Fins i tot si no organitzeu reunions i envieu invitacions a l'Outlook 2013, és possible que us conviden a reunions de tant en tant, així que és una bona idea saber com respondre a una sol·licitud de reunió si en rebeu una. ("Cortésment" és un bon concepte per començar.)
Quan us conviden a una reunió, rebeu un missatge de correu electrònic especial que ofereix aquests botons:
-
Accepta: Outlook afegeix automàticament la reunió a la vostra programació i crea un missatge de correu electrònic nou a la persona que va organitzar la reunió, informant-li la vostra decisió.
-
Prova: la reunió s'afegeix automàticament a la vostra programació. Un missatge de correu electrònic nou va a la persona que va organitzar la reunió.
-
Declinació: no ho pots fer? Si feu clic a Rebutja, Outlook envia un missatge a l'organitzador de la reunió per transmetre la mala notícia. És una bona manera d'afegir una raó comercial per explicar per què us perdeu una reunió: "Ho sento, tinc una data límit", en lloc de "He de rentar-me l'aardvark" o "Ho sento, penso estar seny aquell dia".
-
Proposa una hora nova: si l'organitzador de la reunió ha triat una hora incòmode, pots suggerir-ne una altra fent clic a Proposa una hora nova. L'Outlook us ofereix dues maneres de proposar una hora nova: seleccioneu Rebutja i feu clic a Proposa hora nova si l'hora original és simplement impossible; trieu Prova i, a continuació, feu clic a Proposa hora nova si no esteu segur de si l'hora suggerida funcionarà i voleu suggerir una alternativa.
-
Respondre: com que la invitació a la reunió arriba com a correu electrònic, podeu fer clic a Respon per respondre amb un missatge de correu electrònic sense comprometre's d'una manera o altra a la reunió programada.
-
Calendari: Outlook mostra el vostre calendari complet en una finestra independent perquè pugueu obtenir una imatge més gran de com és el vostre calendari.
Podeu triar Edita la resposta abans d'enviar si voleu incloure una explicació al missatge, o simplement seleccioneu Envia la resposta ara per enviar el vostre missatge.
Quan rebeu una invitació a una reunió, el missatge té una vista prèvia del vostre calendari per a la data i l'hora de la reunió, donant-vos una instantània ràpida de la vostra disponibilitat. Aquesta previsualització és només una petita part de la vostra programació, que es mostra aproximadament una hora abans que comenci la reunió i aproximadament una hora després de l'hora d'inici de la reunió.
Si la reunió està programada per més de dues hores, podeu desplaçar-vos cap avall per veure més de la vostra programació, i si la reunió està programada per durar més de dues hores, és possible que també vulgueu preparar un dinar.