Centrant-se en els camps a Access 2003

Un camp és el lloc on viuen les vostres dades; un camp conté una dada, com ara Any o Equip.

Com que hi ha molts tipus de coses diferents al món, Access 2003 ofereix una varietat de tipus de camps per a l' emmagatzematge. De fet, Access 2003 posa a la vostra disposició deu tipus de camps. A primera vista, deu opcions poden no semblar gaire flexibles, però un cop realment entreu a Access 2003, serà més que suficient. I, gràcies a les opcions de camp, també podeu personalitzar l'aspecte i el funcionament dels camps perquè s'adaptin amb precisió a les vostres necessitats. Tot això, i també fa crispetes.

Cada camp ofereix una sèrie d'opcions per fer que la personalització sigui increïblement útil. Podeu demanar informació, provar l'entrada per veure si és el que esteu buscant i, a continuació, formatar automàticament el camp de la manera que vulgueu.

Tots els tipus de camp apareixen a la llista següent. Estan en el mateix ordre que apareixen a la pantalla a Access 2003. No us preocupeu si no podeu esbrinar per què algú vol utilitzar un tipus o un altre. Només centra't en els que necessites, pren una nota mental sobre els altres i segueix amb la teva feina.

• Text: Emmagatzema text (lletres, números i qualsevol combinació d'aquests) fins a 255 caràcters.

• Els números d'un camp de text no són números; només són un munt de dígits que es troben junts en un camp. Aneu amb compte amb aquest fet quan dissenyeu les taules de la vostra base de dades.

• Els camps de text tenen una configuració que necessiteu saber: mida. Quan creeu un camp de text, Access 2003 vol saber quants caràcters conté el camp. Aquesta és la mida del camp . Si creeu un camp anomenat Nom i feu que la seva mida sigui 6, Joseph s'adapta al camp, però no Jennifer. Aquesta restricció pot ser un problema. Una bona regla general és fer el camp una mica més gran del que creieu que necessiteu. És fàcil fer el camp encara més gran si cal, però és molt perillós fer-lo més petit.

• Memo: conté fins a 64.000 caràcters d'informació, és a dir, gairebé 18 pàgines de text.

• Aquest és un camp de text molt gran . És ideal per a notes generals, descripcions detallades i qualsevol altra cosa que requereixi molt espai.

• Número: conté nombres reals i segurs.

• Podeu sumar, restar i calcular el vostre camí cap a la fama i la fortuna amb camps numèrics. Si esteu treballant amb dòlars i cèntims (o lliures i cèntims), utilitzeu un camp de moneda.

• Data/Hora: emmagatzema l'hora, la data o una combinació de les dues, depenent del format que utilitzeu.

• Utilitzeu un camp de data/hora per fer un seguiment dels moments de la vida . Molt versàtil, eh?

• Moneda: fa un seguiment dels diners, preus, imports de les factures, etc.

• En una base de dades Access 2003, els diners s'aturen aquí. Per això, també ho fan la lira, els marcs i el ien. Si teniu ganes d'un altre tipus de número, consulteu el camp del número.

• AutoNumber: fa exactament el que diu: s'omple amb un número generat automàticament cada vegada que feu un registre nou.

• AutoNumber és molt xulo. Només penseu, quan afegiu un client a la vostra taula, Access 2003 genera el número de client automàticament! Tot i que Microsoft SQL Server té alguna cosa semblant, les persones pobres que utilitzen Oracle han de saltar entre cèrcols per generar números de clients (o altres tipus).

• Sí/No: manté Sí/No, Vertader/Fals i Activat/Desactivat, depenent del format que trieu. Quan necessiteu un simple sí o no, aquest és el camp a utilitzar.

Objecte OLE: significa Object Linking and Embedding, una tecnologia molt potent i molt nerd, i es pronuncia "O-Lay". Un objecte OLE és com un document de Word, un full de càlcul Excel, un mapa de bits de Windows (una imatge) o fins i tot una cançó MIDI. En incrustar un objecte OLE a la vostra taula, la vostra base de dades "sabre" automàticament com editar un document de Word o un full de càlcul Excel, reproduir una cançó MIDI, etc.

• Hiperenllaç: gràcies a aquest tipus de camp (i una mica de màgia de xarxa proporcionada per Microsoft Internet Explorer), Access 2003 ara entén i emmagatzema el llenguatge especial d'enllaç que fa d'Internet un lloc tan fantàstic.

• Si utilitzeu Access 2003 a la xarxa de la vostra empresa o utilitzeu Internet àmpliament, aquest tipus de camp és per a vosaltres.

• Assistent de cerca: una de les funcions més potents d'un programa de bases de dades és la cerca. Fa que l'entrada de dades sigui més ràpida (i amb menys errors) ja que us permet escollir el valor correcte d'un camp d'una llista predefinida. No escriviu, no us preocupeu, no hi ha cap problema: és un truc bastant útil. En alguns programes de bases de dades, afegir una cerca a una taula és molt difícil. Afortunadament, l'assistent de cerca d'Access 2003 fa que el procés sigui molt menys dolorós. Demaneu a l'Assistent d'Office tots els detalls sobre l'assistent de cerca.