Abans de crear recursos a Microsoft Project 2019, no vulgueu o no, heu d'entendre com afecten el vostre projecte. En primer lloc, un recurs és un actiu que ajuda a dur a terme un projecte, tant si l'actiu és una persona, un equip, un material o un subministrament. Un aspecte de treballar amb recursos de manera eficaç és gestionar el flux de treball de qualsevol recurs que tingui una disponibilitat de temps limitada per al vostre projecte. Quan creeu recursos, indiqueu la seva disponibilitat per hores el dia o els dies de la setmana.
Per exemple, una persona pot estar disponible el 50 per cent del temps, o 20 hores a la setmana laboral estàndard de 40 hores, mentre que una altra pot estar disponible a temps complet (40 hores). Quan assigneu aquest tipus de recursos al vostre projecte, podeu utilitzar diverses vistes, informes i eines per veure si algun recurs s'ha sobrereservat en algun moment del projecte. També podeu veure quan la gent està asseguda, tocant els polzes o quan pot estar disponible per ajudar-vos en una altra tasca. Fins i tot podeu comptar amb recursos que funcionen en diversos projectes de la vostra organització i assegurar-vos que s'utilitzen de manera eficient.
Un altre aspecte de treballar amb recursos de manera eficaç és entendre com el nombre de recursos que assigneu per treballar en una tasca afecta la durada d'aquesta tasca. En altres paraules, si tens una certa quantitat de feina per realitzar però poca gent per fer-la, una tasca típica triga més a acabar que si hi ha un munt de gent disponible.
El tipus de tasca determina si la durada d'una tasca canvia en funció del nombre de recursos assignats. Recordeu: el tipus de tasca pot ser unitats fixes, durada fixa o treball fix.
Finalment, els recursos afegeixen costos a un projecte. Per tenir en compte els costos del vostre projecte, com ara una persona que treballa moltes hores en una tasca, ordinadors que heu de comprar o serveis que requereixen tarifes, heu de crear recursos i assignar-los a una o més tasques.
A efectes de la planificació de recursos, Project només reconeix aquests tres tipus de recursos:
Decidir quin tipus de recurs utilitzar quan s'afegeix un proveïdor extern o un recurs d'equip al projecte pot ser complicat. Si voleu evitar afegir hores de treball al projecte quan s'està utilitzant aquest recurs, no configureu el recurs com a recurs de treball. Utilitzeu un recurs de cost o un enfocament de cost fix.
Sota la configuració predeterminada del Projecte 2019, la programació basada en l'esforç està desactivada per a les tasques programades manualment i automàticament. Per tant, no importa quants recursos laborals assigneu, la durada de la tasca es manté igual i Project acumula més hores de treball per a la tasca, per reflectir més esforç.
Tanmateix, en alguns casos d'un tipus de tasca d'unitat fixa o de treball fix, l'addició o eliminació de recursos assignats a la tasca hauria de tenir un impacte en el temps que es triga a completar la tasca. En essència, l'antiga màxima "Dos caps són millor que un" es pot modificar a "Dos caps són més ràpids que un".
Assignar persones addicionals a tasques no sempre redueix el temps de treball de manera proporcional, tot i que així ho calcula Project. Quan tens més gent, també tens més reunions, notes, esforços duplicats i conflictes, per exemple. Si afegiu més recursos a una tasca, considereu també augmentar la quantitat d'esforç necessari per completar aquesta tasca per tenir en compte les ineficiències inevitables del grup de treball.
Normalment sabeu quants recursos materials es necessiten per completar una tasca: en la majoria dels casos, podeu utilitzar una fórmula estàndard per calcular el nombre de lliures, tones, iardes o una altra quantitat. Però, com saps quant esforç han d'invertir els teus recursos laborals per completar les tasques del projecte?
Incloeu una certa quantitat de recursos materials addicionals si creieu que els necessitareu per a la reelaboració o la ferralla.
Com passa amb molts aspectes de la informació que introduïu en un calendari del projecte, la determinació del nivell d'esforç depèn en gran part de la vostra pròpia experiència amb tasques i recursos similars. Tot i així, recordeu aquestes advertències:
Permet reservar temps en un projecte per tenir en compte circumstàncies imprevistes, com ara que els recursos són menys qualificats del que havies previst. Per garantir que es compleixin les dates de la fita, moltes persones afegeixen una tasca anomenada Reserva de contingència o Buffer als seus horaris immediatament abans de l'entrega d'una fita o del final d'una fase.
De la mateixa manera que algú omple el certificat de naixement cada cop que neix un nadó, sempre que neix un recurs del Projecte (és a dir, creat ) s'omple un formulari . Al formulari Informació del recurs, introduïu informació com ara el nom del recurs, la disponibilitat i la tarifa per hora o cost per ús. També podeu introduir informació opcional, com ara el grup (grup de treball de l'empresa) al qual pertany el recurs o l'adreça de correu electrònic del recurs.
Podeu crear un recurs com una sola persona o entitat, un recurs genèric (com ara un conjunt d'habilitats sense cap persona assignada, com ara un assistent o un enginyer) o fins i tot un grup de diversos recursos que funcionen conjuntament. Moltes vegades, en les primeres etapes de la planificació del projecte, només coneixeu l'habilitat de recursos que necessiteu, per ser substituït més tard per una persona designada que tingui tant el temps com les qualificacions per completar la tasca.
En el nivell més senzill, un recurs es crea com una entitat única: una persona concreta o una sala de reunions o un equip. Creeu el recurs introduint informació al quadre de diàleg Informació del recurs.
Quan creeu un recurs, heu d'escriure, com a mínim, el nom del recurs, encara que també podeu afegir tanta informació com vulgueu. Algunes persones prefereixen crear tots els recursos primer i afegir informació de contacte i costos després.
Per crear un recurs mitjançant el quadre de diàleg Informació del recurs, seguiu aquests passos:
Feu clic a la part inferior del botó Diagrama de Gantt a la pestanya Tasca del grup Visualització de la cinta i feu clic a Full de recursos.
En aquest punt, la vista canvia a Visualització del full de recursos.
Feu doble clic en una cel·la en blanc a la columna Nom del recurs.
Apareix el quadre de diàleg Informació de recursos, tal com es mostra.
Escriviu un nom al quadre de text Nom del recurs.
Feu clic a la fletxa avall del quadre Tipus (a la dreta) per triar Treball, Material o Cost.
La configuració que teniu disponible difereix lleugerament, depenent de l'opció que trieu. Per exemple, un recurs de material no té l'opció de correu electrònic ni de compte d'inici de sessió, i un recurs de treball o de cost no té cap opció d'etiqueta de material.
Per a un recurs de material, introduïu una descripció de les unitats al camp Etiqueta de material.
Per exemple, podeu introduir lliures per a un recurs de farina o tones per a un recurs d'acer.
Al camp Inicials, escriviu una abreviatura o inicials per al recurs.
Si no introduïu res, s'insereix la primera lletra del nom del recurs quan deseu el recurs.
Continueu introduint qualsevol informació que vulgueu incloure sobre el recurs.
Aquesta informació pot incloure una adreça de correu electrònic, el tipus de grup (un departament, divisió o grup de treball, per exemple), el tipus de reserva (proposat o compromès) o el codi (com ara un codi de centre de costos).
Si introduïu informació al camp Agrupa, podeu utilitzar les funcions Filtrar, Ordenar i Agrupar per per veure conjunts de recursos.
Feu clic al botó D'acord per desar el nou recurs.
Aquestes quatre pestanyes poden contenir una gran quantitat d'informació sobre qualsevol recurs.
Per introduir informació sobre diversos recursos alhora, visualitzeu la vista Full de recursos i introduïu informació a les columnes. Fins i tot podeu enganxar recursos copiats d'una altra font (com ara un full de càlcul d'Excel) en aquesta vista.
En les etapes de planificació d'un projecte, sovint trobeu que no tots els recursos estan reunits. Fins i tot ben entrat en el projecte, de vegades no saps quin recurs utilitzaràs; només sabeu que necessiteu un recurs amb un determinat conjunt d'habilitats per completar les properes tasques. En aquest cas, considereu la creació de determinats recursos com a recursos genèrics.
Per crear un recurs genèric, poseu-li un nom que descrigui la seva habilitat, com ara enginyer, personal de seguretat o fins i tot Espai de reunions (en lloc d'un recurs específic anomenat Sala de conferències B). A continuació, al quadre de diàleg Informació del recurs, assegureu-vos de seleccionar la casella de verificació Genèric, tal com es mostra aquí. No existeix cap fórmula per utilitzar la configuració Genèrica per tornar a calcular la vostra programació en funció de la disponibilitat dels recursos. No obstant això, moltes persones troben aquesta configuració útil quan utilitzen la planificació d'onades rodants o quan no són responsables d'assignacions de recursos específiques (per exemple, assignar un treballador temporal a una tasca quan una agència de contractació temporal triarà el treballador específic).
Recurs consolidat.
Podeu substituir un nom de recurs genèric pel nom del recurs que s'ha afegit al vostre projecte. Per exemple, si introduïu Personal de seguretat com a recurs, podeu substituir-lo per Jim Taylor , el nom del professional de seguretat que farà la feina. Per fer el canvi, aneu a la vista Full de recursos i, a la columna Nom del recurs, feu clic a la cel·la del recurs, escriviu el nou nom i premeu Intro. No us preocupeu si ja heu assignat el recurs genèric a les tasques del projecte. El projecte actualitza totes les tasques amb el nou nom.
Moltes característiques del Projecte 2019 gestionen recursos, en particular ajudant-vos a detectar la sobreassignació de recursos. La sobreassignació és un càlcul, basat en el calendari i la disponibilitat del recurs, que indica que s'ha assignat massa treball en funció de la disponibilitat.
Penseu en Monica Mendez, una enginyera que treballa un dia estàndard de vuit hores segons el seu calendari. La Mònica s'assigna a la tasca Escriure l'informe final al 50% de la seva disponibilitat i a la tasca Crear especificacions de disseny, que es produeix al mateix temps que la tasca d'informe, al 100% de la seva disponibilitat. La Mònica treballa ara al 150 per cent de la seva disponibilitat, o 12 hores al dia. La pobra Mònica està superada. Aneu amb compte, fins i tot podria deixar el projecte.
Un recurs s'assigna a una tasca amb una disponibilitat del 100 per cent (o unitats) de manera predeterminada, però podeu modificar aquesta configuració si sabeu que un recurs s'assignarà a diverses tasques i només podeu dedicar un temps limitat a treballar-hi cadascuna.
Estimar i establir disponibilitat
La disponibilitat és més fàcil d'estimar per a alguns recursos que per a altres. És poc probable que un directiu dediqui un dia sencer a una única tasca, perquè s'ha de tractar amb tots els empleats que li depenen i també signar autoritzacions, assistir a reunions de diferents projectes i elaborar pressupostos, per exemple. La disponibilitat d'un treballador de producció pot ser més senzill de definir en una única tasca: si una feina de fabricació passa tres dies a la línia i una persona està treballant a la línia tot el temps, és més correcte dir que està treballant en aquesta tasca plena. temps.
Un error que cometen els principiants del projecte és pensar massa en la disponibilitat. Per descomptat, ningú dedica vuit hores cada dia a una única tasca en un projecte. Els empleats passen part de la seva jornada laboral llegint correus electrònics, xerrant amb companys de feina i contestant trucades telefòniques sobre problemes no relacionats amb els seus projectes. Un recurs pot dedicar set hores a una tasca un dia i només tres hores al següent. No us oblideu d'una programació de recursos dia a dia a l'hora d'estimar la disponibilitat. Si, al llarg de la vida d'una tasca, l'empleat s'hi centra, la disponibilitat al 100% és una configuració adequada. Tanmateix, si aquesta persona treballa només cinc dies en una tasca de deu dies, això és un 50 per cent de disponibilitat, tant si treballa quatre hores al dia durant deu dies com si treballa cinc dies complets en qualsevol moment.
La configuració d'Unitats (disponibilitat) us ajuda a detectar l'excés de reserva d'un recurs que pot treballar en diverses tasques al mateix temps en un programa de projecte.
Per establir unitats de recursos predeterminades per especificar la disponibilitat, seguiu aquests passos:
Mostra la vista del full de recursos.
Feu clic a la columna Màx. del recurs.
Escriviu un número que representi el percentatge de temps que el recurs està disponible per treballar en el projecte.
Per exemple, escriviu 33 per a un recurs que està disponible un terç del temps o 400 per a un recurs que pot oferir quatre treballadors a temps complet. (Les entrades superiors al 100 per cent representen recursos que proporcionen un grup o equip per gestionar les tasques.) L'entrada més habitual (per defecte) és 100 per a un sol recurs que treballa a temps complet en les tasques del projecte.
Premeu Intro o Tab.
S'ha completat l'entrada.
Tingueu en compte que això només funciona per als recursos el tipus dels quals està definit en Treball.
Quan un recurs de Microsoft Project arriba i surt
A més d'estar disponible per a un projecte només un percentatge determinat del temps (per exemple, el 50 per cent de la durada total del projecte), un recurs pot estar disponible només durant un període de temps determinat (potser d'abril a juny) durant la vida del projecte. projecte: normalment, quan utilitzeu un recurs manllevat d'un altre departament o quan treballeu amb un autònom que està estrenyent el vostre projecte amb altres. Un altre recurs possible és aquell que està disponible a mitja jornada durant els primers dies del projecte i després a temps complet per a la resta. En aquest cas, introduïu un interval de dates a les columnes Disponible des i Disponible a de l'àrea Disponibilitat del recurs del quadre de diàleg Informació del recurs, tal com es mostra, per especificar la disponibilitat variable.
Períodes de temps i unitats de disponibilitat.
Per especificar un període limitat durant el qual un recurs està disponible per treballar en el vostre projecte, seguiu aquests passos:
Mostra la vista del full de recursos.
Feu doble clic en un recurs.
Apareix la pestanya General del quadre de diàleg Informació de recursos.
Utilitzeu les columnes Disponible des i Disponible per a (a l'àrea Disponibilitat de recursos) per especificar el període de disponibilitat.
A la columna Unitats de la mateixa fila, feu clic a les fletxes per augmentar o reduir la disponibilitat en increments del 50 per cent, o bé escriviu un número.
Premeu Intro per acabar l'entrada.
Repetiu els passos 3 i 4 per especificar períodes addicionals de disponibilitat a les files posteriors a l'àrea de disponibilitat de recursos.
Feu clic al botó D'acord per desar els canvis.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
