Mantenir totes les vostres opcions en un camp Opció pot ser complicat i propens a errors. SharePoint 2010 utilitza un model similar a les bases de dades relacionals separant la informació de cerca de la llista de transaccions .
Penseu en totes les dades de cerca que es podrien mantenir en llistes separades. Per exemple, les llistes de cerca d'inventari de maquinari informàtic poden incloure el tipus de maquinari, el contracte de manteniment i la ubicació del departament. Aquestes llistes es poden mantenir independentment de la llista de transaccions : el propi inventari.
Per exemple, podeu crear una llista personalitzada de departaments amb un sol camp (Títol) i emplenar-la amb els noms dels departaments de la vostra organització. Creeu la llista de transaccions de projectes de voluntaris (on feu un seguiment dels empleats que treballen en projectes de voluntaris) i els departaments és una columna d'aquesta llista.
En lloc de crear un camp Opció, utilitzeu el tipus de dades Cerca per connectar-vos a la vostra llista de departaments i utilitzeu el camp Títol com a dades per a la columna Departament a la llista de Projectes voluntaris.
També podeu afegir altres columnes de la llista de cerca a la llista desplegable per ajudar els usuaris a seleccionar l'opció adequada. Quan un usuari selecciona el valor de la llista desplegable, també es mostren els valors de les columnes addicionals.
Aquí hi ha un escenari que utilitza una columna de cerca per mostrar el territori de vendes d'un client. El nom del client i el territori de venda s'emmagatzemen en una llista i es mostren en una altra llista mitjançant una columna de cerca.
Per als usuaris familiaritzats amb les bases de dades i la integritat referencial, SharePoint 2010 afegeix opcions per donar suport a aquesta implementació. Les columnes de cerca també es poden utilitzar per crear una cadena de llistes unides que es poden utilitzar per consultar i mostrar valors de columnes addicionals.