a projectes a temps complet. Molts recursos funcionen en una organització matricial ; treballen en múltiples projectes, o fan treballs per projectes.
Si no determineu quant de temps han de dedicar els recursos al projecte i niveleu el treball en conseqüència, us enfronteu a una sorpresa desagradable quan el projecte s'endarrereix perquè els seus recursos no estan dedicats al 100 per cent o perquè els heu sobreassignat.
Com a gestor de projectes, confieu en els membres de l'equip per proporcionar estimacions precises de costos i durada del seu treball. Després de tot, no pots ser un expert en la matèria en tots els camps. Tanmateix, com que encara sou responsable del calendari i pressupost que desenvolupeu, hauríeu d'entendre com s'han desenvolupat les estimacions i després verificar el mètode d'estimació adequat.
A la secció Notes, documenteu la base de les estimacions i les hipòtesis utilitzades per desenvolupar una estimació per ajudar a fer un seguiment de les variables associades a l'estimació.
Un director de projecte té una actitud de pot fer. Estar en el negoci de resoldre problemes i obtenir resultats, però, no vol dir que et puguis permetre ser cegament optimista sobre els projectes. El lliurament a temps i pressupost depèn en part de l'establiment d'una reserva de contingència tant per al calendari com per al pressupost. Podeu establir una reserva per a tasques individuals que són intrínsecament arriscades i establir una reserva global del projecte. Per a projectes més senzills, n'hi ha prou amb una reserva del 10%. Per a la tecnologia d'avantguarda, és possible que necessiteu una reserva del 50 per cent o més.
L'impediment número 1 per completar les tasques és, sens dubte, La Trobada. És possible que recordeu els dies laborals en què vau passar d'una reunió a l'altra, només per arribar al final del dia i adonar-vos que no vau completar cap del vostre propi treball. Probablement no calgués assistir a tots, o que si almenys s'haguessin gestionat de manera més eficaç, podrien haver conclòs en la meitat del temps.
Atureu la bogeria de la reunió! Programeu reunions, fins i tot reunions d'estat setmanals, només quan sigui necessari. Experimenteu fent reunions d'equip cada dues setmanes o realitzant reunions individuals amb els membres de l'equip.
Si un tema específic de l'ordre del dia requereix l'aportació d'una part interessada, convideu-la a assistir només a aquesta part de la reunió i, a continuació, us disculpeu per tornar a la feina.
Després de saber com crear un calendari efectiu amb Project, no confongueu el calendari amb la realitat. L'horari és simplement un model de realitat, donada la informació disponible en aquell moment. La informació, els supòsits, les estimacions i els recursos canvien, els riscos i els problemes estan sempre presents i, per descomptat, l'abast del projecte canvia. Per tant, tan bon punt feu la base del projecte, probablement estigui obsolet.
Feu tot el possible, per descomptat, per actualitzar el model amb la informació més recent, però recordeu que simplement programar un esdeveniment no garanteix que es produeixi.
Si no podeu esbrinar com complir un termini donats els recursos i la informació que introduïu al Projecte, és poc probable que compliu aquest termini. De fet, Project us pot ajudar a comunicar els problemes inherents a una data de lliurament agressiva. Podeu mostrar el calendari als interessats i demanar-los que us ajudin a determinar com accelerar la realització de les tasques. En alguns casos, les parts interessades poden proporcionar informació rellevant que us ajudi a acabar abans; en altres casos, però, volen que el projecte estigui acabat en una data específica, però no hi ha cap manera raonable de complir la data de venciment.
Quan t'enfrontes a una data límit poc realista, compleix-la com puguis. Tanmateix, si el termini és simplement impossible, reconeix-ho. Podeu utilitzar Project per cercar enfocaments alternatius per assolir els resultats del projecte, encara que no el podeu utilitzar per comprimir el temps.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
