L'assistent d'informes requereix unes quantes decisions més que l'eina d'informes, però és més flexible que l'eina d'informes instantani. Aquí va:
A la finestra de la vostra base de dades, feu clic a la pestanya Crea de la cinta i, a continuació, feu clic al botó Assistent d'informes. (És allà mateix a la secció Informes de la pestanya.)
Apareix el quadre de diàleg Assistent d'informes, amb una llista de tots els camps de la taula activa. També trobareu una llista desplegable des de la qual podeu triar altres taules i consultes i dues columnes de camps seleccionats i disponibles, que feu servir per determinar quins camps de les taules seleccionades s'utilitzaran al vostre informe.
Utilitzeu la llista desplegable Taules/Consultes per triar la taula amb la qual voleu començar.
Els camps de la taula que seleccioneu apareixen al quadre Camps disponibles.
Afegiu camps al vostre informe fent-hi doble clic al quadre Camps disponibles.
En fer doble clic, afegeixes els camps al quadre Camps seleccionats i passen a formar part de l'informe. També podeu fer clic en un camp una vegada i després fer clic al botó amb un símbol >.
Repetiu els passos 2 i 3 per a cada taula i/o consulta de la base de dades que vulgueu incloure a l'informe. Feu clic a Següent per passar a la pàgina següent de l'assistent d'informes; a continuació, feu clic de nou a Següent.
Si, en algun moment, voleu afegir tots els camps d'una taula o consulta determinada, feu clic al botó >> per afegir tots els camps disponibles a la llista Camps seleccionats.
Si feu clic a Següent dues vegades, s'omet les preguntes d'agrupació, que, per a un informe senzill, sovint són innecessàries.
Trieu un ordre d'ordenació per al vostre informe, normalment ordenant-lo al camp que la gent utilitzarà per cercar informació a l'informe. Feu clic a Següent.
Per exemple, si el vostre informe documenta una llista d'empleats, el Cognom pot ser una bona opció. Un informe sobre les vendes de productes seria útil a la comanda del número de producte o del nom del producte. Podeu ordenar per més d'un camp, escollint fins a quatre camps per ordenar-los i ascendent o descendent per a l'ordre d'ordenació de cada camp.
A continuació, si heu escollit camps de més d'una taula, se us demanarà que escolliu com voleu veure'ls.
Això indica bàsicament quina taula és la taula dominant o principal de l'informe. En el cas de la demostració aquí, trieu Esdeveniments, que és el valor predeterminat perquè és la taula des de la qual heu seleccionat els primers camps de l'informe.
A continuació es mostra un altre pas que apareix si heu inclòs camps de més d'una taula.
En aquest pas, trieu com agrupareu els registres de l'informe. Aquí s'escull EventType, de manera que tots els esdeveniments de la col·lecció estiguin junts, després Educació i després Recaptació de fons, en aquest ordre. Per aplicar l'agrupació, feu clic al nom del camp al quadre de l'esquerra i, a continuació, feu clic a la fletxa que apunta cap a la dreta. Això situa el camp seleccionat en blau, per sobre de la resta de camps inclosos a l'informe.
Trieu un disseny i una orientació entre els dos conjunts de botons d'opció i feu clic a Següent.
Les opcions de disseny (Tabular o Columnar) són senzilles: voleu veure el vostre informe com una llista (Tabular) o en seccions (Columnar), en què cada registre apareix en una secció per si sol. Justified és similar a Tabular, però agrupa els camps en una mena de confusió apilada.
Les decisions d'orientació (Retrat o Paisatge) són generalment més fàcils si us imagineu l'informe al vostre cap: hi ha més camps dels que caben en un full de paper de 8,5 polzades d'ample? Si és així, trieu Paisatge per donar-vos 11 polzades de paper (o 10 polzades, per permetre el marge més petit possible) a través del qual apareixeran els vostres camps.
Feu clic a Següent.
Un nom predeterminat per al vostre informe apareix ara en aquest pas següent de l'assistent.
Doneu un nom al vostre informe.
Escriviu un nom al quadre llarg de la part superior del quadre de diàleg. En aquest punt, també haureu de decidir com acabar les coses, amb una vista prèvia de l'informe o saltant directament a la vista Disseny per fer més canvis en l'aparença i el contingut de l'informe. De moment, trieu Previsualitzar l'informe, que és el predeterminat.
Quan feu clic a Finalitzar, l'informe apareix a una finestra de vista prèvia, moment en què podeu imprimir-lo o desar-lo per a un ús futur. (Premeu Ctrl+S, o feu clic al botó Desa i doneu un nom a l'informe, quan se us demani, per fer-se càrrec de l'empresa d'estalvi.)
Després de desar-lo, o si no cal desar-lo o continuar veient-lo, podeu tancar-lo fent clic amb el botó dret a la pestanya de l'informe i escollint Tanca al menú emergent. Si feu canvis addicionals i no heu triat desar, se us demanarà si voleu tancar sense desar.
Per descomptat, probablement voldreu fer canvis a l'informe, com ara canviar l'amplada de les columnes on es talla la informació, com ara els noms dels camps (vegeu les etiquetes FundsNeeded i FundsRaised ) i les seves dades (vegeu l'etiqueta EventDate i les dades). , tal com es mostra a continuació. Això es fa tant a la vista Disseny com a Layout, i per canviar a qualsevol vista, feu clic amb el botó dret a la pestanya de l'informe i trieu la vista en què voleu treballar a la finestra emergent.