A l'Office 365, podeu crear documents conjuntament a Word, PowerPoint i OneNote o una col·lecció de documents amb altres simultàniament. Si utilitzeu l'aplicació web d'Excel (no la versió d'escriptori), també podeu fer coautors en temps real amb altres persones. Aquesta característica és possible gràcies a l'ús de les tecnologies de SharePoint Online.
Per a Word i PowerPoint, activeu el seguiment de versions majors i menors a la biblioteca de documents abans de començar a fer coautors. Això us permet mantenir un historial del document a mesura que passa per la fase d'edició, tornar a una versió anterior si cal i indicar les fites aconseguides en el procés de col·laboració marcant el document com a versió principal.
Idealment per als quaderns OneNote, només hauríeu d'activar les versions principals perquè massa versions menors poden provocar errors de sincronització que poden provocar la pèrdua de dades. L'únic inconvenient d'això, però, és que heu de crear una biblioteca de documents independent per als vostres quaderns OneNote.
Com a alternativa, podeu limitar el nombre de versions desades per evitar errors. Tingueu en compte les necessitats de la vostra empresa per determinar si s'han d'activar o no les versions major i menor dels quaderns OneNote.
Quan activeu el control de versions per a una biblioteca de documents, teniu l'opció d'activar la funció Requereix la sortida. Si seleccioneu Sí a Requerir que es treguin els documents abans d'editar-los?, bàsicament esteu dient que ningú més pot editar el document mentre el teniu revisat.
Altres usuaris encara poden veure una còpia només de lectura del document, però no podran fer-hi modificacions i tornar-la a desar a la biblioteca de documents. Com que això és contrari al que voleu aconseguir quan feu documents conjuntament, no activeu aquesta funció.
De manera predeterminada, les biblioteques de SharePoint no ho tenen activat. Tot i així, encara teniu la possibilitat de consultar un document de la biblioteca i, quan ho feu, ningú més podrà treballar en el document mentre el teniu comprovat.
L'Excel Web App 2010 és una versió en núvol de l'aplicació d'escriptori que es pot visualitzar des d'un navegador web en alta fidelitat, donant com a resultat un aspecte i una sensació visualment familiars com a homòleg d'escriptori. La tecnologia per als càlculs matemàtics és la mateixa a l'aplicació web que a l'aplicació d'escriptori.
Per tant, independentment de si heu introduït la fórmula al vostre full de càlcul des de l'aplicació web o del client d'escriptori, podeu obtenir els mateixos resultats.
Coautoria a Excel Web App és com màgia. Veu que les edicions fetes pel vostre coautor apareixen automàticament de manera màgica a la pantalla tan bon punt el vostre coautor es mou a una cel·la diferent. Podeu veure qui està editant el full de càlcul fent clic a la barra d'estat de coautoría a l'extrem inferior dret de la pantalla.