Arxiu informació antiga. Els fitxers de dades poden créixer ràpidament fins a gigabytes de mida. Amb el pas del temps, un fitxer de dades gran pot arribar a ser difícil de manejar, la qual cosa fa que l'Outlook sigui més lent per iniciar-se i apagar-se. És possible que vulgueu arxivar missatges i elements antics en un fitxer independent al qual podeu accedir segons sigui necessari. Per arxivar fitxers, feu clic a Fitxer i després al botó Eines. Feu clic a Neteja els elements antics. Seleccioneu quines carpetes voleu arxivar i, a continuació, establiu un llindar de data al quadre Arxivar elements més antics que. Trieu una ubicació del fitxer d'arxiu o accepteu la predeterminada (que és la mateixa ubicació que el vostre fitxer de dades principal d'Outlook, però s'anomena Arxiu).
Netegeu la vostra bústia. La neteja de la bústia de correu és més avançada i implicada que una simple operació d'arxiu. Amb Mailbox Cleanup podeu trobar elements que tenen més d'un nombre determinat de dies o superiors a un determinat nombre de kilobytes. Podeu utilitzar l'Arxiu automàtic per automatitzar el procés d'arxiu i podeu buidar la carpeta Elements suprimits. Per començar, feu clic a Fitxer, a Eines i a Neteja de bústia.
Comparteix Outlook amb altres usuaris.Quan compartiu un ordinador i cada persona té el seu propi inici de sessió a Windows, no us haureu de preocupar pel crossover d'Outlook; quan cadascun de vosaltres executa Outlook, obtindreu la vostra bústia de correu privada i fitxer de dades. Però si dues o més persones comparteixen el mateix inici de sessió, no necessàriament han de compartir un únic conjunt de dades d'Outlook. La clau de la privadesa en aquest cas és crear perfils addicionals a Outlook. Feu clic a Fitxer, a Configuració del compte i a Gestiona els perfils. Creeu un perfil nou al quadre de diàleg Correu fent clic a Afegeix i omplint la informació sol·licitada. Aleshores, al quadre de diàleg Correu, podeu triar Demanar que s'utilitzi un perfil si voleu que l'Outlook demani a quin usuari carregar cada vegada que s'obre. Alternativament, podeu triar Utilitzar sempre aquest perfil i, a continuació, seleccionar el que voleu utilitzar. Per canviar de perfil si no heu demanat a Outlook que us demani a l'inici, seleccioneu Fitxer, Configuració del compte, Canvia el perfil. L'Outlook es reiniciarà i us preguntarà quin perfil voleu carregar.