Com introduir la informació del projecte a Microsoft Project 2019

Després d'obrir un projecte en blanc a Microsoft Project 2019, podeu començar a introduir informació bàsica del projecte, com ara la data d'inici o de finalització. Fes una ullada al full de trucs del Projecte 2019 per a LuckyTemplates . Podeu introduir la informació de programació de Microsoft Project a Project de dues maneres:

• Trieu Fitxer → Informació. A la secció Informació del projecte a la part dreta de la pantalla, tal com es mostra a la figura següent, podeu introduir les dates d'inici, finalització, actual i estat del projecte. Tot el que heu de fer per fer una entrada o canviar una entrada és fer-hi clic per mostrar els controls; per exemple, per canviar la data, feu clic al selector de dates.

El resultat d'escollir l'ordre Fitxer→ Informació.

Després de triar Fitxer → Informació, podeu fer clic a la fletxa avall Informació del projecte i, a continuació, a Propietats avançades. S'obre el quadre de diàleg Propietats. Introduïu el nom del projecte on diu "Títol" i introduïu el vostre nom on diu "Autor". També podeu introduir el nom de l'empresa, paraules clau i altra informació. Aquesta informació s'utilitza en molts dels informes automatitzats que crea Project.

• A la cinta, aneu a la pestanya Projecte i feu clic a la icona Informació del projecte. Veu el quadre de diàleg Informació del projecte, que es mostra aquí. Conté la mateixa informació que la secció Informació del projecte a la pantalla Informació a la vista Backstage.

El quadre de diàleg Informació del projecte.

Aquesta llista descriu la configuració del quadre de diàleg Informació del projecte:

• Data d'inici i data de finalització: per a un projecte programat a partir de la data d'inici (vegeu la vinyeta següent), introduïu només la data d'inici. O si programeu cap enrere a partir de la data de finalització, introduïu una data de finalització.
• Programar des de: podeu triar que les tasques es programin cap enrere des de la data de finalització o endavant des de la data d'inici. La majoria de la gent avança des de la data d'inici.

Tot i que podeu programar cap enrere, utilitzeu aquesta funció només per programar el treball cap enrere inicialment, seleccionant la data de finalització i fent clic al botó D'acord. Immediatament després de fer-ho, torneu a aquest quadre de diàleg i torneu a la data d'inici (acabada de calcular). Si no ho feu, és possible que trobeu problemes en el futur si finalment registreu el progrés. En aquest moment, la data de finalització es fixarà perquè heu programat cap endarrere i la data d'inici es fixarà perquè heu enregistrat dades reals, de manera que la programació deixarà de ser dinàmica i no s'ampliarà ni es contraurà.

• Data actual: per defecte, aquesta configuració coincideix amb la configuració del rellotge de l'ordinador. Tanmateix, podeu canviar-lo perquè no coincideixi amb la configuració del rellotge de l'ordinador. Canviar aquesta data és útil per veure els escenaris de què passaria o per fer un seguiment del progrés a partir d'una data determinada del passat o de qualsevol data que trieu.
• Data d'estat: normalment establiu la data actual per fer un seguiment del progrés del projecte. Quan feu el seguiment, normalment voleu veure l'estat del projecte en el moment actual, de manera que podeu ignorar aquesta configuració. Tanmateix, si voleu fer un seguiment a partir del final d'un període fiscal o d'un altre període de temps, canvieu-lo per fer un seguiment de l'estat de les tasques a qualsevol altra data.
• Calendari: seleccioneu d'aquesta llista desplegable la plantilla de calendari base per utilitzar-la per al calendari del projecte. Enumero aquest paràmetre primer perquè és l'únic amb el qual heu de tractar quan inicieu un projecte nou. De moment, suposa que utilitzaràs el calendari estàndard.
• Prioritat: aquest camp és útil si la vostra organització té molts projectes i creeu enllaços entre ells. Si utilitzeu una eina com ara l'anivellament de recursos per resoldre conflictes, pot tenir en compte aquesta configuració de prioritat del projecte a l'hora de calcular què s'ha de retardar i què ha de seguir.

Opcions de programació de Microsoft Project

Un dels aspectes més valuosos que ofereix Project ha estat tradicionalment la seva capacitat per tornar a calcular els horaris de les tasques, com ara quan es canvia la data d'inici del projecte o hi ha un canvi en la programació d'una tasca que afecta una o més tasques dependents (enllaçades) . Aquest comportament potent estalvia al gestor del projecte, a tu , d'haver de replantejar-se i tornar a introduir les dates per a tasques reprogramades al llarg del projecte.

Però sempre existeixen els avantatges de l'automatització i, en el cas de la programació de projectes, la programació automàtica pot provocar canvis de programació no desitjats basats en el comportament del programari i no en l'experiència humana.

Per conservar els aspectes útils de l'automatització que fan que la programació consumeixi menys temps alhora que permet als gestors de projectes mantenir el control de la programació quan sigui necessari, Project 2019 permet la programació controlada per l'usuari.

A la programació controlada per l'usuari, podeu seleccionar un d'aquests modes de programació per a cada tasca:

• Programació automàtica: el projecte calcula les programacions de tasques segons la data d'inici i finalització del projecte, les dependències de les tasques, les seleccions de calendari i la programació de recursos.
• Manualment: Projecte us permet ometre la introducció de la durada i les dates i especificar-les més tard. Quan introduïu la durada i les dates, Project fixa la programació de la tasca i no la mou tret que ho feu manualment. Les tasques programades manualment es mouen si torneu a programar tot el projecte, en la majoria dels casos. Les barres de Gantt per a les tasques programades manualment també difereixen en aparença de les de les tasques programades automàticament.

L'indicador de les tasques programades automàticament i manualment es troba a la part inferior de la finestra del projecte. Aquesta figura mostra que les tasques de la base de dades estan programades automàticament, tal com indiquen la barra de temps i la fletxa de la columna Mode de tasca. Les tasques de la interfície d'usuari es programen manualment, tal com indica el marcador a la columna Mode de tasca. A l'escala de temps, les tasques programades automàticament es mostren com a barres blaves a la pantalla i les tasques programades manualment es mostren com a barres aqua amb línies verticals a cada extrem.

Tasques programades manualment i automàticament.

La tasca de resum (la tasca amb altres tasques sagnades a sota) s'hauria de programar automàticament. Això és perquè les dates d'inici i de finalització de les tasques que hi ha a sota indiquen quan pot començar i acabar la tasca de resum.

El fitxer del projecte pot tenir totes les tasques programades manualment o totes les tasques programades automàticament, o qualsevol combinació de les dues. De manera predeterminada, totes les tasques que creeu utilitzen el mode programat manualment.

Podeu canviar el mode de tasca per al projecte global de dues maneres:

• Per canviar el mode de totes les tasques noves, seleccioneu la pestanya Tasca, feu clic a la icona Mode de programació al grup Tasques (el botó amb el calendari i un signe d'interrogació) i, a continuació, trieu Programació automàtica o Programació manual al menú, tal com es mostra aquí .
• Una altra manera de canviar el mode de totes les tasques noves és fer clic a l'enllaç Tasques noves a l'extrem esquerre de la barra d'estat a la part inferior del projecte i, a continuació, seleccionar el mode que desitgeu.

Canviar el mode de tasca des de la cinta.

Podeu canviar el mode de tasca per a tasques individuals de tres maneres:

• Seleccioneu la tasca, feu clic a la pestanya Tasca de la cinta i, a continuació, feu clic a Programació manual o Programació automàtica al grup Programació.
• Seleccioneu la tasca, feu clic a la cel·la Mode de tasca de la tasca, feu clic a la fletxa desplegable que apareix i feu clic a Programat manualment o Programat automàticament a la llista desplegable.
• Seleccioneu la tasca, feu clic a la pestanya Tasca de la cinta i feu clic al botó Informació al grup Propietats. A la pestanya General del quadre de diàleg Informació de la tasca, aneu a l'àrea Mode de programació i feu clic al botó d'opció Programat manualment o al botó d'opció Programació automàtica.

Heu d'equilibrar els desitjos del vostre control interior i la necessitat de ser un gestor de projectes eficient per determinar amb quina freqüència utilitzareu la programació manual. Tot i que la programació manual impedeix que Project mogui les tasques que voleu mantenir a la programació, és possible que hàgiu d'editar les programacions de desenes de tasques dependents en un projecte llarg o complicat. El millor equilibri, especialment per als administradors de projectes principiants, pot ser utilitzar la programació manual amb moderació.

Com entrar a l'estructura de desglossament del treball (WBS)

El calendari s'ha de configurar de la mateixa manera que l'estructura de desglossament del treball (WBS). Si voleu continuar l'esquema de numeració d'esquema des de l'ETP, Project ampliarà automàticament a les tasques de planificació la numeració d'esquema utilitzada per a l'ETP. Podeu fer-ho de dues maneres:

Seleccioneu la pestanya Format.

Al grup Columnes, feu clic a Insereix columna.

Seleccioneu l'opció Número d'esquema.

També podeu introduir el número d'esquema directament a la cel·la de la tasca seguint aquests passos:

Feu clic per obrir la pestanya Format.

Al grup Mostra/amaga, marqueu la casella de selecció Número d'esquema.

La primera informació a entrar en el nou projecte és la WBS. Seguiu aquests senzills passos per entrar al WBS a la vista de diagrama de Gantt:

A la columna Nom de la tasca, feu clic a una cel·la en blanc.

Escriviu el nom de l'element WBS.
Utilitzant l'exemple del Centre Juvenil 10K Run/Walk, el primer element és la inscripció.

Premeu Intro per passar a la següent cel·la de la columna i, a continuació, escriviu el nom de l'element WBS.

Repetiu el pas 3 fins que introduïu tots els noms de WBS.
Podeu editar el text que escriviu prement la tecla Suprimeix o Retrocés per esborrar caràcters.

Després d'introduir el WBS, podeu utilitzar la funció de sagnat per crear el format d'esquema. Per fer un sagnat, seleccioneu la pestanya Tasca i feu clic a la icona Sagnat del grup de programació.

Aquesta figura mostra part de la pantalla després d'introduir l'esquema WBS. Aquesta versió mostra la numeració del contorn com una columna separada. Tingueu en compte que, després de sagnar una tasca, la seva tasca principal passa de programada manualment a programada automàticament perquè la durada i les dependències de les tasques secundaries determinen quan la tasca principal pot començar i finalitzar. Per tant, no empleneu la durada ni les dates d'inici i finalització dels elements WBS; aquesta informació s'omplirà automàticament quan introduïu tasques sota els elements WBS.

El WBS per a una carrera de 10K.

Com introduir tasques a Microsoft Project 2019

Després d'introduir la informació WBS, podeu començar a introduir tasques. Podeu crear tasques de diferents maneres:

• Escriviu informació a l'àrea del full del diagrama de Gantt.
• Introduïu la informació al quadre de diàleg Informació de la tasca.
• Importa tasques des d'Outlook.
• Importa tasques des d'Excel.

Podeu omplir els detalls de la durada de la tasca i la data d'inici quan introduïu la tasca o més tard.

Introducció de tasques a la vista Diagrama de Gantt

Moltes persones que treballen en projectes llargs troben que introduir tots els noms de les tasques al panell de fulls de la vista Diagrama de Gantt és el mètode més ràpid i senzill. Aquest mètode és el mateix que vaig fer servir per introduir la informació WBS. Simplement podeu introduir un nom de tasca a la columna Nom de la tasca, premeu la tecla Intro o la fletxa avall del teclat per passar a la següent fila en blanc, introduir una altra tasca, etc.

Utilitzeu la columna Mode de tasca per canviar el mode de programació de tasques de Programació manual a Programació automàtica per a qualsevol tasca que no utilitzi el mètode predeterminat.

Introducció de tasques mitjançant el quadre de diàleg Informació de la tasca

Si els quadres de diàleg proporcionen el tipus de formulari d'informació centralitzada que s'adapta a la forma en què us agrada treballar, penseu a utilitzar el quadre de diàleg Informació de la tasca per introduir, bé, la informació de la tasca. La sèrie de pestanyes d'aquest quadre de diàleg contenen tota la informació sobre una tasca.

Seguiu aquests passos per crear una tasca mitjançant el quadre de diàleg Informació de la tasca:

A la columna Nom de la tasca, feu doble clic en una cel·la en blanc.
Apareix el quadre de diàleg Informació de la tasca, tal com es mostra.

Al camp Nom, escriviu un nom de tasca.
Podeu introduir qualsevol altra informació que vulgueu mentre hi esteu.

Feu clic al botó D'acord per desar la tasca nova.
El nom de la tasca apareix a la visualització del diagrama de Gantt a la cel·la que heu fet clic al pas 1.

Premeu la tecla de fletxa avall per passar a la cel·la següent.

Repetiu els passos 1-4 per afegir tantes tasques com vulgueu.

El quadre de diàleg Informació de la tasca.

A mesura que anomeneu les tasques, feu que els noms de les tasques del projecte siguin descriptius i únics. Tanmateix, si no podeu fer que tots els noms siguin únics (per exemple, teniu tres tasques anomenades Hire Staff), podeu utilitzar el número de tasca assignat automàticament o el número d'esquema per identificar les tasques; aquests números sempre són únics per a cada tasca.

Anomenar les tasques és una compensació entre donar una descripció completa (que és massa llarga per a un camp Nom de la tasca) i ser massa breu (que pot provocar malentesos i incertesa). En cas de dubte, siga breu en el nom de la tasca i elabora amb una nota de tasca.

Per inserir una tasca a qualsevol lloc de la llista de tasques del projecte, des de la pestanya Tasca, grup Insereix, feu clic a una cel·la de nom de tasca on voleu que aparegui la tasca nova i feu clic a la icona Insereix una tasca. La tasca nova s'insereix a la fila de dalt. També podeu prémer la tecla Insereix al teclat o fer clic amb el botó dret i seleccionar Insereix una tasca al menú emergent.