Accediu al full de trucs de 2010 All-In-One For LuckyTemplates

Com dissenyar una base de dades relacional a Access 2010

Quan utilitzeu un programa de base de dades com Access 2010, no podeu començar a introduir dades. En canvi, heu de crear un disseny de base de dades relacional, dividint la vostra informació en una o més taules, cadascuna formada per camps (que són com les columnes d'un full de càlcul). Les taules es connecten mitjançant unions relacionals, on un camp d'una taula coincideix (relaciona amb) amb un camp d'una altra. Aquí teniu la idea general.

1. Identifiqueu les vostres dades .

   Feu una llista dels camps possibles (informació), incloent-hi text, numèric, data, vertader/fals i altres tipus de dades.

2. Eliminar camps redundants.

   No emmagatzemeu la mateixa informació en més d'un lloc. Si podeu calcular un camp a partir d'un altre, només en deseu un. (Per exemple, deseu la data de naixement o l'edat, però no totes dues).

3. Organitza els camps en taules.

   Agrupa els teus camps segons el que descriuen, de manera que cada grup es converteixi en una taula. Per exemple, una base de dades d'entrada de comandes per a una botiga pot tenir una taula per a clients, una per a productes i una altra per a comandes.

4. Afegiu taules de codis i abreviatures.

   Planifiqueu incloure una taula de noms d'estat i codis de dues lletres, i una taula de tots els altres codis o abreviatura que vulgueu utilitzar a la base de dades. Utilitzareu aquestes taules per crear llistes desplegables de valors que podeu triar quan introduïu registres.

5. Trieu una clau primària per a cada taula.

   La clau primària és el camp que identifica de manera única cada registre de la taula. Podeu dir a Access que assigni un número d'identificació únic a cada registre mitjançant un camp AutoNumber.

6. Enllaceu les taules.

   Vegeu quines taules contenen camps que coincideixen amb camps d'altres taules. En una base de dades d'entrada de comandes, la taula Comandes ha de contenir un camp per identificar el client que ha fet la comanda, un camp que coincideixi amb el camp de clau primària de la taula Clients. La majoria de les relacions són d'un a molts, on un registre d'una taula pot coincidir amb més d'un (o cap) registre d'una altra taula.

Consells per triar els tipus de camp a Access 2010

Quan dissenyeu una base de dades a Access 2010, decidiu de quin tipus serà cada camp. Aquí teniu consells sobre quan utilitzar quin tipus de camp.

Dreceres de teclat de Handy Access 2010

Aquestes dreceres de teclat són especialment útils a Access 2010. Algunes pulsacions de tecles funcionen a qualsevol lloc d'Access 2010, mentre que d'altres només funcionen en vistes específiques, com s'ha indicat.

Secrets of Access 2010 Disseny de bases de dades

Aquests són els cinc manaments del disseny de bases de dades, tant si utilitzeu Access 2010 com un altre programa de bases de dades. Una base de dades ben dissenyada facilita el manteniment de les vostres dades.

• Emmagatzema la informació on pertany, no on apareix. El lloc on emmagatzemeu la informació no té res a veure amb el lloc on apareix. En un full de càlcul, escriviu la informació on voleu que aparegui quan imprimiu el full de càlcul, però les bases de dades funcionen de manera diferent. En una base de dades, emmagatzemeu informació en taules basades en l'estructura de la informació. Una informació pot aparèixer en molts informes diferents, però només l'emmagatzemeu en un camp d'una taula.

• Emmagatzemeu la informació tal com existeix realment, no com voleu que aparegui en un informe específic. Aquest és un corol·lari de la primera regla. Si voleu que els títols de llibres apareguin en totes les majúscules (majúscules) a les vostres comandes de compra, Access pot escriure'ls en majúscules. Emmagatzemeu els títols dels llibres amb majúscules correctes perquè no us quedeu en majúscules a cada informe. Access té moltes funcions integrades que poden ajustar la forma en què es formaten el text, els números i les dates.

• Escombraries dins, escombraries fora (GIGO). Si no us molesteu a crear un bon disseny raonable per a la vostra base de dades, i si no teniu cura d'introduir dades correctes i netes, la vostra base de dades acabarà plena d'escombraries.

  Una base de dades ben dissenyada és més fàcil de mantenir que una de mal dissenyada perquè cada informació s'emmagatzema només una vegada, en un camp amb un nom clarament en una taula amb un nom clar, amb les regles de validació adequades. Sí, sembla molta feina, però netejar una base de dades de 10.000 registres incorrectes és (perdoneu l'eufemisme) encara més feina.

• Separeu les vostres dades dels vostres programes. Si creeu una base de dades per compartir-la (o distribuir-la a) altres persones, emmagatzemeu totes les taules en una base de dades (la part posterior ) i tots els altres objectes en una altra base de dades (la portada ) . A continuació, podeu enllaçar aquestes dues bases de dades per fer que tot funcioni. Separar les taules de tota la resta racionalitza tot el truc d'actualitzar consultes, formularis, informes o altres coses més tard sense pertorbar les dades de les taules.

• Feu una còpia de seguretat aviat i sovint. D'acord, aquest consell no és sobre disseny, però és massa important per ometre'l: feu una còpia de seguretat de la vostra base de dades cada dia. Amb sort, la vostra oficina ja té un sistema de còpies de seguretat regulars (probablement nocturnes) que inclou la vostra base de dades. Si no, feu una còpia de seguretat de la vostra base de dades a intervals regulars i, certament, abans de fer qualsevol canvi important. Conserveu diverses còpies de seguretat, no només la més recent, en cas que trigui una estona a descobrir un problema.

Com mantenir les escombraries fora de la vostra base de dades d'accés

Si les dades que entren a la vostra base de dades a través de taules i formularis són escombraries, qualsevol sortida o anàlisi que feu amb consultes i informes també us donarà escombraries. Afortunadament, Access ofereix moltes eines per ajudar-vos a assegurar-vos que les dades que hi ha a cada camp són les que se suposa que han d'anar en aquest camp. Podeu trobar moltes de les eines per mantenir les escombraries a la vista Disseny de taula:

• Tipus de dades : utilitzeu el tipus de dades correcte per evitar que s'introdueixin dades del tipus incorrecte.

• Mida del camp: limita el nombre de caràcters. Per exemple, si sabeu que un camp no ha de superar mai els quatre caràcters, establiu la mida del camp en 4 caràcters.

• Format: fa que les dades semblin correctes. Per exemple, podeu canviar el text en majúscules o en minúscules. Les màscares d'entrada, per exemple, funcionen amb la propietat del camp Format.

• Màscara d'entrada : una màscara d'entrada limita la informació permesa en un camp especificant quins caràcters podeu introduir. Utilitzeu una màscara d'entrada quan sàpigues la forma que haurien de tenir les dades, per exemple, si un número de comanda té dues lletres seguides de quatre dígits. Els números de telèfon i els codis postals són altres exemples de camps on les màscares d'entrada són útils.

• Valor predeterminat : defineix un valor que apareix per defecte si no s'introdueix cap altre valor. El valor predeterminat apareix al camp fins que s'introdueix un altre valor.

• Regla de validació de camp o registre : una regla que les dades han de passar abans d'introduir-les. Aquesta propietat funciona amb la regla de propietat Text de validació .

• Obligatori : especifica que el camp ha de tenir un valor perquè pugueu desar el registre. Quan no s'introdueix cap valor, Access no crea cap registre nou quan es prem la pestanya o Retorn i el botó Nou registre apareix en gris.

• Permetre longitud zero : especifica si es permet una entrada de longitud zero com ara "" (cometes sense espai entre elles) (només per als camps Text, Memo i Hiperenllaç). Un camp de longitud zero us permet diferenciar entre informació que no existeix i un valor nul (en blanc) que es desconeix o que no s'ha introduït. Quan s'estableix aquesta opció, permet una cadena de longitud zero en un camp obligatori. És possible que vulgueu utilitzar una màscara d'entrada per fer que un camp de longitud zero sembli diferent d'un valor nul quan tots dos estan permesos.

• Indexat : quan trieu indexar un camp, podeu especificar que no es permeten valors duplicats al camp. També es pot accedir a aquesta propietat des de la vista Full de dades: és una casella de selecció a la pestanya Full de dades de la cinta.

• Camps de cerca : permeten a l'usuari seleccionar un valor per a un camp que s'emmagatzema en un altre camp. Això elimina moltes faltes d'ortografia i estandarditza les opcions per al camp. Utilitzeu l'assistent de cerca per crear un camp de cerca.

Utilitzant VBA de manera eficient a Access 2010

Quan automatitzeu una aplicació de base de dades Access 2010 mitjançant VBA, us podeu perdre amb una pàgina en blanc on començar a escriure codi. Per on comences? Aquí teniu unes quantes pautes senzilles a seguir que us permetran escriure codi VBA com un professional:

• Aconseguir ajuda. Sí, aquest article enumera algunes maneres de millorar l'ús de VBA a Access, però premeu F1 en qualsevol moment per iniciar l'ajuda de Microsoft Office Access, on podeu obtenir informació i veure exemples de codi VBA.

• Utilitzeu el navegador d'objectes. El navegador d'objectes us permet explorar les diferents propietats i mètodes dels objectes a VBA. A la finestra de l'Editor de VBA, trieu Visualitza → Navegador d'objectes, o simplement premeu F2.

• Obteniu més ajuda. Per descomptat, les eines d'ajuda integrades a Access 2010 VBA són meravelloses, però també podeu utilitzar el vostre navegador preferit per cercar ajuda a Internet sobre una varietat de temes sobre com escriure codi VBA. Fins i tot podeu trobar exemples que podeu robar o demanar en préstec per al vostre propi projecte.

• Gestioneu els vostres errors. Fins i tot el programador més perfecte no pot evitar que es produeixin errors, però ell o ella pot evitar que interrompin un programa. Utilitzeu la gestió d'errors integrada de VBA amb les declaracions On Error Goto i Resume per atrapar errors i canviar el flux del programa de manera que les vostres aplicacions no frustren la gent que les utilitza.

• Utilitzeu funcions i subprocediments. Utilitzeu funcions i subprocediments per gestionar les tasques que realitzaran les diferents àrees del vostre programa. Com a regla general, si us trobeu copiant i enganxant codi d'una àrea a una altra d'un programa, potser voldreu posar aquest codi en el seu propi procediment.

• Converteix macros a codi VBA. El dissenyador de macros d'Access 2010 us permet fer clic i triar entre llistes de tasques predefinides per automatitzar la vostra aplicació. Creeu una macro que faci el que vulgueu i, a continuació, convertiu-la en codi VBA perquè pugueu veure com us agradaria si l'escrius des de zero.

Compartició de dades amb altres programes des d'Access 2010

Access 2010 és una gran aplicació de bases de dades per si sola, però també funciona bé amb altres. Podeu visualitzar i recuperar dades d'una sèrie de programes diferents. Si un programa admet VBA, podeu controlar-lo des d'Access. Aquí teniu una breu llista d'aplicacions de Microsoft amb les quals podeu prendre el control i compartir dades:

• Excel: molts usuaris d'Excel acaben involucrant-se amb Access perquè necessiten més estructura per emmagatzemar les seves dades. Tanmateix, algunes d'aquestes persones no ho fan, de manera que encara hi ha un fort vincle entre Access i Excel. Podeu utilitzar un full de càlcul d'Excel com a taula a Access o prendre completament el control d'una aplicació d'Excel des d'Access VBA.

• SQL Server: SQL Server és com l'accés amb esteroides, almenys des del punt de vista de la taula i la consulta. Podeu moure les vostres dades d'Access a SQL Server per millorar la velocitat i el rendiment quan feu servir grans quantitats de dades. Un cop les dades estiguin a SQL Server, podeu crear els vostres formularis d'accés, informes, macros i mòduls per utilitzar les dades de l'SQL Server.

• Word: la majoria de les persones que utilitzen Access també han utilitzat Word. Tant si escriviu una carta com si feu una llista de tasques per fer, Word és on molts de nosaltres ens dirigim. També podeu utilitzar Word com a eina d'informes on podeu crear adreces d'interès per col·locar dades d'Access, de manera que algú no familiaritzat amb Access canviï les dades estàtiques de l'informe.

• SharePoint: SharePoint és la visió de Microsoft per compartir i col·laborar amb dades al web, i des d'Access 2010, podeu compartir dades amb un servidor de SharePoint. Fins i tot podeu crear formularis i informes a Access i publicar-los en un lloc de SharePoint perquè els usuaris els puguin utilitzar des dels seus navegadors, tot sense tenir instal·lat Access 2010.

• Outlook: Outlook és més que una eina de correu electrònic; també és un sistema de gestió de contactes. Amb Access 2010, podeu enviar correus electrònics i recollir dades directament dels missatges de correu electrònic rebuts. També podeu compartir la informació de contacte, calendari i tasques amb la vostra aplicació Access de manera que hàgiu d'introduir aquestes dades en un sol lloc.