Microsoft Office Excel 2007 us permet desar els fitxers del vostre llibre de treball directament en el format de fitxer PDF (Portable Document File) desenvolupat per Adobe Systems Incorporated. Aquest format permet a la gent obrir i imprimir els vostres fulls de treball d'Excel (documents de moltes altres aplicacions) encara que no tinguin Excel als seus ordinadors. Tot el que han de tenir instal·lat per obrir i imprimir la còpia en PDF del fitxer del llibre de treball és el programari gratuït Adobe Reader, que es pot descarregar des del lloc web d'Adobe .
Abans de poder desar fitxers en format PDF, heu de baixar i instal·lar el programa de complement Desa com a PDF o XPS des del lloc web de Microsoft. Seguiu aquests passos:
Obriu la finestra d'ajuda d'Excel i, a continuació, cerqueu PDF i XPS al quadre de text Cerca.
Feu clic a l'enllaç Habilita el suport per a altres formats de fitxer, com ara PDF i XPS a la finestra d'ajuda d'Excel.
Cerqueu i feu clic a l'enllaç Desa com a PDF o complement XPS de Microsoft per als programes de Microsoft Office 2007.
S'obre la finestra del navegador i mostra la pàgina del complement correcta al lloc web del Centre de descàrregues de Microsoft.
Seguiu les instruccions en línia per descarregar i instal·lar aquest programa de complement.
Quan hàgiu acabat de baixar i instal·lar el programa de complements, seguiu aquests passos per desar un llibre de treball com a fitxer PDF:
Feu clic al botó d'Office, assenyaleu l'ordre Desa com a i feu clic a l'opció PDF o XPS al menú de continuació.
Apareix el quadre de diàleg Publica com a PDF o XPS.
Editeu el nom del fitxer i/o la ubicació de la carpeta (si cal) i feu clic al botó Publica.
Excel desa el llibre de treball en un fitxer PDF i l'obre automàticament a Adobe Reader.
Si creeu un llibre de treball d'Excel 2007 que incorpori funcions noves que no s'admeten en versions anteriors d'Excel, en comptes de desar el llibre de treball com a fitxer .xls d'Excel 97–2003, perdent així totes les seves millores d'Excel 2007, considereu desar-lo com a fitxer PDF de manera que els companys de feina que utilitzen versions anteriors d'Excel encara puguin accedir a les dades amb tota la seva esplendor mitjançant l'Adobe Reader.