Amb Office 365 i SharePoint Online, teniu una casa centralitzada per a tots els documents. Podeu accedir a aquests documents des de diversos ordinadors (o fins i tot el vostre telèfon mòbil) i per diverses persones. Independentment de quantes persones o dispositius accedeixen al document, només existeix una única versió del document a SharePoint.
Com que SharePoint es troba al núvol i s'hi accedeix a través d'Internet, només necessiteu una connexió a Internet o recepció cel·lular per accedir a les dades de la vostra empresa.
Un autèntic reforç de la ineficiència és tenir diferents versions de documents escampades per tot arreu. És possible que tingueu una versió d'un document a la feina i una altra versió a l'ordinador de casa i una altra versió al vostre ordinador portàtil. Els documents també tenen un mal costum de multiplicar-se.
Quan envieu un document a persones per correu electrònic, el desen al seu ordinador i després fan canvis. Molt ràpidament, hi ha diversos documents i es fa gairebé impossible determinar quina versió conté la informació necessària.
A més dels documents, Office 365 us permet sincronitzar tot el vostre correu electrònic, calendari i contactes en diversos dispositius. Si utilitzeu Outlook a casa i a l'oficina, no us haureu de preocupar d'estar a l'ordinador equivocat quan intenteu trobar un contacte a la feina.
No us haureu de preocupar per perdre una cita perquè tots els ordinadors que feu servir es sincronitzen amb Exchange Online. El resultat és que les vostres cites, correu electrònic i contactes viuen al núvol i es sincronitzen amb el vostre programa de correu electrònic.
També podeu sincronitzar el vostre telèfon intel·ligent amb Exchange Online perquè mai no us trobeu lluny de les vostres cites, contactes i correu electrònic. Aquesta característica és una de les més valuoses.