En molts aspectes, el correu electrònic és millor que el correu ordinari en paper (també conegut pels aficionats al correu electrònic com a correu de caragol ). El correu electrònic s'entrega molt més ràpid que el correu en paper, gairebé instantàniament. (L'enviament ràpid és molt útil per a les felicitacions d'aniversari d'última hora, si voleu perdre's una data important de tant en tant.) El correu electrònic també és increïblement barat; de fet, és gratuït la major part del temps.
La manera ràpida i bruta de crear un missatge
Crear un missatge nou és increïblement fàcil. Probablement ho podeu esbrinar sense cap ajuda, però aquí teniu una pista: inicieu Outlook, feu clic al botó Nou, introduïu una adreça al quadre A, un assumpte al quadre Assumpte, un missatge al quadre de missatge i feu clic a Envia. (Va clavar aquest, no? Va ser fàcil o què?)
La manera lenta i completa de crear un missatge
És possible que preferiu un enfocament més detallat per crear un missatge de correu electrònic. Si teniu un ien per a un correu electrònic elegant, sobretot si voleu aprofitar tots els timbres i xiulets que Outlook pot afegir al vostre missatge, seguiu aquests passos:
1. Feu clic al botó Correu al tauler de navegació (o premeu Ctrl+1).
Apareix la safata d'entrada del correu electrònic.
2. Trieu Fitxer—>Nou—>Missatge de correu (o premeu Ctrl+N).
Apareix el formulari Missatge nou.
3. Feu clic al quadre de text A i escriviu l'adreça de correu electrònic de la persona a qui esteu enviant el missatge.
També podeu fer clic al botó A, cercar el nom de la persona a qui esteu enviant el missatge a la Llibreta d'adreces i, a continuació, fer clic a D'acord.
4. Feu clic al quadre de text Cc i escriviu les adreces de correu electrònic de les persones a les quals voleu enviar una còpia del vostre missatge.
Si esteu enviant missatges a diverses persones, separeu les seves adreces; podeu utilitzar comes o punt i coma.
5. Escriviu l'assumpte del missatge al quadre Assumpte.
El vostre tema pot ser força llarg, però feu-lo breu. Una línia d'assumpte ràpida i rellevant fa que algú vulgui llegir el vostre missatge; una línia d'assumpte llarga o estranya no. (Bé, mai se sap amb una línia d'assumpte estranya, però no envieu correus electrònics estranys a l'oficina tret que tothom ho faci).
6. Escriviu el text del missatge al quadre de text.
Si utilitzeu Microsoft Word com a processador de textos, també podeu configurar Outlook perquè utilitzi Word com a editor de correu electrònic. Podeu incloure format, gràfics, taules i tots els trucs disponibles a Word per fer que el vostre correu electrònic sigui més atractiu.
Quan utilitzeu Word com a editor de correu electrònic, no feu res diferent; només veureu les barres d'eines de Word al formulari de correu electrònic d'Outlook quan esteu creant un correu electrònic. Podeu utilitzar totes les eines que veieu per afegir format al vostre correu electrònic. Si esteu completament a casa amb Microsoft Word, només podeu crear missatges a Word i enviar-los directament sense ni tan sols obrir Outlook. Simplement escriviu un missatge a Word escollint Fitxer—>Envia a—>Destinatari del correu, escriviu una adreça i un assumpte i, a continuació, feu clic a Envia.
Aneu amb compte com formeu el correu electrònic per enviar-lo a la gent a Internet. No tots els sistemes de correu electrònic poden gestionar gràfics o text formatat, com ara negreta o cursiva, de manera que l'obra mestra de l'art de la correspondència que envieu al vostre client a Internet pot arribar com un galimat. Si no sabeu què té l'altra persona al seu ordinador, aneu lleugerament als gràfics. Quan envieu correu electrònic als vostres companys de la mateixa oficina, o si esteu segur que la persona a la qual envieu també l'Outlook, el format i els gràfics haurien de semblar correctes.
7. Feu clic al botó Envia.
El vostre correu s'envia a la Bústia de sortida. Si esteu a una xarxa d'oficina, el vostre correu automàticament passa des de la safata de sortida a la safata d'entrada de la persona a qui esteu enviant el missatge. Si utilitzeu un servei en línia com MSN o CompuServe, premeu F5 per enviar el missatge de correu electrònic.