Quan planifiqueu un projecte a Microsoft Project 2019, tingueu en compte quina informació heu de fer el seguiment (o qualsevol altra part interessada), qui té la informació, com es lliurarà i amb quina freqüència s'ha d'actualitzar. Sovint, aquesta informació s'emmagatzema en un document separat conegut com a pla de gestió de comunicacions. La taula següent mostra un exemple senzill.
Pla de Gestió de Comunicacions
| Grup d'interès | Informació | Mètode | Freqüència |
| Cap de projecte | Informe d'estat | Correu electrònic | Setmanalment |
| Membres de l'equip | Estat del projecte | Reunió | Quinzenalment |
| Patrocinador | Informe de situació | PowerPoint | Mensual |
| Patrocinador | Riscos, problemes i canvis | Registres | Segons sigui necessari |
El pla de gestió de comunicacions pot ser complex, o tan senzill com una taula de Word o un full de càlcul d'Excel. Introduïu el nom o la posició de cada part interessada a la columna de l'esquerra i, a continuació, a la part superior, introduïu la informació necessària, el seu mètode i la freqüència de lliurament.
No és una ciència de coets, però encara heu de determinar per endavant quina informació podeu fer un seguiment, quan la voleu i en quina forma. És possible que vulgueu consultar Com evitar els errors comuns de gestió de projectes .
El primer pas per fer un seguiment del progrés d'un projecte és recollir informació sobre el que està passant. Com més senzill sigui informar el progrés d'un projecte, millor, perquè la gent ho farà . Com més rutinària pugueu fer l'informe, com cada divendres, en un formulari específic lliurat a la mateixa persona, més fàcil serà recopilar dades.
A continuació, podeu introduir aquesta informació al Projecte de diverses maneres: Utilitzeu diverses vistes i taules per introduir informació en fulls de dades, introduïu informació al quadre de diàleg Informació de la tasca o utilitzeu les eines de seguiment del grup Programació de la pestanya Tasca de la cinta. .
La quantitat de dades que recopileu ve determinada per la informació que necessiteu fer el seguiment i el nivell de detall. Per exemple, algunes persones utilitzen Project només per crear una línia de temps per a les seves activitats. Altres utilitzen recursos i fan un seguiment del seu treball total en les tasques, però no fins al nivell de detall que examina el treball per hora realitzat. Per a algunes persones, simplement marcar una tasca al 50 per cent completada i una altra al 100 per cent completada, i deixar que Project assumeixi que tots els recursos han completat la seva quantitat estimada de treball, està bé.
Heu d'identificar el millor mètode de seguiment per a vosaltres, que es determina per la quantitat i el tipus d'informació que necessiteu controlar. Microsoft ofereix quatre mètodes de seguiment al Projecte 2019:
Podeu començar a entendre aquests mètodes comparant el seguiment de tasques i el seguiment de les tasques. Podeu fer un seguiment de la informació per tasca, indicant fins al moment actual (o una data d'estat que seleccioneu) el treball total completat o els costos de la tasca. O podeu fer un seguiment de la informació per assignació, que és un seguiment més detallat que us mostra el treball total realitzat o els costos de cada recurs.
Suposem que s'estima que la tasca de prova de components elèctrics requereix 12 hores de treball, segons la línia de base del projecte. Un enginyer, un electricista i un ajudant (tres recursos humans) estan assignats al 100 per cent del seu temps. Seguiment per tasca: total, simplement podeu observar que la tasca està completada en un 75 per cent, la qual cosa es tradueix en nou hores de treball acabades.
El projecte suposa que els tres recursos divideixen el treball per parts iguals: tres hores per cada recurs. En realitat, però, l'Enginyer va dedicar una hora, l'electricista sis i l'auxiliar dues. Per tant, la variable en fase temporal entra a la imatge. El seguiment per fases temporals utilitza increments de temps específics, tant si trieu fer un seguiment del treball per tasca com del treball realitzat per recursos individuals a la tasca.
Per tant, a la tasca de prova de components elèctrics, podeu utilitzar l' enfocament per fases de la tasca per fer un seguiment de les nou hores diàries. O podeu utilitzar l' assignació: enfocament per fases temporals per fer un seguiment del treball de cada recurs, per hora o diari.
Si el projecte o l'organització no requereix una assignació detallada o un seguiment per fases, és millor que utilitzeu el mètode de la tasca total. Aleshores, podeu passar menys temps introduint informació al Projecte i més temps gestionant l'equip i les parts interessades.
De vegades, sembla que Project proporciona un botó pràctic per a tot el que necessiteu fer en un projecte, així que per què el seguiment hauria de ser diferent? Les eines de seguiment que hi ha a la part superior del grup Programació de la pestanya Tasca realitzen actualitzacions de les tasques seleccionades en qualsevol visualització del full. La figura mostra les eines de seguiment. Els cinc de l'esquerra són els botons de percentatge complet, i el botó de la dreta us permet marcar la pista o actualitzar les tasques.
Els botons de seguiment.
Aquestes eines fan actualitzacions específiques a les tasques seleccionades:
El quadre de diàleg Actualitza les tasques.
Podeu utilitzar algunes eines més, que es troben en altres llocs del Projecte, per fer un seguiment i il·lustrar el progrés:
Potser ja sabeu que Project té una visió de tot el que voleu fer. Per exemple, podeu utilitzar la vista Full de tasques i la vista Ús de tasques per actualitzar fàcilment la informació de la tasca o dels recursos. Hi ha tantes variacions disponibles que podeu creure que Microsoft cobra per la vista.
Full de tasques: vista de la taula de seguiment.
Ús de la tasca: vista de la taula de seguiment.
Ús de la tasca: vista de la taula d'ús.
Quan es fa el seguiment amb la visualització del full de tasques, insereixo una columna que mostra el percentatge complet. Per inserir la columna, només cal que feu clic amb el botó dret a una capçalera de columna i feu clic a Insereix columna i, a continuació, feu clic a % Completat.
Depenent del mètode de seguiment, necessiteu diferents vistes per a diferents propòsits. La taula següent especifica la millor vista que cal utilitzar per a cada mètode de seguiment.
Seguiment de visualitzacions
| Mètode de seguiment | Millor Vista | Millor taula o fila |
| Tasca | Full de tasques | Taula de seguiment |
| Tasca: en fases temporals | Ús de la tasca | Fila de treball real |
| Encàrrec | Ús de la tasca | Taula de seguiment |
| Assignació: per fases temporals | Ús de la tasca | Taula d'ús |
Quan trobeu la vista adequada amb les columnes correctes que es mostren, introduir la informació de seguiment és tan senzill com escriure un nombre d'hores, un import en dòlars per a costos fixos o una data d'inici o de finalització a la columna adequada per a la tasca que esteu actualitzant.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
