Coneixeu millor el vostre model financer. Ningú està més qualificat que tu per parlar del teu model, per la qual cosa es pot demanar que comuniquis els resultats del model financer com a presentació formal al consell o a l'alta direcció. Heu de decidir com comunicar les vostres conclusions d'una manera clara i concisa. És comprensible que molts modelistes orientats als detalls troben que destil·lar els seus models financers de 20 MB que han trigat setmanes a integrar-se en una presentació de deu minuts és difícil!
Si simplement copieu i enganxeu un gràfic directament a Word o PowerPoint, es mantindran els enllaços a les dades subjacents a Excel. Això està bé si teniu previst fer canvis, però pot fer que la mida del fitxer sigui molt gran i també pot provocar que envieu accidentalment informació confidencial incrustada sense voler en un altre document. Per evitar-ho, cal enganxar el gràfic com a imatge. Copieu el gràfic i feu servir Enganxa especial al document de destinació per enganxar el gràfic com a imatge o JPG.
En aquest tipus d'entorn on necessiteu transmetre molta informació, us serà útil tenir les taules o gràfics resums en una diapositiva de PowerPoint darrere vostre mentre parleu. També pot ajudar a treure't l'atenció si estàs una mica nerviós.
Probablement, el vostre públic no està interessat a veure el funcionament del model (i no recomano mostrar aquest funcionament intern tret que ho hagin sol·licitat específicament), però potser els agradaria veure escenaris en directe i canviants. Si el model es construeix correctament, podreu fer un sol canvi a les hipòtesis d'entrada i l'audiència podrà veure els efectes d'aquests escenaris canviants en temps real.
Assegureu-vos de provar totes les entrades possibles per endavant. Tenint un #REF! L'error durant una anàlisi de sensibilitat en directe és un veritable assassí de confiança i credibilitat.
Tant si esteu presentant a Excel com si feu servir diapositives de PowerPoint, assegureu-vos de seguir aquestes regles bàsiques per fer presentacions financeres:
- Mostra només un missatge clau alhora. No ompliu la pantalla amb massa detalls ni intenteu transmetre massa alhora.
- Utilitzeu espais en blanc en lloc de línies de quadrícula. Les línies de quadrícula creen desordre i com menys semblant a un full de càlcul d'Excel avorrit la vostra presentació, millor. Potser us encanta Excel, però moltes persones del públic s'apagaran quan vegin les línies de quadrícula, així que feu que sembli més una presentació i menys Excel.
- Doneu-los un informe més detallat per mirar després de la presentació. Mostra només un resum d'alt nivell a la pantalla.
- Assegureu-vos que el tipus de lletra sigui prou gran i clar al projector. Proveu-ho amb antelació si podeu. De vegades, els colors semblen esborrats, cosa que dificulta la lectura del text quan es projecta.
- Si mostreu el model a la pantalla, augmenteu el zoom a Excel perquè el vostre públic pugui veure els números. Proveu-ho amb antelació i recordeu que només podreu mostrar una petita part de la pantalla d'aquesta manera.
- No et saltis a Excel. El vostre públic no està tan familiaritzat amb el model com vosaltres. Necessitaran una mica de temps per digerir el que estan veient.
- Utilitzeu gràfics i gràfics per mostrar el vostre missatge en lloc de text i números.
Estigueu preparat per a preguntes sobre els resultats, les entrades, les suposicions o el funcionament del model. Assegureu-vos que podeu defensar els supòsits que heu utilitzat o la manera com heu calculat alguna cosa. La sortida del model només és tan bona com les hipòtesis que s'hi han incorporat, de manera que cal assegurar-se que l'audiència accepta les hipòtesis clau per tal que accepti els resultats del model.