Accediu al full de trucs de 2013 All-In-One For LuckyTemplates

Access 2013 facilita la gestió de les vostres dades, combinant una interfície visual amb el poder d'una base de dades relacional. Descobriu com organitzar les dades en taules, dissenyar formularis i informes per editar i presentar informació, i crear consultes per seleccionar i combinar informació. Els següents passos són escriure macros i scripts de Visual Basic per a aplicacions (VBA) per fer que la vostra base de dades sigui intel·ligent i utilitzar SharePoint per publicar dades al web.

Disseny d'una base de dades relacional a Access 2013

Quan utilitzeu un programa de base de dades com Access 2013, no podeu començar a introduir dades. En canvi, heu de crear un disseny de base de dades relacional, dividint la vostra informació en una o més taules, cadascuna formada per camps (que són com les columnes d'un full de càlcul). Les taules estan connectades per unions relacionals, en les quals un camp d'una taula coincideix (relaciona amb) un camp d'una altra. Aquí teniu la idea general:

Identifiqueu les vostres dades.

Feu una llista dels camps possibles (informació), incloent-hi text, numèric, data, vertader/fals i altres tipus de dades.

Eliminar camps redundants.

No emmagatzemeu la mateixa informació en més d'un lloc. Si podeu calcular un camp a partir d'un altre, només en deseu un. (Deseu la data de naixement o l'edat, però no totes dues, per exemple.)

Organitza els camps en taules.

Agrupa els teus camps segons el que descriuen perquè cada grup es converteixi en una taula. Una base de dades d'entrada de comandes per a una botiga pot tenir una taula per a clients, una per a productes i una altra per a comandes.

Afegiu taules de codis i abreviatures.

Planifiqueu incloure una taula de noms d'estat i codis de dues lletres, i una taula de tots els altres codis o abreviatura que voleu utilitzar a la base de dades. Utilitzareu aquestes taules per crear menús desplegables de valors que podeu triar en introduir registres.

Trieu una clau primària per a cada taula.

La clau primària és el camp que identifica de manera única cada registre de la taula. Podeu dir a Access que assigni un número d'identificació únic a cada registre mitjançant un camp AutoNumber.

Enllaceu les taules.

Vegeu quines taules contenen camps que coincideixen amb camps d'altres taules. En una base de dades d'entrada de comandes, la taula Comandes ha de contenir un camp que identifiqui el client que va fer la comanda, un camp que coincideixi amb el camp de clau primària de la taula Clients. La majoria de les relacions són d' un a molts , en què un registre d'una taula pot coincidir amb més d'un (o cap) registre d'una altra taula.

Consells per triar els tipus de camp a Access 2013

Quan dissenyeu una base de dades a Access 2013, decidiu de quin tipus serà cada camp. Access ofereix 12 tipus de camps per triar entre ells. Trieu el tipus de camp que descrigui millor les dades que voleu emmagatzemar al camp i que funcioni per al tipus d'anàlisi que necessiteu per utilitzar el camp. Aquí teniu consells sobre quan utilitzar quin tipus de camp.

Dreceres de teclat de Handy Access 2013

Algunes persones prefereixen utilitzar el teclat que el ratolí, i Access 2013 té moltes dreceres de teclat per a aquestes persones. Les tecles de drecera següents són especialment útils a Access 2013. Algunes pulsacions de tecles funcionen a qualsevol lloc d'Access 2013; d'altres només funcionen en vistes específiques, com s'ha assenyalat.

Disseny de bases de dades Secrets of Access 2013

Aquests són els cinc manaments del disseny de bases de dades, tant si utilitzeu Access 2013 com un altre programa de bases de dades. Una base de dades ben dissenyada facilita el manteniment de les vostres dades.

• Emmagatzema la informació on pertany, no on apareix. El lloc on emmagatzemeu la informació no té res a veure amb el lloc on apareix. En un full de càlcul, escriviu la informació on voleu que aparegui quan imprimiu el full de càlcul, però les bases de dades funcionen de manera diferent. En una base de dades, emmagatzemeu informació en taules basades en l'estructura de la informació. Una informació pot aparèixer en molts informes, però només l'emmagatzemeu en un camp d'una taula.

• Emmagatzemeu la informació tal com existeix realment, no com voleu que aparegui en un informe específic. Aquesta regla és un corol·lari de la primera regla. Si voleu que els títols dels llibres apareguin en totes les majúscules (majúscules) a les vostres comandes de compra, Access pot escriure'ls amb majúscules. Emmagatzemeu els títols dels llibres amb majúscules correctes perquè no us oblideu de tenir-los en majúscules a cada informe. Access té moltes funcions integrades que poden ajustar la forma en què es formaten el text, els números i les dates.

• Eviteu les escombraries a dins, escombraries fora (GIGO). Si no us molesteu a crear un bon disseny raonable per a la vostra base de dades, i si no teniu cura d'introduir dades correctes i netes, la vostra base de dades acabarà plena d'escombraries. Una base de dades ben dissenyada és més fàcil de mantenir que una de mal dissenyada perquè cada informació s'emmagatzema només una vegada, en un camp amb un nom clarament en una taula amb un nom clar, amb les regles de validació adequades. Sí, sembla molta feina, però netejar una base de dades de 10.000 registres incorrectes és (perdoneu l'eufemisme) encara més feina.

• Separeu les vostres dades dels vostres programes. Si creeu una base de dades per compartir-la o distribuir-la a altres persones, emmagatzemeu totes les taules en una base de dades (la part posterior) i tots els altres objectes en una altra base de dades (la portada). A continuació, podeu enllaçar aquestes dues bases de dades perquè tot funcioni. Separar les taules de tota la resta racionalitza tot el truc d'actualitzar consultes, formularis, informes i altres coses més tard sense pertorbar les dades de les taules.

• Feu una còpia de seguretat aviat i sovint. D'acord, aquest consell no és sobre disseny, però és massa important per ometre'l: feu una còpia de seguretat de la vostra base de dades cada dia. Amb sort, la vostra oficina ja té un sistema de còpies de seguretat regulars (probablement nocturnes) que inclou la vostra base de dades. Si no, feu una còpia de seguretat de la vostra base de dades a intervals regulars i, sens dubte, feu una còpia de seguretat abans de fer qualsevol canvi important. Conserveu diverses còpies de seguretat, no només la més recent, en cas que trigui una estona a descobrir un problema.

Trobar l'eina d'accés adequat 2013 per mantenir les escombraries fora

Si les dades que entren a la vostra base de dades a través de taules i formularis són escombraries, qualsevol sortida o anàlisi que feu amb consultes i informes també us donarà escombraries. Afortunadament, Access ofereix moltes eines per ajudar-vos a assegurar-vos que les dades que hi ha a cada camp són les que se suposa que han d'anar en aquest camp. Podeu trobar moltes de les eines que eviten les escombraries a la vista Disseny de taula:

• Tipus de dades: utilitzeu el tipus de dades correcte per evitar que s'introdueixin dades del tipus incorrecte.

• Mida del camp: aquesta propietat limita el nombre de caràcters. Si sabeu que un camp no ha de superar mai els quatre caràcters, per exemple, establiu Mida del camp en 4.

• Format: aquesta propietat fa que les dades semblin correctes. Podeu canviar el text a majúscules o a minúscules, per exemple.

• Màscara d'entrada: una màscara d'entrada limita la informació permesa en un camp especificant quins caràcters podeu introduir. Utilitzeu una màscara d'entrada quan sàpigues la forma que haurien de tenir les dades, si un número de comanda té dues lletres seguides de quatre dígits, per exemple. Els números de telèfon i els codis postals són altres exemples de camps en què les màscares d'entrada són útils. Les màscares d'entrada funcionen amb la propietat del camp Format.

• Valor per defecte: aquesta propietat defineix un valor que apareix per defecte si no s'introdueix cap altre valor. El valor predeterminat apareix al camp fins que s'introdueix un altre valor.

• Regla de validació de camps o registres : les dades han de passar aquesta regla abans d'introduir-les. Aquesta propietat funciona amb la regla de propietat Text de validació.

• Obligatori: aquesta propietat especifica que el camp ha de tenir un valor perquè deseu el registre. Quan no s'introdueix cap valor, Access no crea cap registre nou quan es prem la pestanya o Retorn i el botó Nou registre apareix en gris.

• Permetre longitud zero: aquesta propietat especifica si es permet una entrada de longitud zero com ara "" (cometes sense espai entre elles) (només per als camps Text, Text llarg i Hiperenllaç). Un camp de longitud zero us permet diferenciar entre informació que no existeix i un valor nul (en blanc) que es desconeix o no s'ha introduït. Quan s'estableix aquesta opció, permet una cadena de longitud zero en un camp obligatori. És possible que vulgueu utilitzar una màscara d'entrada per fer que un camp de longitud zero sembli diferent d'un valor nul quan tots dos estan permesos.

• Indexat: quan trieu indexar un camp, podeu especificar que no es permeten valors duplicats al camp. Aquesta propietat també és accessible des de la vista Full de dades; és una casella de selecció a la pestanya Full de dades de la cinta.

• Camps de cerca: aquesta propietat permet a l'usuari seleccionar un valor per a un camp que s'emmagatzema en un altre camp, eliminant així moltes faltes d'ortografia i estandarditzant les opcions del camp. Utilitzeu l'assistent de cerca per crear un camp de cerca.

Ús eficient de Visual Basic per a aplicacions a Access 2013

Quan esteu automatitzant una aplicació de base de dades Access 2013 mitjançant Visual Basic per a aplicacions (VBA), us podeu perdre amb una pàgina en blanc per començar a escriure codi. Per on comences? Aquí teniu unes quantes pautes senzilles a seguir que us permetran escriure codi VBA com un professional:

Aconseguir ajuda.

Premeu F1 en qualsevol moment per iniciar l'ajuda de Microsoft Access, on podeu veure exemples de codi VBA.

Utilitzeu el navegador d'objectes.

El navegador d'objectes us permet explorar les propietats i els mètodes dels objectes a VBA. A l'Editor de Visual Basic, trieu Visualitza i, a continuació, Navegador d'objectes o simplement premeu F2.

Obteniu més ajuda.

Per descomptat, les eines d'ajuda integrades a VBA són meravelloses, però també podeu utilitzar el vostre navegador preferit per buscar ajuda a Internet per escriure codi VBA. Fins i tot podeu trobar exemples que podeu robar o demanar en préstec per al vostre propi projecte.

Gestioneu els vostres errors.

Fins i tot el programador més perfecte no pot evitar que es produeixin errors, però ell o ella pot evitar que interrompin un programa. Utilitzeu la gestió d'errors integrada de VBA amb les declaracions On Error Goto i Resume per atrapar errors i canviar el flux del programa de manera que les vostres aplicacions no frustren les persones que les utilitzen.

Utilitzeu funcions i subprocediments.

Utilitzeu funcions i subprocediments per gestionar les tasques que realitzaran les diferents àrees del vostre programa. Com a regla general, si us trobeu copiant i enganxant codi d'una àrea a una altra d'un programa, potser voldreu posar aquest codi en el seu propi procediment.

Converteix macros a codi VBA.

El dissenyador de macros d'Access 2013 us permet triar entre llistes de tasques predefinides per automatitzar la vostra aplicació. Creeu una macro que faci el que vulgueu i després convertiu-la en codi VBA perquè pugueu veure com es veuria si l'haguéssiu escrit des de zero.

Compartint dades amb altres programes des d'Access 2013

Access 2013 és una gran aplicació de bases de dades per si sola, però també funciona bé amb altres, la qual cosa us permet mostrar i recuperar dades de diversos altres programes. Si un programa admet Visual Basic per a aplicacions (VBA), podeu controlar-lo des d'Access. Aquí teniu una breu llista d'aplicacions amb les quals podeu prendre el control i compartir dades:

• Microsoft Excel: molts usuaris d'Excel s'acaben involucrant amb Access perquè necessiten més estructura per emmagatzemar les seves dades. Tanmateix, algunes d'aquestes persones no fan el salt a Access, de manera que encara existeix un fort vincle entre Access i Excel. Podeu utilitzar un full de càlcul d'Excel com a taula a Access o prendre completament el control d'una aplicació d'Excel des de VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server és com l'accés amb esteroides, almenys des del punt de vista de la taula i la consulta. Podeu moure les vostres dades d'Access a SQL Server per millorar la velocitat i el rendiment quan feu servir grans quantitats de dades. Un cop les dades estiguin a SQL Server, podeu crear els vostres formularis d'accés, informes, macros i mòduls per utilitzar les dades d'SQL Server.

• Microsoft Word: la majoria de les persones que utilitzen Access també han utilitzat Word. Tant si escriviu una carta com si feu una llista de tasques per fer, Word és el lloc on podeu estar acostumats a girar. També podeu utilitzar Word com a eina de generació d'informes, on podeu crear adreces d'interès per col·locar dades d'Access i algú més, que potser no estigui familiaritzat amb Access, pot editar la resta d'informació del document de Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint és la visió de Microsoft per compartir i col·laborar amb dades al web. Des de l'Access 2013, podeu compartir dades amb un servidor de SharePoint. Fins i tot podeu crear una aplicació web personalitzada que emmagatzemi taules, consultes, formularis (com a visualitzacions) i macros d'Access en un servidor de SharePoint 2013 i us permeti a vosaltres o a qualsevol altra persona accedir a aquests formularis al web, tot sense tenir instal·lat Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook és més que una eina de correu electrònic; també és un sistema de gestió de contactes. Podeu compartir informació de contacte, calendari i tasques amb la vostra aplicació Access de manera que només l'hagueu d'introduir en un sol lloc.