Quan estigueu preparat per introduir dades en un full de treball en un llibre de treball de Microsoft Excel 2007, hi ha unes quantes directrius senzilles (una mena d'etiqueta d'entrada de dades) que hauríeu de tenir en compte:
-
Intenteu organitzar la vostra informació en taules de dades que utilitzen columnes i files adjacents (veïnes). Comenceu les taules a la cantonada superior esquerra del full de treball i aneu cap avall pel full, en lloc de travessar el full. Quan sigui pràctic, separeu cada taula no més d'una columna o fila.
-
Quan configureu aquestes taules, no us salteu columnes i files només per "espaciar" la informació. En lloc d'això, podeu afegir espais en blanc entre la informació de columnes i files adjacents ampliant columnes, augmentant l'alçada de les files i canviant l'alineació.
-
Reserveu una sola columna a l'extrem esquerre de la taula per als encapçalaments de les files de la taula.
-
Reserveu una sola fila a la part superior de la taula per als encapçalaments de les columnes de la taula.
-
Si la vostra taula requereix un títol, poseu-lo a la fila a sobre dels encapçalaments de les columnes. Posa el títol a la mateixa columna que els encapçalaments de les files.
Tenint en compte tots els béns immobles que inclou tots i cadascun dels fulls de treball d'Excel (16.384 columnes i 1.048.576 files), podríeu pensar que conservar espai seria una de les últimes coses de les quals us haureu de preocupar. Tanmateix, la conservació de l'espai al full de treball és igual a la conservació de la memòria. La quantitat de memòria de l'ordinador disponible per a Excel determina la mida final del full de treball que podeu crear, no el nombre total de cel·les. Quan us quedeu sense memòria, us heu quedat sense espai, no importa quantes columnes i files encara quedin per omplir. Per tant, per maximitzar la informació que podeu obtenir en un sol full de treball, intenteu sempre mantenir les vostres dades juntes.