Un camp calculat pren informació d'un altre camp de la base de dades de Microsoft Access 2007 i realitza algunes aritmètiques per obtenir informació nova. De fet, un camp calculat pot prendre dades de més d'un camp i combinar informació per crear un camp completament nou si això és el que voleu. Podeu fer aritmètica senzilla, com ara sumar i multiplicar, o utilitzar les funcions integrades d'Access, com ara Suma i Mitjana (mitjana), per a càlculs més difícils.
El primer pas per crear un camp calculat (també conegut com a expressió per Access) en una consulta és incloure les taules que continguin els camps que necessiteu per al vostre càlcul. Access no pot treure els números de la nada per al càlcul, de manera que us heu d'assegurar que els camps que contenen els números estiguin presents a la vostra consulta.
Access utilitza una sintaxi especial per crear camps calculats. A continuació s'explica com crear un camp calculat:
1. Feu clic a una columna buida a la fila Camp de la quadrícula de consulta.
El bon cursor antic parpellejarà a la fila. Access posa els resultats del càlcul a la mateixa posició de la quadrícula que el càlcul en si, de manera que si el càlcul es troba a la tercera columna de la quadrícula de consulta, els resultats del càlcul també es trobaran a la tercera columna.
2. Introduïu un nom per al vostre càlcul seguit de dos punts (:).
L'accés farà referència a aquest càlcul a partir d'ara amb el que introduïu abans dels dos punts. Feu-ho breu i dolç, com ara Import o Impostos, de manera que sigui més fàcil consultar-lo més endavant. Si no poseu un nom al vostre càlcul, Access posarà com a nom l'Expr genèric (seguit d'un número). S'ha d'anomenar alguna cosa, així que per què no Expr1 o Expr2, oi?
3. Introduïu el vostre càlcul, substituint els noms dels camps pels nombres reals si cal.
No cal que utilitzeu exclusivament noms de camps en els vostres càlculs. També podeu introduir fórmules amb números, com aquesta:
Impostos: Quantitat * Preu unitari * ,06
Si un nom de camp conté més d'una paraula, poseu-hi claudàtors. Access tracta qualsevol altra cosa que trobi al càlcul com una constant (que és el llenguatge matemàtic perquè és el que és i no canvia mai ). Si el nom del camp no conté espais, Access us posarà els claudàtors després d'introduir el nom del camp. És per això que sempre hauríeu d'utilitzar noms de camps d'una paraula, de manera que no haureu d'escriure aquests claudàtors.
Quan creeu fórmules, tingueu en compte aquestes directrius generals:
- Heu d'escriure manualment els noms dels camps i les constants a la vostra fórmula. No podeu arrossegar i deixar anar coses de la llista de la taula.
- No us preocupeu si el vostre càlcul creix més enllà de la vora del quadre de camp. Access encara ho recorda tot, encara que no aparegui a la pantalla.
- Per fer la columna de consulta més ampla, apunteu el punter del ratolí cap a la línia del costat dret de la barra prima que hi ha a sobre de l'entrada de càlcul. Quan el poses just per sobre de la línia, el punter es converteix en una línia amb una fletxa horitzontal que la travessa. Quan això passi, feu clic i arrossegueu el ratolí cap a la dreta. A mesura que ho feu, la columna s'expandeix segons els vostres moviments. Per ajustar l'amplada a la mida adequada, col·loqueu el ratolí per tal que la columna s'ajusti com es descriu anteriorment i feu doble clic!
- Si és un càlcul molt, molt, molt llarg, premeu Maj+F2 mentre el cursor és en algun lloc del càlcul.
- Això obre el quadre de diàleg Zoom perquè pugueu veure i editar-ho fàcilment en una finestra emergent.
Quan executeu una consulta que conté un càlcul, Access
- Produeix un full de dades que mostra els camps que heu especificat
- Afegeix una columna nova per a cada camp calculat