A continuació, es mostren deu dels problemes més comuns de Microsoft Access i les seves solucions. No perdis l'esperança si el teu problema no està en aquesta llista. És probable que, si teniu el problema, algú altre ja l'ha tingut i ha descobert la solució. És per això que Internet és un recurs valuós.
Una de les coses més difícils de fer (però més important quan es construeix una base de dades) és construir les estructures de la taula correctament. Aquest procés es coneix com a normalització. Una base de dades correctament normalitzada mai hauria de tenir una sola taula que contingui informació redundant. Considereu la taula següent:
| Client | adreça | ciutat | Estat | Zip | Telèfon |
| Jones | Carrer Major 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | Carrer Major 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| Smith | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Cercle Smith | Jones | CA | 90000 | 451-555-8645 |
Veus la informació redundant? Tens raó. És el nom i l'adreça del client. Què està causant la redundància? De nou! Són els dos números de telèfon del client Jones. La manera correcta de normalitzar aquesta taula seria dividir-la en dues taules: una per a la informació del nom i l'adreça del client i la segona per als números de telèfon. Això eliminaria la necessitat de repetir el segon registre de Jones a la taula de clients.
Si teniu problemes per normalitzar taules buides, ompliu cada taula amb de cinc a deu registres. La visualització de les taules amb dades en general fa que sigui més fàcil detectar problemes de normalització.
A continuació s'explica com començar a normalitzar les taules:
Examineu cada taula tal com està estructurada actualment.
Esteu repetint alguna informació innecessàriament (com ja heu vist amb l'adreça i el nom del client anteriorment)?
Si teniu informació duplicada, determineu per què la repetiu (per exemple, els diversos números de telèfon d'un client).
Dividiu una taula en dues taules per eliminar la redundància.
Repetiu els passos de l'1 al 3 per a cada taula fins que s'elimini tota la redundància.
És possible que trobeu que dividir una taula en dues encara no elimina tota la redundància d'una taula. En aquest cas, seguiu dividint les taules fins que desaparegui tota la redundància.
L'arrodoniment automàtic pot frustrar-vos la llum del dia, però corregir-lo és fàcil. De manera predeterminada, Access configura tots els camps numèrics perquè acceptin nombres enters llargs. Com recordareu dels vostres dies de matemàtiques de secundària, un nombre enter és un nombre sencer negatiu o positiu . Per acomodar decimals, canvieu la configuració de la mida del camp perquè accepti decimals. Així és com:
Obriu la taula a la vista Disseny i feu clic al camp que no col·labora.
A la pestanya General de l'àrea Propietats a la part inferior de la pantalla, feu clic al quadre Mida del camp.
Feu clic a la fletxa avall al final del quadre i, a continuació, seleccioneu Simple, Doble o Decimal al menú desplegable que apareix.
Deseu la taula i el vostre problema d'arrodoniment automàtic s'ha acabat.
Per obtenir més informació sobre la diferència entre les mides de camp simple, doble i decimal, premeu la tecla F1 mentre esteu al quadre de propietats Mida del camp. La pantalla d'Ajuda ofereix una descripció detallada de cada mida de camp, els números que conté i la quantitat d'espai reservat per a aquesta mida. L'accés requereix una connexió a Internet per utilitzar el seu sistema d'ajuda.
De vegades, aquestes funcions "útils" d'Access poden convertir-se en una molèstia. Una d'aquestes funcions s'anomena Autocorrecció. És possible que ho estigueu familiaritzat amb Microsoft Word, on sovint és una cosa fantàstica. Les bases de dades, però, sovint contenen acrònims, números de peça i similars. La correcció automàtica pot tenir un dia de camp amb aquestes "paraules". És possible que ni tan sols us n'adoneu mentre introduïu les vostres dades.
Teniu dues opcions per resoldre aquest problema.
1. Feu clic a la pestanya Fitxer a l'extrem superior esquerre de la pantalla d'accés.
2. Feu clic al botó Opcions al menú de la part esquerra de la pantalla.
Apareix el quadre de diàleg Opcions d'accés.
3. Feu clic a Prova a la llista de l'esquerra.
Apareixen les vostres opcions de prova.
4. Feu clic al botó Opcions de correcció automàtica.
Apareix el quadre de diàleg Correcció automàtica.
5. Desmarqueu algunes o totes les caselles de selecció del quadre de diàleg Correcció automàtica.
Podeu desactivar algunes o totes les funcions de correcció automàtica, depenent del que està fent la correcció automàtica per molestar-vos actualment. Desmarqueu l'opció Substitueix el text mentre escriviu si ja no voleu que Access "corregi" els vostres "errors ortogràfics".
6. Feu clic a D'acord dues vegades per desar els canvis.
Ara podeu escriure el text del problema correctament, sense la interferència de la correcció automàtica, i mantenir-lo tal com l'heu escrit.
Al llarg dels anys, potser ho heu sentit molt: "La base de dades ha suprimit el meu registre!" Bé, tinc una notícia per a tu: la base de dades no fa res sense que els humans ho manem. I els humans poden cometre un parell d'errors:
L'ordre Desfés (Ctrl+Z) no revertirà l'eliminació d'un registre.
Desfer
No t'espantis. Abans de fer qualsevol altra cosa, premeu Ctrl+Z. Aquesta és l'ordre Desfés. Si el disc torna, estàs d'enhorabona. Desfés inverteix els errors d'entrada de dades que poden fer que el registre sembli suprimit. Tanmateix, això només funcionarà si desfés just després que es produeixi l'error d'entrada de dades.
Cerca el registre que falta
Si proveu l'ordre Desfés i el registre no torna, encara hi ha la possibilitat que un error d'entrada de dades l'amagui posant-lo on no espereu que sigui. Obriu la taula que contenia el registre i cerqueu-lo d'una altra manera que no ho faríeu normalment. Busqueu qualsevol cosa fora del normal en registres similars. Aquests són alguns exemples:
Recuperació de còpies de seguretat
Si no trobeu el registre enlloc, copieu-lo des d'una còpia de seguretat del fitxer de la base de dades.
Aquesta solució només funciona si heu fet una còpia de seguretat de la vostra base de dades des que el registre es va afegir originalment. Si feu una còpia de seguretat a la nit i el registre s'ha introduït durant el mateix dia en què es va perdre, aquest registre no estarà a la vostra còpia de seguretat.
L'escriptura de consultes és una forma d'art. Fins i tot els experts fan malbé de tant en tant. A continuació es mostren algunes solucions habituals per als resultats de la consulta inesperats:
1. Obriu la consulta del problema a la vista Disseny.
Apareix la pestanya Disseny de la cinta.
2. Feu clic al botó Full de propietats del grup Mostra/Oculta la cinta de la pestanya.
S'obre la finestra Full de propietats a la dreta de la quadrícula de consulta.
3. Feu clic a l'àrea grisa entre les llistes de camps a la meitat superior de la quadrícula de consulta.
El full de propietats ara hauria de mostrar les propietats de la consulta. (Mireu a sota de la barra de títol del full de propietats per confirmar-ho.)
4. Feu clic a la fila Valors únics del full de propietats.
Apareix una fletxa de llista desplegable al final de la fila Valors únics.
5. Seleccioneu Sí a la llista desplegable i executeu la consulta.
La duplicació hauria de desaparèixer.
1. A la vista Disseny, feu clic amb el botó dret a la unió (la línia que connecta les dues taules) i trieu Propietats d'unió al menú que apareix.
2. Examineu els tipus d'unions que s'ofereixen i trieu la que digui alguna cosa com "Inclou TOTS els registres de 'Clients' i només aquells registres de 'Comandes' on els camps units són iguals".
El text real que veus difereix segons els noms de les taules. Per consultar aficionats, això s'anomena unió externa. Molt guai.
3. Feu clic a D'acord i executeu la consulta.
Ara hauríeu de tenir tots els registres de la taula Clients tant si hi ha registres corresponents com si no a la taula Comandes.
Si la vostra consulta inclou diversos criteris, alguns camps calculats i nombroses relacions, proveu de dividir la tasca en diversos passos més petits en lloc d'intentar resoldre el problema alhora. L'enfocament pas a pas us permet centrar-vos en cada peça, una a la vegada, assegurant-vos que cadascuna funcioni perfectament abans de passar a la següent.
Si la teva consulta encara no funciona, facis el que facis, demana a algú que li faci una ullada. Sovint he treballat en un problema de consulta difícil durant hores, l'he mostrat a algú i he sentit aquestes paraules màgiques: "Això és senzill. Només fes això." I el problema està resolt. Aconseguir un nou parell d'ulls sobre el problema sovint soluciona les coses ràpidament.
En algun moment, quan obriu una consulta, un formulari o un informe, veureu un quadre de diàleg Paràmetre quan no vulgueu veure un quadre de diàleg Paràmetre. Llences les teves mans a l'aire i maleeixes l'univers? És clar que no! Sempre que vegeu un quadre de diàleg de paràmetres de manera inesperada (podeu configurar-los a propòsit), vol dir que Access no pot trobar cap camp al qual fa referència el formulari o l'informe o la consulta darrere del formulari o l'informe. Digues que el problema és amb un informe. Per solucionar problemes, comenceu amb la consulta que hi ha darrere de l'informe. Obriu aquesta consulta a la vista Full de dades i comproveu si obteniu el paràmetre. Si ho fas, quin camp demana? Aquest camp és el que Access no pot trobar. Per tant, canvieu la consulta a la vista Disseny i cerqueu la columna amb el camp que Access no pot trobar. El camp problema sol ser un camp Calculat que fa referència a altres camps. Cada camp i nom de taula està escrit correctament? Si no, corregeix les faltes d'ortografia. Cada camp de la taula se suposa que ha d'estar? Per exemple, si la vostra referència diu Orders.LastName i el camp LastName es troba a la taula Clients, corregiu l'error escrivintClients.Cognoms .
Si la consulta s'executa sense un paràmetre, el problema és a l'informe. Per tant, obriu l'informe a la vista Disseny i comproveu cada control de l'informe vinculat a un camp. Si Access no pot trobar un dels camps que se suposa que ha de mostrar el control, posarà un triangle verd a la cantonada superior esquerra del control. Comproveu cada un del triangle verd. Si trobeu el triangle verd, comproveu l'ortografia del camp al qual fa referència el control. Per exemple, si se suposa que el control mostra Cognom (sense espai) i la referència del control diu Cognom (espai), elimineu l'espai perquè el control de l'informe coincideixi amb el nom del camp de la consulta. Comproveu també la consulta subjacent de l'informe per confirmar que el camp del problema està seleccionat a la consulta.
Una base de dades d'Access pot acabar a la unitat compartida d'una empresa, de manera que estigui disponible per a tothom que la necessiti. El problema de col·locar tota la base de dades Access a la unitat compartida és que sovint s'executa lentament a l'estació de treball de cada usuari (aquesta és una paraula fantàstica per a un ordinador individual). També probablement trobareu errors si diverses persones intenten utilitzar la base de dades al mateix temps. Les queixes comencen a arribar i no saps què fer.
La solució a aquest problema rau a dividir el fitxer de base de dades Access en dos fitxers separats:
La part frontal resideix a l'estació de treball de l'usuari.
El backend resideix al servidor compartit.
La part davantera està vinculada a les taules de la part posterior.
Tot el que realment esteu compartint són les dades, de manera que les dades són tot el que haurien d'anar a la unitat compartida. En configurar les coses d'aquesta manera, l'única informació que ha de viatjar per la xarxa són les dades sol·licitades per l'usuari. Aquesta configuració accelera dràsticament el rendiment de la base de dades i permet que diversos usuaris introdueixin i editin dades al mateix temps.
Dividir el conjunt de dades no és tan difícil com podríeu pensar. Access ho fa fàcil amb l'assistent del divisor de bases de dades. Seguiu aquests passos per dividir la vostra base de dades:
Feu una còpia de seguretat de la base de dades que voleu dividir.
Si alguna cosa va malament (poc probable, però bé, mai no podreu estar massa segur quan es tracta de dades!), podeu tornar-ho a provar amb la còpia de seguretat.
Si cal, moveu la base de dades que voleu dividir a una carpeta de la vostra unitat compartida.
Aquest pas permet que el divisor de bases de dades configuri els enllaços de taules correctament per a vostè.
Obriu el fitxer de base de dades que voleu dividir de la carpeta compartida.
Assegureu-vos de tenir una còpia de seguretat d'aquesta base de dades abans d'anar més lluny. Assegureu-vos també que tots els objectes de la base de dades estiguin tancats.
Feu clic a la pestanya Eines de base de dades a la cinta.
El grup Mou les dades apareix a la cinta. Conté un botó anomenat Access Database.
Feu clic al botó Accedir a la base de dades.
Apareix el quadre de diàleg Assistent del divisor de bases de dades.
Feu clic al botó Dividir la base de dades i deixeu que l'assistent faci les seves coses.
Se us demanarà un nom de fitxer de base de dades de fons. Introduïu un nom, asseieu-vos i observeu com es desenvolupa davant els vostres ulls.
Copieu el fitxer frontal (el fitxer original que heu dividit) a l'estació de treball de cada usuari.
Feu que els usuaris obrin el fitxer des de les seves estacions de treball i vegeu com es meravellen amb la velocitat millorada de la base de dades! Ets un heroi. Sí!
No teniu cap unitat compartida o voleu desfer-vos de la vostra compartició? Encara podeu tenir diversos usuaris a la vostra base de dades alhora si col·loqueu les vostres dades al núvol.
A mesura que passa el temps, trobareu que el vostre fitxer de base de dades és cada cop més gran. Això és el resultat de la supressió d'objectes i registres amb el pas del temps. Si, per exemple, creeu una consulta i després la suprimiu perquè ja no és necessària, Access no elimina automàticament l'espai ocupat per aquesta consulta del fitxer de base de dades. El mateix passa amb els registres. A mesura que suprimiu registres d'una taula, es manté l'espai que aquests registres ocupaven al fitxer de base de dades. Finalment, el fitxer pot arribar a ser quatre o cinc vegades la mida necessària per contenir les dades i els objectes dins.
Per què us hauria de preocupar si la mida del fitxer augmenta? Aquí hi ha dos motius:
L'ordre Compactar i reparar elimina l'excés. És una bona pràctica compactar la base de dades amb regularitat (un cop a la setmana normalment està bé). Compacteu-lo sempre després de fer qualsevol canvi de disseny. Així és com:
Obriu la base de dades inflada i feu clic a la pestanya Eines de base de dades a la cinta.
El grup Eines apareix a l'extrem esquerre de la cinta.
Feu clic al botó Compactar i reparar la base de dades del grup Eines.
La barra d'estat (a la part inferior dreta de la pantalla) mostra una barra de progrés que us informa de com avança el procés compacte. Quan la barra de progrés desapareix, la compactació s'ha completat i us quedarà un fitxer de base de dades molt més retallador (més ràpid i estable). Si heu dividit la vostra base de dades, no us oblideu de compactar els fitxers frontals i posteriors.
Voleu que un fitxer de base de dades es compacti cada vegada que el tanqueu? Seguiu aquests passos:
Feu clic a la pestanya Fitxer a la cinta.
Feu clic al botó Opcions d'accés a la barra de menú a la part esquerra de la pantalla.
Apareix el quadre de diàleg Opcions d'accés.
Feu clic a Base de dades actual a la llista de l'esquerra.
Apareixen les opcions per a la base de dades actual.
Marqueu la casella Compactar en tancar.
Feu clic a D'acord per desar els canvis.
Feu clic a D'acord al quadre de missatge resultant.
Tanqueu la base de dades i observeu la barra d'estat inferior dreta.
La base de dades s'està compactant abans de tancar-se!
Compact on close s'utilitza millor només al fitxer frontal. Compactar el back-end en tancar-lo pot provocar la corrupció del fitxer back-end si hi ha un altre usuari quan el tanqueu. No activeu Compactar a Tancar al fitxer de fons.
És una pràctica habitual actualitzar una col·lecció de fulls de càlcul a una base de dades Access després que la solució de fulls de càlcul ja no s'adapti a les vostres necessitats. També és habitual trobar les dades del full de càlcul importats (ara la taula) en estat de desordre. La manera més senzilla de resoldre aquest problema és netejar el full de càlcul abans d' importar-lo. Aquests són alguns consells per a una importació ordenada:
Va començar com un dia com qualsevol altre. Tanmateix, aquest dia, rebeu un error quan obriu la portada de la vostra base de dades d'accés dividida. Sembla que no podeu obrir cap formulari o informe. És curiós com uns quants missatges poden arruïnar-te el dia. Comenceu a preguntar-vos si vau fer una còpia de seguretat del fitxer de dades ahir a la nit i quan el fitxer es va malmetre. Llavors et comences a preguntar-te com sortiràs d'aquest embolic.
No tinguis por. Hi ha una solució senzilla per a una base de dades corrupta. Aquests són els passos:
Navegueu a la carpeta que conté el fitxer de fons.
Feu doble clic al fitxer per obrir-lo.
Access s'iniciarà i intentarà reparar el fitxer. Hauríeu de veure una barra de progrés de reparació a la part dreta de la barra d'estat. Si tot va bé, s'obre el fitxer.
Tanqueu el fitxer de dades de fons.
Torneu a obrir el fitxer frontal i tot hauria de funcionar amb normalitat.
Si, després de seguir les instruccions anteriors, el fitxer danyat encara no s'obre, teniu un problema greu que podria necessitar un esforç per netejar-lo. El següent pas és recórrer a una còpia de seguretat de la base de dades. Comproveu quines dades falten entre la còpia de seguretat i el record del fitxer danyat. Sí, haureu de tornar a introduir les dades que falten. Ho sento!
Si no teniu una còpia de seguretat, no es perd tota l'esperança. Podeu comprar programari dissenyat específicament per reparar fitxers de base de dades d'Access danyats. Proveu de cercar al web per reparar fitxers corruptes de base de dades de Microsoft Access. Assegureu-vos que el programari funcioni amb Microsoft Access 2019 i que sigui d'una empresa legítima.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
