Tots els objectes d'Access 2016 es poden exportar; les tasques d'exportació més habituals són exportar dades en una taula o consulta a un altre programa (com ara un full de càlcul) i exportar un informe com a format de document portàtil (conegut habitualment com a PDF).
L'exportació d'una taula o consulta implica reorganitzar les dades que conté en un format diferent. Igual que amb la importació, Access pot traduir les dades a una varietat de formats de fitxer, depenent de les vostres necessitats.
Com que tots els objecte d'Access es poden exportar, la pestanya Dades externes de la cinta us presenta tots els formats de fitxer en què es pot exportar l'objecte. Si no el podeu exportar a un format determinat, el botó d'aquest format està desactivat.
Formats d'exportació
Accediu a les exportacions als mateixos formats que importa. Access també exporta a PDF (fitxers Adobe Acrobat), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word i a un fitxer adjunt de correu electrònic.
Exportació de dades de taula o consulta
Els passos per exportar una taula o consulta són senzills:
Amb la base de dades oberta, feu clic a la taula o consulta que voleu exportar. Tots els objectes de la base de dades es troben al panell de navegació.
El nom de la taula o de la consulta està ressaltat.
Feu clic a la pestanya Dades externes a la cinta.
El grup de botons Exporta.
El grup de botons Exporta apareix a la cinta. Tingueu en compte les funcions següents del grup de botons Exporta:
Feu clic al botó que coincideixi amb el programa al qual exportareu les vostres dades.
El pas 1 del quadre de diàleg Exportació - Full de càlcul d'Excel s'ha completat.
Apareix un quadre de diàleg Exporta personalitzat amb el format que trieu.
Seguiu els passos del quadre de diàleg Exporta per completar l'exportació.
El quadre de diàleg Exporta mostra les opcions per al format del fitxer d'exportació:
-
Cada opció demana un nom de fitxer (inclòs el camí) per a les dades exportades.
-
Alguns processos d'exportació també us demanen si voleu obrir el vostre fitxer nou un cop finalitzada l'exportació.
Aquesta darrera característica pot evitar una cerca frustrant després de desar el fitxer.
Marqueu la casella de selecció Desa els passos d'exportació si sabeu que tornareu a fer aquesta exportació.
La casella de selecció es troba a l'última pantalla de l'assistent d'exportació. Després de marcar la casella, se us demanarà un nom per a l'exportació.
La cinta conté un botó anomenat Exportacions desades. Utilitzeu aquest botó si voleu facilitar l'exportació freqüent d'una taula o consulta. Aquí veieu una taula exportada des d'Access tal com apareix a Excel. Quan executeu una exportació desada més d'una vegada, Access us indica que el fitxer de destinació ja existeix
La taula de voluntaris exportada a Excel, a punt per a qualsevol cosa.
Exportació d'un informe a PDF
Seguiu aquests passos per exportar un informe a PDF:
Amb la base de dades oberta, feu clic a l'informe que voleu exportar. Tots els objectes de la base de dades es troben al panell de navegació.
El nom de l'informe està ressaltat.
Feu clic a la pestanya Dades externes a la cinta.
El grup de botons Exporta apareix a la cinta.
Feu clic al botó PDF o XPS al grup Exporta.
Apareix el quadre de diàleg Publica com a PDF o XPS.
Exportació de l'informe d'esdeveniments per tipus a PDF.
Navegueu a la carpeta on voleu emmagatzemar el fitxer i escriviu un nom al quadre Nom del fitxer.
Feu clic a Publica.
L'informe es desa com a PDF a la carpeta i amb el nom de fitxer que heu especificat.