Descobrint les moltes maneres de veure els vostres missatges a Outlook 2000

Podeu veure els vostres missatges d'almenys deu maneres, començant pel conjunt que inclou Microsoft Outlook. Podeu modificar cada vista ordenant per qualsevol columna d'informació de qualsevol vista fent clic al títol d'aquesta columna.

Per canviar la vista dels missatges a l'Outlook, trieu Visualització–>Visualització actual i, a continuació, trieu una de les vistes següents al menú:

• Missatges. Aquesta és la imatge senzilla de la vostra safata d'entrada (De, A, Assumpte), només els conceptes bàsics. Els missatges que encara no heu llegit s'enumeren en negreta; els altres s'enumeren en lletra normal.

• Missatges amb vista prèvia automàtica. Quan no teniu temps de llegir tots els missatges que rebeu, una vista prèvia és útil. Les primeres línies us poden donar una pista sobre quins missatges voleu llegir. La vista prèvia automàtica us mostra aquestes primeres línies.

• Normalment, només veus previsualitzacions dels missatges que encara no has llegit. Només veus els títols dels missatges que has llegit. De fet, Outlook suposa que heu llegit qualsevol missatge que hàgiu obert. També podeu marcar un missatge com a llegit o no llegit fent-hi clic amb el botó dret i escollint Marca com a llegit o Marca com a no llegit.

• Amb Bandera de Seguiment. Podeu marcar els missatges entrants per ajudar-vos a fer un seguiment del que heu de fer en resposta a cada missatge. La vista marcada agrupa els vostres missatges en funció de si s'han establert banderes als missatges i enumera quins tipus de banderes s'han establert i quan s'han de fer.

• Alguns experts diuen que la manera més eficient de tractar tots els vostres missatges entrants és arxivar-los segons el que heu de fer amb ells i després actuar-hi segons la prioritat i el moment de cada missatge. Les banderes de missatges són una manera útil d'aconseguir saber què heu de fer amb els missatges que rebeu. Amb la vista de bandera de seguiment organitza automàticament els vostres missatges segons l'acció que demanen, fent-vos eficient a l'instant, oi?

• Els darrers set dies. Quan se't demana que prenguis mesures immediates sobre un missatge que has rebut fa uns dies, no sempre és fàcil trobar el missatge que t'indica què has de fer, sobretot si reps molts correus electrònics. La visualització dels darrers set dies us mostra només els missatges que heu rebut durant la setmana passada. Trobar un element en una llista curta és més fàcil que en una llarga.

• La llista dels darrers set dies limita la vostra visualització als missatges que arriben en un període de set dies. No ordena els missatges segons el que hi ha dins o qui els ha enviat. Podeu ordenar els vostres missatges segons el nom del remitent o l'assumpte del missatge fent clic als títols a la part superior de les columnes de la vista.

• Marcat per als propers set dies. Si marqueu missatges que són realment importants, és probable que els missatges que heu marcat per cridar la vostra atenció durant els propers dies requereixin la vostra atenció primer. Per fer una ullada ràpida als articles més interessants, utilitzeu Marcat per a la vista dels propers set dies.

• Igual que la visualització Marcada, la vista Marcada per als propers set dies redueix a l'essencial: qui ha enviat el missatge, quin és l'assumpte del missatge i quan s'ha d'actuar amb el missatge que està marcat.

• Per tema de conversa. Sempre hauríeu d'incloure una línia d'assumpte que sigui fàcil d'entendre perquè la persona que rep el vostre missatge sàpiga a primera vista el tema del vostre missatge i què cal fer-hi. Amb sort, altres persones fan el mateix per tu. Aleshores, podeu obtenir una mica de quilometratge dels vostres missatges ordenant-los a la vista Per tema de conversa.

• Per remitent. Quan el cap truca i pregunta: "Has rebut el missatge de correu electrònic sobre les bonificacions que et vaig enviar fa tres setmanes?" probablement no voldreu dedicar-vos molt de temps a ordenar els missatges de la resta de les últimes tres setmanes. La manera més ràpida de respondre ràpidament a la pregunta del cap és canviar a la vista Per remitent.

• Podeu trobar instantàniament el nom del cap a la vista Per remitent. Feu doble clic al missatge titulat Bonificacions. Llavors pots dir-li al cap: “Certament ho vaig fer; és aquí davant meu". Podràs respondre tan ràpidament que el cap estarà encantat de donar-te aquesta bonificació.

• Missatges no llegits. No cal que llegiu tots els missatges que apareixen a la pantalla, però la llei de Murphy diu que la informació més important estarà en un missatge que encara no heu llegit. La vista Missatges no llegits us ofereix un cop d'ull ràpid a les coses que encara no heu fet.

• No deixeu la safata d'entrada a la vista Missatges no llegits tot el temps perquè sembla que els missatges desapareixeran quan els acabeu de llegir. És més fàcil utilitzar la vista de missatges la majoria del temps i canviar a la vista de missatges no llegits de tant en tant com a estratègia per trobar coses.

• Enviat a. Pot semblar una tonteria tenir una vista de la vostra safata d'entrada ordenada segons el nom de la persona a la qual s'envia cada missatge. Després de tot, és la teva safata d'entrada; t'haurien d'enviar tot, o no seria aquí, oi?

• Teniu dos motius per utilitzar la visualització Enviat a. Alguns missatges que us arriben s'adrecen a tothom de la vostra empresa, per exemple, així que és bo saber que alguns missatges no s'han de prendre personalment. El segon motiu és que el mateix conjunt de visualitzacions està disponible a la safata d'entrada i a la carpeta Elements enviats. La carpeta Elements enviats és on Outlook guarda còpies dels missatges que heu enviat a altres persones. Saber què has enviat a qui pot ser molt útil.

• Enviats per veure només s'ordena, no s'agrupa, el que significa que els missatges apareixen per ordre dels noms de les persones que els han enviat. Una vista agrupada mostraria com a encapçalament d'un grup el nom de cada persona que us ha enviat correu. Si feu clic a la columna Assumpte, perdreu l'avantatge de tenir la llista ordenada per remitent. Si la vostra llista Enviats a sembla que està ordenada incorrectament, feu clic a la paraula A a la part superior de la columna A.

• Cronologia del missatge. La vista Cronologia del missatge és una de les vistes més interessants d'Outlook; et dibuixa un gràfic de tots els teus missatges segons quan van arribar. La vista Cronologia dels missatges està dissenyada per ajudar-vos a trobar missatges quan recordeu quan van arribar, però no per què van arribar ni qui els va enviar.

• Les petites icones que representen els missatges són en realitat dreceres als missatges que representen. Podeu obrir un missatge fent doble clic a la icona d'aquest missatge. També podeu fer clic amb el botó dret a la icona del missatge per respondre un missatge, suprimir un missatge o moure un missatge a una altra carpeta.