En alguns casos, Outlook posa missatges de correu electrònic, tasques i cites de més de sis mesos a la carpeta Arxiu, una carpeta especial per als elements que Outlook creu que estan obsolets o que no val la pena conservar. L'Outlook crida enviant aquests elements a l'arxiu automàtic de la carpeta Arxiu . Els elements que els arxius d'Outlook no es perden per sempre, però. Podeu visitar-los obrint la carpeta Arxiu i les seves subcarpetes a la Llista de carpetes. L'Outlook crea automàticament la carpeta Arxiu i les seves subcarpetes la primera vegada que arxiveu elements.
Vostè pot decidir com i quan l'Outlook arxiva els elements. Per arxivar elements, establiu un conjunt predeterminat de regles d'arxivament que s'apliquen a totes les carpetes, i si una carpeta necessita atenció individual (és a dir, no voleu que estigui subjecta a les regles d'arxivament per defecte), podeu establir regles especials per a això. carpeta. Cada carpeta pot tenir el seu propi conjunt de regles d'arxiu o estar subjecta a les regles predeterminades.
Per indicar a Outlook com arxivar coses antigues, comenceu mostrant un quadre de diàleg Arxiu automàtic:
- Establiment de regles d'arxiu per defecte: seleccioneu Eines –> Opcions i, al quadre de diàleg Opcions, seleccioneu la pestanya Altres. Feu clic al botó Arxiu automàtic.
- Establiment de regles per a una carpeta específica: feu clic amb el botó dret a la carpeta i trieu Propietats o visualitzeu la carpeta i trieu Fitxer –> Carpeta –> Propietats per al nom de la carpeta. A continuació, al quadre de diàleg Propietats, seleccioneu la pestanya Arxiu automàtic. (Com que no hi ha cap data connectada als elements de la carpeta Contactes, no podeu arxivar automàticament els noms i les adreces.)
Negocieu aquestes opcions per establir regles d'arxiu predeterminades:
- Executeu l'Arxiu automàtic cada: introduïu un número per indicar a l'Outlook amb quina freqüència ha d'arxivar els elements.
- Demana abans que s'executi l'arxiu: si seleccioneu aquesta casella de selecció, veureu un quadre de missatge abans que comenci l'arxivatge, i podeu rebutjar l'arxiu si voleu seleccionant No al quadre de missatge.
- Suprimeix els elements caducats (només carpetes de correu electrònic): marqueu aquesta casella de selecció per suprimir tots els missatges de correu electrònic quan expiri el període.
- Arxivar o suprimir elements antics: desmarqueu aquesta opció si no voleu arxivar elements.
- Mostra la carpeta d'arxiu a la llista de carpetes: seleccioneu aquesta opció si voleu mantenir la carpeta d'arxiu a la llista de carpetes. Aquesta carpeta conté elements arxivats.
- Neteja els elements anteriors a: trieu un període de temps final després del qual arxivar els elements.
- Mou els elements antics a: Feu clic al botó Navega i seleccioneu una carpeta si voleu emmagatzemar el fitxer Arxiu en una ubicació determinada.
- Suprimeix permanentment els elements antics: seleccioneu aquesta opció si voleu suprimir, no arxivar, els elements antics.
Trieu entre aquestes opcions per establir regles d'arxivament per a una carpeta específica:
- No arxivar els elements d'aquesta carpeta: seleccioneu aquesta opció si els elements de la carpeta no val la pena arxivar-los.
- Arxiva els elements d'aquesta carpeta mitjançant la configuració predeterminada: seleccioneu aquesta opció per ajornar les regles d'arxivament per defecte de la carpeta.
- Arxiva aquesta carpeta amb aquests paràmetres: trieu aquesta opció per establir regles d'arxivament per a la carpeta.
- Neteja els elements anteriors a: trieu un període de temps final després del qual arxivar els elements de la carpeta.
- Mou els elements antics a: feu clic al botó Navega i seleccioneu una carpeta si voleu emmagatzemar els elements arxivats en una ubicació específica.
- Suprimeix permanentment els elements antics: seleccioneu aquesta opció si voleu suprimir, no arxivar, els elements d'aquesta carpeta.
Compacteu periòdicament el fitxer on emmagatzemeu les dades d'Outlook per reduir el fitxer i obtenir més espai al vostre disc dur. Per compactar el fitxer de dades d'Outlook, seguiu aquests passos:
1. Trieu Fitxer –> Gestió de fitxers de dades.
2. Seleccioneu Carpetes personals al quadre de diàleg Fitxers de dades d'Outlook.
3. Feu clic al botó Configuració.
Apareix un quadre de diàleg Carpeta personal.
4. Seleccioneu el botó Compactar ara.
Compactar un fitxer d'Outlook pot trigar un temps si el fitxer està ple de dades.