Tot i que podeu introduir una funció escrivint-la directament en una cel·la, Excel 2016 ofereix un botó d'ordres Insereix una funció a la barra de fórmules que podeu utilitzar per seleccionar qualsevol de les funcions d'Excel. Quan seleccioneu aquest botó, Excel obre el quadre de diàleg Insereix funció (que es mostra a la figura) on podeu seleccionar la funció que voleu utilitzar.

Seleccioneu la funció que voleu utilitzar al quadre de diàleg Insereix funció.
Després de seleccionar la funció, Excel obre el quadre de diàleg Arguments de funció. En aquest quadre de diàleg, podeu especificar els arguments de la funció. El veritable benefici arriba quan comenceu a utilitzar una funció desconeguda o una de complexa (alguns d'aquests cadells poden ser peluts). Podeu obtenir molta ajuda per completar els quadres de text dels arguments al quadre de diàleg Arguments de la funció fent clic a l'enllaç Ajuda d'aquesta funció a l'extrem inferior esquerre.
El quadre de diàleg Insereix una funció conté tres quadres: un quadre de text Cerca una funció, un quadre de llista desplegable O Selecciona una categoria i un quadre de llista Selecciona una funció. Quan obriu el quadre de diàleg Insereix una funció, l'Excel selecciona automàticament l'Ús més recent com a categoria al quadre de llista desplegable Seleccioneu una categoria i mostra les funcions que feu servir habitualment al quadre de llista Selecciona una funció.
Si la vostra funció no es troba entre les utilitzades més recentment, heu de seleccionar la categoria adequada de la vostra funció al quadre de llista desplegable Seleccioneu una categoria. Si no coneixeu la categoria, heu de cercar la funció escrivint una descripció del seu propòsit al quadre de text Cerca una funció i després premeu Intro o feu clic al botó Vés.
Per exemple, per localitzar totes les funcions d'Excel que valoren el total, introduïu el total al quadre de llista Cerca una funció i feu clic al botó Vés. Aleshores, Excel mostra la seva llista de funcions recomanades per calcular totals al quadre de llista Selecciona una funció. Podeu consultar les funcions recomanades seleccionant-ne cadascuna. Mentre seleccioneu cada funció d'aquesta llista, el quadre de diàleg Insereix funció us mostra els arguments necessaris seguits d'una descripció, a la part inferior del quadre de diàleg, del que fa la funció.
Després de localitzar i seleccionar la funció que voleu utilitzar, feu clic al botó D'acord per inserir la funció a la cel·la actual i obrir el quadre de diàleg Arguments de funció. Aquest quadre de diàleg mostra els arguments necessaris per a la funció juntament amb els que són opcionals. Per exemple, suposem que seleccioneu la funció SUMA (la joia de la corona de la categoria de funcions més recentment utilitzades) al quadre de llista Seleccioneu una funció i, a continuació, seleccioneu D'acord. Tan aviat com ho feu, el programa s'insereix
SUMA()
a la cel·la actual i a la barra de fórmules (després del signe igual), i el quadre de diàleg Arguments de funció que mostra els arguments SUMA apareix a la pantalla (com es mostra aquí). Aquí és on s'afegeixen els arguments de la funció SUMA.

Especifiqueu els arguments que voleu utilitzar a la funció seleccionada al quadre de diàleg Arguments de funció.
Com es mostra, podeu sumar fins a 255 números al quadre de diàleg Arguments de funció. El que no és obvi, però (sempre hi ha algun truc, oi?), és que aquests números no han d'estar en cel·les individuals. De fet, la majoria de les vegades seleccionareu una gran quantitat de números a les cel·les properes (en una selecció de cel·les múltiples, això de l'interval) que voleu sumar.
Per seleccionar el vostre primer argument de nombre al quadre de diàleg, seleccioneu la cel·la (o el bloc de cel·les) al full de treball mentre el punt d'inserció es troba al quadre de text Number1. Aleshores, Excel mostra l'adreça de la cel·la (o l'adreça de l'interval) al quadre de text Number1 mentre, al mateix temps, mostra el valor a la cel·la (o els valors, si seleccioneu un munt de cel·les) al quadre de la dreta. Excel mostra el total a la part inferior del quadre de diàleg Arguments de funció després de les paraules Formula result=.
Quan seleccioneu cel·les, podeu minimitzar aquest quadre de diàleg d'arguments només al contingut del quadre de text Number1 arrossegant el punter de cel·la a través de les cel·les per sumar al full de treball. Després de minimitzar el quadre de diàleg d'arguments mentre seleccioneu les cel·les del primer argument, podeu tornar-lo a expandir deixant anar el botó del ratolí.
També podeu reduir el quadre de diàleg al quadre de text de l'argument Número1 fent clic al botó Minimitzar quadre de diàleg a la dreta del quadre de text, seleccionant les cel·les i després fent clic al botó Maximitza quadre de diàleg (l'únic botó que es mostra a l'extrem dret) o prement la tecla Esc. En lloc de minimitzar el quadre de diàleg, també podeu desplaçar-lo temporalment fent clic a qualsevol part i arrossegant el quadre de diàleg a la seva nova destinació a la pantalla.
Si afegiu més d'una cel·la (o un munt de cel·les) en un full de treball, premeu la tecla Tabulador o feu clic al quadre de text Number2 per moure el punt d'inserció a aquest quadre de text. (Excel respon ampliant la llista d'arguments amb un quadre de text Number3.) Aquí és on especifiqueu la segona cel·la (o rang de cel·les) per afegir a la que ara es mostra al quadre de text Number1. Després de seleccionar la cel·la o el segon interval de cel·les, el programa mostra les adreces de la cel·la, els números de les cel·les de la dreta i el total acumulat a prop de la part inferior del quadre de diàleg Arguments de funció després de Resultat de la fórmula= ( com es mostra).
Podeu minimitzar tot el quadre de diàleg Arguments de funció fins al contingut del quadre de text de l'argument amb el qual esteu tractant (Número2, Número3, etc.) fent clic al botó Minimitzar el quadre de diàleg particular si el quadre de diàleg oculta les cel·les que voleu cal seleccionar.
Quan acabeu d'assenyalar les cel·les o el grup de cel·les a sumar, feu clic al botó D'acord per tancar el quadre de diàleg Arguments de funció i col·loqueu la funció SUMA a la cel·la actual.