Si voleu crear un índex per al vostre document de Word 2007, la primera tasca és marcar les paraules o frases que voleu incloure a l'índex. La manera més habitual de fer-ho és inserir un marcador d'índex al document a cada aparició de cada element que voleu que aparegui a l'índex.
Marcació d'entrades d'índex
Per marcar les entrades d'índex manualment, seguiu aquests passos sempre que pugueu romandre despert:
1. Obriu el document que voleu indexar.
2. Seleccioneu la paraula o frase que voleu a l'índex amb el ratolí o el teclat.
3. Premeu la drecera de teclat Alt+Maj+X.
Alt+Maj+X és una de les dreceres de teclat més memorables de Word, sens dubte. Obre el quadre de diàleg Marca l'entrada d'índex.
4. Comproveu el contingut al camp Entrada principal. Si és correcte, feu clic al botó Marca. Si no, corregiu-lo i feu clic a Marca.
El text no ha d'aparèixer a l'índex exactament com apareix al document. Podeu destacar una abreviatura per incloure-la a l'índex, per exemple, però després editar el camp d'entrada principal perquè aparegui l'ortografia completa de la paraula, en lloc de l'abreviatura, a l'índex.
5. Per indexar una entrada sota una paraula diferent, escriviu l'entrada alternativa al camp Entrada principal i torneu a fer clic al botó Marca.
Per exemple, és possible que vulgueu crear una entrada per a "mutt, mangy" a més de "mangy mutt".
6. Marqueu les entrades d'índex addicionals ressaltant-les al document i fent clic al botó Marca.
El quadre de diàleg Marca l'entrada d'índex funciona una mica com el quadre de diàleg Ortografia en la forma en què es manté a la pantalla perquè pugueu marcar de manera eficient entrades d'índex addicionals. Així, mentre el quadre de diàleg Marca l'entrada d'índex continua visible, podeu seleccionar el text per a una altra entrada d'índex i després fer clic a Marca per marcar-lo. Podeu seguir indexant mentre tingueu l'energia.
7. Després de marcar totes les entrades d'índex que voleu, feu clic al botó Tanca.
Les entrades de l'índex estan marcades amb codis especials formats com a text ocult, de manera que normalment no les podeu veure i no s'imprimeixen. No obstant això, estan allà esperant ser comptats quan creeu l'índex.
Aquí teniu alguns consells oportuns per preparar les vostres entrades d'índex:
- La manera més eficient de crear un índex és després d'escriure i editar el document. La creació d'entrades d'índex mentre escriviu el document només us retarda i us distreu de la vostra tasca principal: escriure.
- Si us trobeu amb una paraula o frase mentre marqueu entrades d'índex que sabeu que apareixen en altres llocs del vostre document, feu clic al botó Marca tot al quadre de diàleg Marca l'entrada d'índex. En fer clic al botó Marca-ho tot, creeu una entrada d'índex no només per al text seleccionat, sinó també per a qualsevol altra aparició del text seleccionat dins del document.
- Cada vegada que marqueu una entrada d'índex, Word activa l'opció Mostra totes les marques de format, que revela no només el text ocult que s'utilitza per marcar entrades d'índex, sinó també altres caràcters que normalment s'amaguen a la vista, com ara codis de camp, caràcters de tabulació, guionets opcionals, etc. etcètera. Aquest comportament és normal, així que no us sorpreneu quan succeeixi
- Les entrades d'índex tenen un aspecte semblant a això: { XE "mangy mutt" }, amb format de text ocult. Podeu editar el text de l'entrada de l'índex (la part entre cometes) si voleu canviar una entrada d'índex després de crear-la.
Creació de l'índex
Després de marcar les entrades de l'índex, el procés de generació de l'índex és relativament fàcil:
1. Moveu el punt d'inserció al lloc on voleu que aparegui l'índex.
L'índex generalment comença en una pàgina nova prop del final del document.
2. Obriu la pestanya Referències a la cinta i feu clic al botó Insereix índex que es troba al grup Índex.
Apareix el quadre de diàleg Índex.
3. Seleccioneu l'estil d'índex que voleu a la llista desplegable Formats.
4. Juga amb els altres controls de la pestanya Índex per ajustar l'índex.
• Tipus: us permet col·locar subentrades d'índex en línies amb sagnat separades (Sagnat) o executar juntes (Introducció).
• Columnes: estableix el nombre de columnes que voleu a l'índex. Dos és la norma.
• Idioma: si teniu instal·lades diverses opcions d'idioma al Word, podeu seleccionar l'idioma que voleu utilitzar aquí.
• Alinea els números de pàgina a la dreta : marqueu aquesta casella de selecció si voleu que els números de pàgina es col·loquin a la vora dreta de l'índex.
• Líder de pestanya: canvia o elimina la línia de punts que connecta cada entrada d'índex amb el seu número de pàgina. Podeu eliminar la línia de punts només quan seleccioneu l'opció Alinea els números de pàgina a la dreta.
• Formats: us permet triar un dels diversos formats preestablerts per a l'índex. O bé, podeu especificar Des de la plantilla per utilitzar estils a la plantilla del document per determinar el format de l'índex.
5. Feu clic a D'acord.
L'índex s'insereix al document.