En una biblioteca de SharePoint 2010 que té l'aprovació activada, quan es crea un document nou i es publica una versió principal, l'estat d'aprovació es marca Pendent i els aprovadors designats poden aprovar, suspendre o rebutjar l'element des de la vista de llista escollint Aprova. /Rebutja des del menú Edita o utilitzant la finestra Visualitza les propietats del document.
En qualsevol cas, quan seleccioneu Aprovar/Rebutjar, se us presentarà la finestra Aprovar/Rebutjar correctament, amb l'opció Pendent seleccionada per defecte. En aquest punt, podeu deixar un comentari al quadre de text Comentari però deixar l'element com a Pendent, o podeu seleccionar l'opció Aprova o Rebutja per aprovar o rebutjar l'element amb o sense comentari.
(Tot i així, rebutjar sense comentaris és una forma força pobra.) L'acció, el nom de la persona que l'ha pres i la marca de temps es registren a l'historial de versions de l'element.
Podeu obtenir una visió ràpida de tots els vostres elements que es troben en estat Pendent escollint Accions del lloc→Informes de contingut del lloc i, a continuació, escollint Aprovació pendent a la llista desplegable Visualització.
A menys que les alertes estiguin habilitades a la llista/biblioteca o a l'element en si, l'autor de l'element no sabrà que heu fet una acció fins la propera vegada que aquesta persona sigui a la llista/biblioteca i comprove l'estat d'aprovació de l'element. Utilitzeu alertes amb l'aprovació de contingut tret que tingueu algun procés alternatiu pel qual els aprovadors facin part de la seva rutina diària comprovar si hi ha elements pendents.